Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы

Содержание

Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе

Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы

Онлайн-касса.ru Блог Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе

В статье рассмотрим, какие кассовые документы отменили после ввода онлайн-ККТ, а какие — все еще обязательны. Разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста, вести кассовую книгу, выписывать ПКО и РКО.

Какие нужны документы при онлайн-кассе

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У все кассовые операции оформляются в следующих документах:

  • кассовая книга;
  • ПКО — приходный кассовый ордер;
  • РКО — расходный кассовый ордер.

Кассовая книга для онлайн-кассы

В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.

ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 кассовую книгу ведут по форме КО-4. Но компания может утвердить свою форму согласно учетной политике.

Как выглядит кассовая книга

Скачать бланк кассовой книги

Кассовая книга может быть в 3 форматах:

  • бумажный;
  • электронный с распечаткой файла;
  • только электронный на ПК.

Кассовая книга на бумажных бланках должна быть прошита и пронумерована. Ее ведет кассир на протяжении всего рабочего дня. Он заполняет ее, получив от бухгалтерии приходный и расходный ордера. Они разрешают кассиру получать и выдавать денежные средства.

Как прошивать кассовую книгу и ее образец

В электронном варианте кассовая книга также заполняется кассиром или ответственным лицом, назначенным руководством. Для нее применяется электронная подпись, оформленная на должностное лицо согласно закону от 06.04.11 № 63-ФЗ.

Кассовая книга заполняется только 1 раз в день, когда в компании проводятся денежные средства. Например, если через кассу выдавалась зарплата 1 и 15 мая, то в книге будут записаны соответствующие даты.

Если вы не ведете запись, то налоговая может оштрафовать вас. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

  • для организаций — штраф 40–50 тыс. руб.;
  • для ИП и глав компаний — 4–5 тыс. руб.

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу

Да, но только в оформленную на бумажных бланках. Для внесения исправлений зачеркните неверную запись и укажите правильное значение. Подчищать записи в книге нельзя. Согласно Указаниям № 3210—У все исправления заверяются у кассира или главного бухгалтера.

В книгу, оформленную и подписанную в электронном формате, исправления вносить нельзя.

Сколько кассовых книг нужно вести

Если вы ИП и по желанию ведете кассовую книгу, то вам хватит одной.

У организаций число кассовых книг зависит от количества филиалов, согласно Указанию № 3210—У. Если их нет, то ведите 1 книгу, даже при совмещении налоговых режимов.

Документы КМ-1—КМ-9 больше не нужны

До обязательного внедрения онлайн-ККТ в июле 2017 года торговые предприятия использовали унифицированные формы документов. Но ведение онлайн-кассы позволяет отправлять фискальные документы в налоговую автоматически — через интернет.

Какие документы не нужны при онлайн-кассе

Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ необязательными для оформления являются 9 унифицированных документов:

  1. Форма № КМ-1 — акт о переводе показаний счетчиков ККТ.
  2. Форма № КМ-2 — акт о снятии показаний контрольных счетчиков ККМ при сдаче кассы в ремонт и при возвращении ее в компанию.
  3. Форма № КМ-3 — акт о возврате денег клиенту.
  4. Форма № КМ-4 — журнал кассира-операциониста.
  5. Форма № КМ-5 — журнал регистрации ККТ, функционирующих без кассира-операциониста.
  6. Форма № КМ-6 — справку-отчет.
  7. Форма № КМ-7 — сведения о счетчиках ККТ и объеме выручки компании.
  8. Форма № КМ-8 — журнал вызовов технических специалистов.
  9. Форма № КМ-9 — акт о проверке наличных денег кассовом аппарате.

Обязательными документами при онлайн-кассе остались:

  • кассовая книга (ИП ведут по желанию);
  • ПКО и РКО.

Кассовая книга отражает данные о приходе и расходе наличных средств. В ней фиксируются реквизиты ПКО и РКО, получателя, и того, кто вносит средства.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы

Журнал кассира-операциониста является необязательной формой заполнения согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@. Потому что данные, которые раньше записывались в журнал, теперь отправляются в ФНС в онлайн-режиме.

Зачем нужен журнал кассира-операциониста и у кого он должен быть

Журнал кассира-операциониста нужен для онлайн-кассы, чтобы учитывать приход и расход наличных денег. Несмотря на то что с июля 2017 года он необязателен, для внутреннего учета будет полезен.

Журнал ведет сотрудник, который обслуживает покупателей при помощи ККТ. Хранится документ у руководителя или главного бухгалтера.

Если вы все-таки решили его вести, то почитайте инструкции ниже.

Как и когда заполнять журнал кассира-операциониста

Компании и предприниматели сами решают, по каким правилам заполнять журнал. Но обязательно должны следовать шаблону из постановления № 132.

Описание регистра КМ-4 гласит, что книга кассира-операциониста ведется кассиром каждый день. Запись вносится в журнал шариковой или чернильной ручкой синего цвета.

Если исправляете запись, то обязательно поставьте визу у начальника или главного бухгалтера.

До 1 июля 2017 года ведение журнала кассира-операциониста для онлайн-кассы предполагало: прошивку, нумерацию и регистрацию в налоговой. Теперь регистрация не нужна, а нумерация и шнуровка проводится по желанию ИП и организации.

Требования по ведению КМ-4 обязывают кассира заполнять журнал после снятия Z-отчета.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.98 № 88 приходный кассовый ордер выписывают, когда компания получает наличные средства. ПКО состоит из двух частей:

  • сам ордер;
  • отрывная квитанция.

Бланк приходного кассового ордера

Кассир вносит данные и подписывает обе части документа. Исправлять заполненный бланк нельзя.

Пошаговый алгоритм заполнения ПКО

Скачать бланк приходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер

Согласно Указанию № 3210-У расходный кассовый ордер оформляется при выдаче наличных денег из кассы. Вносить исправления в заполненный бланк нельзя.

Расходный кассовый ордер

Пошаговый алгоритм заполнения РКО

Скачать бланк расходного кассового ордера

Подытожим

  • До 1 июля 2017 года при работе с кассами в обязательном порядке оформлялись 9 унифицированных документов: КМ-1 — КМ-9. После введения оналайн-касс они больше не нужны, потому что ККТ отправляет эти данные в ФНС автоматически через интернет.
  • Обязательными для оформления остались: кассовая книга, приходный и расходный кассовый ордер.
  • ИП ведут кассовую книгу по желанию, как и журнал кассира-операциониста. Эти документы полезны для внутреннего учета.
  • Для компаний ведение кассовой книги обязательно, а журнал кассира-операциониста ведется по желанию.
  • Оформление прихода или расхода наличных денежных средств без ордеров — запрещено.

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/zhurnal-kassira-operatsionista-i-drugie-dokumenty-pri-onlajn-kasse/

Ведение журнала кассира операциониста при онлайн кассе — нужно ли вести, как заполнять форму КМ-4?

Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы

> Бухучет > Денежные средства > Наличные > Документы > Ведение журнала кассира операциониста при онлайн кассе — нужно ли вести, как заполнять форму КМ-4?

При переходе на онлайн кассы большинство предпринимателей задумываются о необходимости заполнения журнала кассира операциониста.

До принятия закона №290-ФЗ от 3 июля 2016 года существовало требование по ведению журнала по форме КМ-4, где были отражены расходные и приходные операции по кассе.

Вступление нового регламента позволило уменьшить некоторую бумажную работу.

Действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи кассовой техники, записываются в журнал кассира-операциониста.

Термин «онлайн касса» определяет кассовую технику, функции которой связаны не только с печатью чеков и хранению информации о них, но и передачей сведений о них в виде электронных копий в налоговую службу.

Другие позиции работы кассового аппарата остаются неизменными и немногим отличаются от ранее принятых норм.

Ведение журнала на бланке КМ-4 по осуществлению операций старой кассовой техники осуществлялось вручную.

Оформление журнала при вводе в работу онлайн-касс имеет большое преимущество перед прежним бланком: вся информация по операциям с денежными средствами (наличный и безналичный расчет) автоматически записывается в систему кассы, а затем их копии направляются в налоговый орган.

Отвечая на вопрос, требуется ли ведение журнала кассира операциониста при работе с онлайн-кассами, Министерство финансов РФ представил разъяснения в письме от 4 апреля 2017 года № 03-01-15/19821.

Здесь сообщается, что применение в работе унифицированных форм первичной документации, к которым относится журнал, новым регламентом не предусматривается, следовательно, форма не является обязательной для оформления.

Использование онлайн-кассы позволяет отказаться от ведения журнала.

Как заполнять?

Оформление журнала по форме КМ-4 необходимо для учета прихода и расхода наличности.

Некоторые юридические лица после отмены обязательности его ведения с июля 2017 года все равно продолжают его вести.

Субъектами предпринимательской деятельности добровольно может быть применена форма даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета.

Журнал ведется работником, обслуживающим покупателей с помощью кассового аппарата – кассир, кассир-операционист.

Хранится бланк у директора компании или главного бухгалтера.

Для учета притока и оттока денежных средств в документе указываются:

  • сведения начальные и конечные со счетчика ККТ за рабочий период;
  • размер выручки за смену, рабочий день;
  • объем израсходованных и полученных денежных средств в наличной и безналичной форме;
  • средства, возвращенные покупателям, оплатившим товар ненадлежащего качества.

Компании самостоятельно устанавливает правила заполнения журнала, но шаблон должен соответствовать нормам постановления №132. Регистр КМ-4 предполагает ежедневное ведение документа.

Записи осуществляются ручкой синего цвета (шариковой, чернильной). При возникновении исправлений обязательно проставляется виза директора предприятия и главного бухгалтера.

Скачать бланк и образец заполнения формы КМ-4

Журнал кассира-операциониста является учетной документацией, его содержание и хранение должно определяться законодательными и локальными актами.

Хранить книгу необходимо недалеко от кассы или в бухгалтерии, но в любом случае, недоступным для посторонних взглядов.

После истечения актуальности документа он передается в архив, где срок его хранения составляет 3 года. По истечении этого срока журнал подлежит утилизации с четким соблюдением регламента подобной процедуры.

До введения онлайн-касс журнал нуждался в обязательной прошивке, нумерации и регистрации в надзорном органе.

Сейчас регистрировать в налоговой инспекции нет необходимости, нумерация и шнуровка осуществляется при личном желании юридического лица.

Данное право возникает при окончательном переходе на онлайн-кассы.

Одним из преимуществ онлайн кассы выделяется возможность оформлять чеки при совершении покупок через интернет-магазины в течении всего лишь нескольких минут, что не всегда осуществлялось обычными кассовыми аппаратами.

Сейчас, после осуществления покупки, покупателю высылается на обозначенный адрес электронной почты чек с указанием реквизитов продавца и информации о товаре.

Подобный документ можно попросить и в обычном магазине, обязанностью продавца является его обязательная выдача.

С его помощью можно определить продукцию, пользующуюся наибольшим спросом, и залежавшийся товар на полках, продажи которого способны увеличиться при снижении на него цены.

О порядке заполнения журнала кассиром-операционистом, можно узнать из данного видео:

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/zhurnal-kassira-operatsionista-pri-onlajn-kasse.html

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы: эксперта

Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы

Журнал кассира-операциониста (КМ-4) позволяет учесть все притоки и оттоки денежных средств.

Он относится к первичным кассовым документам, которые с июля 2017 года, не являются обязательными для заполнения. Это правило касается фирм, которые полностью перешли на использование онлайн-касс.

Хотя в ФНС форму КМ-4 теперь сдавать не нужно, для целей внутреннего учета она может оказаться полезной.

Журнал кассира-операциониста – форма для регистрации денежных потоков

Переход на онлайн-кассы предполагает автоматическую передачу сведений с ККТ в налоговые органы. Необходимо ли в этом случае удостоверять факты хозяйственной жизни на бумажных носителях? В частности, нужно ли при использовании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста (КМ-4) – это первичный кассовый документ, который применяется для целей учета операций по приходу и расходу наличных и безналичных денежных средств на каждом  кассовом аппарате организации; он выступает формой учета показаний счетчиков ККТ (Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).

Журнал нужен для того, чтобы учитывать выручку, которую получила фирма за каждую смену или рабочий день. Этот документ имел обязательное значение до 2017 года, в связи с чем к нему выдвигались такие требования:

  • регистр должен был быть прошнурован и пронумерован;
  • журнал скрепляли подписями руководителя фирмы, главбуха, прикрепленного к фирме налогового инспектора.

Как правило, сведения с ККТ вносились ежедневно и удостоверялись подписями кассира, главного бухгалтера и руководителя организации. Все корректировки, связанные с несоответствием данных на ленте кассового аппарата и фактической суммой выручки, также прописывались в журнале КМ-4.

До введения онлайн-касс Федеральная налоговая служба (ФНС) контролировала применение субъектами бизнеса  ККТ на базе журнала кассира-операциониста (Постановление Правительства РФ об утверждении Положения о ФНС от 30 сентября 2004 года №506).

С июля 2017 года большинство российских фирм полностью перешло на использование онлайн-касс, которые мгновенно отсылают всю информацию с ККТ в налоговые органы. Нужно ли в этом случая дублировать фискальные данные в журнале?

Нужен ли журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы?

Порядок учета актов экономической деятельности в российской бухгалтерской практике постепенно упрощается.

Примечание: Нововведение 2013 года не затронуло кассовых документов, установленных ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года (отчет о регистрации, кассовый чек и др.). Источник: Официальный сайт ФНС

Следовательно, теперь ИП и организациям необязательно заполнять журнал. Однако это право начинает действовать только с того момента, как фирмы окончательно переходят на применение онлайн-касс.

Примечание: Субъекты предпринимательской деятельности могут в добровольном порядке использовать форму КМ-4 даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета. При этом вести они его могут в произвольной форме. Источник: Российская газета

Рис. 1 Форма КМ-4 – это проверенная многолетней практикой система учета фискальных сведений.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Форма КМ-4 может применяться фирмой на добровольной основе для учета прихода и расхода денежных средств. С июля 2017 года она нужна не для целей отчетности в ФНС, но в качестве важного внутреннего учетного документа.

Особое значение этот первичный кассовый документ имеет для ИП, в которых не ведутся иные учетные записи. Информация же о ежедневных притоках и оттоках денежных средств может стать основой для принятия управленческих решений.

Рис. 2. Отказ от журнала кассира-операциониста избавляет от лишней бумажной работы, но лишает источника сведений о притоках и оттоках средств в течение смены. Источник: Сайт RaSzp.ru

Вести журнал КМ-4 фирмы теперь могут в любой форме, однако можно воспользоваться и прежним, проверенным практикой вариантом журнала кассира-операциониста (скачать бланк).

Для того чтобы учесть притоки и оттоки денег за смену или рабочий день в документе указываются сведения:

  • со счетчика ККТ – начальные и конечные – за один рабочий период;
  • величина выручки, полученная за день или смену;
  • объем денежных средств, израсходованных и полученных, в наличной и безналичной форме;
  • средства, переданные покупателям за возвращение ими продукции на основании чеков.

Узнайте, как закрыть смену на новой онлайн кассе. 

Пошаговый процесс заполнения журнала кассира-операциониста удобнее всего на практике:

Примечание: По каждому возврату товаров покупателями составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам» или форма КМ-3. Только при ее наличии информация может быть внесена в журнал. Источник: Российская газета

Все перечисленные выше сведения вносит в журнал кассир-операционист по итогам каждой смены или рабочего дня, соблюдая ряд важных правил:

  • сведения приводятся в хронологическом порядке;
  • информация прописывается шариковой ручкой без помарок;
  • строки КМ-4, в которых отсутствуют какие-либо сведения, помечаются прочерком;
  • все вносимые в документ исправления удостоверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Рис. 3. Первичный кассовый документ заполняется аккуратно, без помарок. Источник: Сайт Fmb.ru

Если до 2017 года перечисленные выше правила заполнения журнала не соблюдались, то документ признавался недействительным. После перехода же фирмы на онлайн-кассу ее руководство имеет право установить собственный порядок заполнения КМ-4 (в соответствии с потребностями внутреннего учета) или вовсе отказаться от этого первичного кассового документа.

Похожие темы

  1. Учет денег
  2. Как выглядит чек онлайн кассы

Источник: https://onlainkassy.ru/info/zhurnal-km-4-dlya-onlajn-kassy.html

Онлайн кассы нужен ли журнал кассира операциониста – Все о финансах

Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы
(10 5,00 из 5)
Загрузка…

8 800 350-29-83

 

Недавние изменения в законодательстве РФ, в особенности закон «О применении ККТ» №54-ФЗ, вызвали бурную реакцию предпринимательского сообщества. В связи с предложенными нововведениями, наиболее частым является вопрос от малого бизнеса: при использовании онлайн – кассы нужен ли журнал кассира-операциониста?

Что такое онлайн-касса

В соответствии с изменениями налогового законодательства, в 2017 году подавляющее большинство компаний, действующих в российской юрисдикции, были обязаны перейти на использование онлайн-касс.

Основным отличием подобной кассовой аппаратуры от классической ККТ заключается в прямой передаче сведений о совершаемых операциях на серверы Федеральной налоговой службы посредством подключения к сети Интернет. В остальном же, данный кассовый аппарат имеет стандартные функции в виде печатания чеков и хранении информации о них на фискальном накопителе.

Операционисту не нужно проходить специальное обучение, чтобы воспользоваться новой опцией, лишь доступ в Сеть и элементарные навыки использования кассовой техники.

Внедрение подобных нововведений в сфере ККТ назрело давно и было обусловлено огромным объемом «серого» рынка товаров и услуг на территории РФ. Многие сделки осуществляются вне закона, минуя кассовые аппараты, а значит и налоговую систему, то есть без какого-либо контроля со стороны государства.

Теперь же все, кто ведет торговлю или предоставляет услуги, должны иметь онлайн-кассу. По замыслу законотворцев, данные изменения помогут контролирующим органам намного эффективнее следить за объемом внутреннего рынка страны, что приведет к росту сбора налогов и улучшению торгового климата.

Помимо этого, это позволит навести порядок в торговле через сеть Интернет, а также защитить потребителей от недобросовестных предпринимателей и мошенников.

На сегодняшний день все организации обязаны использовать подобную ККТ. Исключением до недавнего времени являлись владельцы платежных систем и индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе обложения налогами.

Для данных категорий была временно отложена обязанность установки онлайн-касс, однако с 1 июля 2018 года и они обязаны использовать кассовую технику с возможностью онлайн передачи данных в ФНС.

К 2019 году должен завершиться последний этап перехода на онлайн-кассы, их будут использовать все категории предпринимателей и организаций, в том числе и самозанятые граждане и ИП без нанятых сотрудников.

Какие документы не нужно заполнять

Новые законодательные акты автоматически аннулировали обязательное использование широкого списка документов, которые ранее заполнялись вручную.

Так, например, журналы, справочные отчеты, акты теперь будут программно формироваться в электронном виде. Кроме того, теперь не нужно в обязательном порядке заполнять первичные документы, регистрирующие приход денежных средств от покупателей.

В группу данных кассовых документов входят унифицированные формы, начиная от КМ-1 и заканчивая КМ-9.

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) является первичным кассовым документом, отражающим расходные потоки денежных средств и их приход. Данный документ был утвержден Госкомстатом 20 лет назад, с тех пор именно в нём отражалась выручка торговой точки за рабочую смену.

До 2017 года форма являлась обязательной для всех организаций и имела достаточно четкие требования. Регистр документа должен быть пронумерован, а каждое внесение сведений с ККТ должно быть подписаны не только кассиром, но и главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Важность документа была обусловлена необходимостью контроля Федеральной налоговой службой применения ККТ именно с помощью журнала кассира-операциониста.

Теперь же, необходимость ручного внесения данных по операциям кассовой техники стала необязательной. Данный документ в отчетных целях формируется автоматически в системе контрольно-кассового аппарата, копии чеков передаются в электронном виде в налоговую службу.

Кроме того, дополнительным преимуществом использования онлайн-кассы является возможность получения чеков покупателями, которые совершают покупки через интернет-магазины. Теперь на данную операцию уходят считанные минуты, и после совершения оплаты, покупатель может найти в своей электронной почте чек, который содержит все необходимые реквизиты продавца и приобретаемого товара.

Несмотря на законодательную необязательность ведения журнала, многие руководители и бухгалтеры советуют продолжать вести отчетность, для максимально точного контроля движения денежных средств по торговым точкам и с целью более ответственного отношения кассиров к своей работе.

Документы, обязательные к заполнению

При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.

Обязательна ли кассовая книга при использовании онлайн-кассы? Да, данный внутренний журнал предприятия является обязательным унифицированным регистром.

При этом руководство организации вправе самостоятельно решить, вести её в классическом бумажном варианте или воспользоваться современными технологиями и вести электронную книгу.

Для неё установлена форма КО-4, которая обязательна для всех владельцев ККТ, как старого, так и нового онлайн образца. То есть правила ведения данного документа никак не изменились и включают в себя стандартные пункты:

  • Записи в документ вносятся лишь на основании кассовых ордеров, как приходных, так и расходных, каждый из которых отражается в книге;
  • Остаток на конец дня, отображенный в документе, должен быть сверен с фактическим наличием денежных средств;
  • Книга, которая ведется в электронном виде, в обязательном порядке должна быть распечатана, прошита и заверена.

Новые законодательные акты никоим образом не коснулись и установленных правил оформления ПКО и РКО.

Новые документы, обязательные к заполнению

Федеральный закон №54-ФЗ ввел в обиход два совершенно новых кассовых документа. Первый из них называется чеком коррекции и необходим в случае обнаружения по итогу смены превышения учтенной выручки.

Кроме того, данный документ должен быть оформлен в случае отключения электроэнергии, когда расчет с покупателями осуществляется наличными деньгами. Следует помнить, что неиспользование ККТ является административно наказуемым преступлением. В то время как данный документ позволит избежать штрафа.

Но злоупотреблять данной возможностью не стоит, по каждому подобному чеку налоговый инспектор может требовать документальных объяснений.

Вторым документом является чек с признаком «возврат прихода». Подобный чек оформляется в случае возврата клиенту денежных средств за приобретенную продукцию или полученную услугу. Документ оформляется вне зависимости от того, в какой форме денежные средства поступили от потребителя: наличными или в электронном виде.

Кроме того, повсеместное внедрение онлай-касс обосновало появление и других фискальных документов. В первую очередь, это отчеты открытия и закрытия смены, между операциями одной смены по закону не должно проходить более 24 часов. В случае если отчет об открытии смены не сформирован, касса не будет печатать кассовые чеки.

То же самое происходит, если смена превысила сутки. Появился отчет, сообщающий о закрытии фискального накопителя, то есть устройства, установленного в онлай-кассе и хранящего в зашифрованном виде все кассовые документы.

В случае необходимости достать накопитель из кассы, например при заполнении его памяти, необходимо быть уверенным в том, что все документы по операциям были переданы в налоговую службу.

Онлайн-кассы: нужно ли вести журнал кассира-операциониста

Источник: https://vseofinansah.ru/kak-zarabotat/svoe-delo/onlajn-kassy-nuzhen-li-zhurnal-kassira-operatsionista

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу.

Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

  • либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
  • либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня.

Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О.

кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир.

Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.

5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Торгуйте по новым правилам. Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.

Узнать подробнее

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1–КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Отправляйте ПКО в сервисы бухучета 1С:Предприятие 8.x, Контур.Эльбу или Контур.Бухгалтерию бесплатно из сервиса Контур.Маркет.

Узнать подробнее

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

  • отчет о регистрации;
  • отчет об изменении параметров регистрации;
  • отчет об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
  • отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • отчет о текущем состоянии расчетов;
  • подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены.

Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.

2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757).

На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

  • полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
  • частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
  • предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки.

Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622).

Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Просим вас поделиться первым опытом по работе с онлайн-кассами. Пройдите опрос и помогите нам стать полезнее для вас. Будем благодарны за подробные и искренние ответы. 

мнением

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Источник: https://kontur.ru/articles/4885

Назначение и порядок ведения журнала кассира операциониста

Журнал кассира-операциониста для онлайн кассы

Каждый индивидуальный предприниматель или организация, которые ведут предпринимательскую деятельность и проводят расчеты с клиентом посредством наличности, обязуются на законодательном уровне иметь кассу и вести операционный учет в соответствии с установленным порядком.

Любые расчеты между компанией и покупателем должны проводиться с применением специальной техники (ККМ), поэтому владелец должен купить минимум один кассовый аппарат. Также обязательной является выдача бумажных чеков, где будет указана сумма операции с ее назначением.

Используемый контрольно-кассовый аппарат должен относиться к разрешенным налоговыми органами моделям, находящимся в Государственном Реестра ККМ. В процессе регистрации кассового аппарата необходимо также произвести регистрацию формы КМ4 — «Журнала кассира-операциониста».

Если организация имеет несколько контрольно-кассовых машин, то для каждого их них требуется ведение своего журнала.

Что это такое

В соответствии с планом счетов организации, каждая кассовая операция должна быть проведена на 50-м счете и его субсчетах.

Если ведется стандартная форма бухучета, то регистрация проходит в главной книге КО-4, которая заполняется старшим бухгалтером.

Организации, относящиеся к малому бизнесу и ведущие бухучет по упрощенной форме, обязаны использовать для регистрации книгу учета хозяйственных операций (форма К1) либо доходов и расходов.

Записи о кассовых перемещениях денежной наличности вносятся ответственным за это кассиром в журнал кассира операциониста. Каждая запись выполняется ручкой с черной или синей пастой и заверяется подписью кассира.

На обложке журнала указываются следующие данные:

  • реквизиты организации или ИП;
  • ОКПО-, ОКУД — коды;
  • информация о ККМ;
  • дата, когда был открыт журнал;
  • данные лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал должен быть пронумерован постранично и прошит. Также необходимо наличие подписей главного бухгалтера, руководителя организации и представителя налоговой, которые скрепляются печатью организации.

Нужен ли документ

Журналом должны регистрироваться любые денежные средства, проходящие через ККМ организации. Такой подход обеспечит правильный учет выручки, а также ведение отчетности по финансам и налогам.

Когда налоговая проводит проверку в первую очередь изымается кассовая документация, по этой причине ведение журнала является ответственной задачей для предприятия и требует особой аккуратности и тщательности.

У индивидуального предпринимателя может возникнуть вопрос: нужен ли ему такой документ и кто должен заниматься его ведением, если должность кассира отсутствует.

Законодательно учет кассовых операций и денежной наличности не разделяется для различных форм собственности, поэтому вести журнал необходимо в любом случае. Если ИП не предусматривает наличия кассира, то заполнение документа должно производится руководителем.

Образец обложки журнала кассира-операциониста

Регистрация в налоговой

Приобретая контрольно-кассовую технику в 2019 году, организация или индивидуальный предпринимателя обязаны регистрировать устройство в налоговом органе. Порядок процедуры регламентируется приказом № 94н Министерства Финансов РФ от 29.06.2012. В это же время регистрируется журнал кассира операциониста.

Для соблюдения обеих процедур потребуются следующие документы:

  • заявление о регистрации ККМ (бланк можно найти в интернете);
  • контракт с одним из центров, осуществляющих техподдержку устройства;
  • техпаспорт кассовой техники;
  • журнал кассира — операциониста;
  • доверенность на имя лица, подающего документы.

Скачать форму журнала КМ-4

Стоит помнить, что в зависимости от конкретного налогового органа пакет документов может быть изменен.

В процессе регистрации могут понадобиться такие документы, как договор купли ККМ, паспорт ЭКЛЗ, журнал учета вызова специалистов, ведущих техподдержку кассового аппарата. Но, в соответствии с письмом ФНС России от 31.07.2013 № АС-4-2/13871 налогоплательщик может отказать в предоставлении паспорта версии техники.

Внимание! В случае отказа от ведения журнала, владелец ККМ может быть привлечен к ответственности в соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ и ст. 15.1 КоАП РФ.

Статья 120. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста

В процессе учета денежной наличности необходима обязательная прошивка журнала. Допускается прошивка как листов, так и журнала целиком.

Контрольный лист должен быть подписан руководителем с обязательной расшифровкой.

На последнем листе документа должна быть запись, указывающая количество пронумерованных, прошнурованных и скрепленных подписью либо печатью листов с обязательным попаданием на контрольный лист.

Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований

В процессе заполнения кассиром должны соблюдаться следующие правила:

  • допустимо применение только темных цветов чернил;
  • требуется учет хронологии событий;
  • каждая строка предназначена для одного кассового дня;
  • информацию для записи необходимо брать из Z-отчета ККМ;
  • самостоятельный подсчет итога накопительной суммы недопустим;
  • если в процессе смены снималось 2 отчета, то данные должны быть записаны отдельными строками для каждого из отчета;
  • ежедневно записи должны подписывать кассир и руководитель.
  • исправление данных, помарки или подчистка записей недопустимы.

Титульный лист, образец которого и пример заполнения можно скачать в сети, должен быть заполнен перед подачей формы в ИФНС. Вносятся данные о предприятие, ККМ (на основании техпаспорта), ответственном лице, а также дата начала и окончания ведения журнала. Между кассиром и предприятием необходимо заключать договор о материальной ответственности.

Первая запись журнала должна отображать проверочную сумму и акт ввода аппарата в эксплуатацию. В качестве контрольной выбирается сумма в 1,11 рублей. Остаток к концу дня должен быть таким же. В следующую смену кассиром должны быть уменьшены поступления на значение контрольной суммы.

Скачать образец заполненного журнала кассира-операциониста

В процессе заполнения колонок необходимо указать:

  • дату смены;
  • номер отдела либо секции (при отсутствие разбивки заполнение не требуется);
  • информацию о кассире (если работает лишь один кассир, то допускается единая запись его данных в начале страницы,а в последующих строках необходимо использовать символы «-//-»);
  • номер отчета фискальной памяти;
  • продажи в соответствии с данными контрольного счетчика (заполнение проводит работник техцентра во время передачи аппарата для последующего ремонта);
  • данные нарастающего итога на начало нового дня;
  • подпись ответственного кассира;
  • подпись администратора (старшего кассира);
  • информацию по Z-отчету на конец дня;
  • выручку за день;
  • сумму наличности в кассе на основании Z-отчета;
  • число платежей с примирением документов;
  • сумму всех оплат по безналу;
  • наличность, которая была внесена в кассу организации;
  • возврат.

Скачать бланк журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Чтобы внести подписи кассира, администратора и руководителя необходимо использовать столбцы 16, 17, и 18.

Образец заполнения формы КМ-4

Замена на новый и внесение изменений

Если журнал закончился, то его необходимо «погасить» в налоговой при регистрации нового. Такая замена может производиться с подачей заявления на продление журнала любым из сотрудников компании, обладающим доверенностью от лица руководителя, заверенной нотариально. Также важно иметь при себе старый журнал и карточку регистрации ККМ.

Записи в новом журнале должны продолжать порядок старого. Остаток переносится в новый документ. Смена журналов должна проводиться в конце года, но эти требования не являются обязательными.

При возникновении вопросов допускается обращение в налоговую или к администратору, поскольку бывают случаи, когда руководители или налоговики могут высказать некоторые пожелания по поводу того или иного вопроса, касаемо заполнения. Важно помнить, что ведение журнала является ответственной задачей, которая влияет на чистоту отчетности.

Исправление ошибок

Любое предприятие должно соблюдать кассовую дисциплину, в противном случае нарушителю грозит административная ответственность. Исправление ошибки в документе допускается, однако, часто его проще заполнить повторно, нежели исправить ошибочную запись.

С журналом кассира дела несколько сложнее. Его приходится вести в течении длительного срока со строгим соблюдением хронологии, по этой причине полностью переписать документ не выйдет. Тем не менее допускается внесение исправлений на основании постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Если обнаружилась ошибка, ее необходимо исправить одним из следующих методов:

  • При обнаружении ошибки, допущенной в текущую смену, неверную запись перечеркивают полностью и вносят в журнал новую на следующей строке. Зачеркнуть ошибочную запись нужно одной чертой, чтобы в случае необходимости она оставались читаемой.
  • При обнаружении давней ошибки, требуется исправление неверного числа на правильное.

За исправления, которые были оформлены в соответствии с установленным порядком, штраф не предусмотрен. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в п. 8 ст. 10 требует рядом с исправлением указывать дату внесения изменений, а также данные ответственного лица и его подпись. Вносить исправления могут только лица, ответственные за ведение журнала.

Сроки хранения

Журнал кассира-операциониста должен храниться рядом с местом установки кассового аппарата на протяжении всего срока эксплуатации устройства. Документ должен быть предъявлен проверяющим по их требованию.

Хранение журналов за прошлые периоды производится организацией или индивидуальным предпринимателем. Сроки хранения составляют не менее 5 лет.

После окончания указанных сроков необходимо произвести уничтожение документа. В соответствии с требованиями законодательства для этих целей должна быть составлена специальная комиссия, которая засвидетельствует факт уничтожения. Затем, руководитель организации или предприниматель должен составить акт, который заверят члены комиссии своими подписями.

Что делать если ведется онлайн-касса

На основании действующих правил как предприятие, так и ИП могут использовать контрольно-кассовую технику в соответствии с новым порядком, на который они могут перейти добровольно (онлайн кассы).

Источник: http://buhuchetpro.ru/zhurnal-kassira-operacionista/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.