Учет топлива при служебных командировках

Содержание

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

Учет топлива при служебных командировках

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана. 

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

  • Подготовить документы;
  • Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
  • Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
  • Оформить компенсацию в счет использования ТС;
  • Произвести расчет суточных;
  • Составить отчет о результатах после возвращения;
  • Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке — документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

  • Командировочное удостоверение;
  • Записка об использовании транспорта;
  • Документы на аренду жилья;
  • Проездные документы;
  • Отчет с указанием всех растрат.

При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Образец приказа о командировке на личном автомобиле

Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

  • Данные об организации;
  • Дата, номер приказа;
  • Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
  • Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
  • Дата выезда и прибытия с поездки;
  • Цель поездки;
  • Информация об использовании собственного транспорта;
  • Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

Скачать образец 

Компенсация при использовании личного автомобиля в командировке

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает выплату компенсации на основании статьи 168 ТК РФ и Постановления Правительства № 749.

Расходы возмещаются такие:

  • Проезд в обе стороны;
  • Суточные расходы;
  • Аренда жилья;
  • Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства. В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-komandirovke-kompensaciya.html

В командировку на служебном авто: о чем стоит помнить

Учет топлива при служебных командировках

Стать взята из газеты “Плательщик единого налога” № 19/2017

Существует огромное количество вариантов, как работнику добраться до места командировки. Один из них — воспользоваться служебным автомобилем.
Как отразить это событие в учете, чтобы и комар носа не подточил, вы узнаете из данного материала.

Главные тезисы

  • В законодательстве ограничений по направлению работника в командировку на служебном авто нет.
  • Вы имеете право возместить работнику расходы на приобретение ГСМ.
  • Расходы работника в командировке не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
  • Для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля водителей и для списания ГСМ целесообразно использовать путевые листы.
  • Вы имеете право включить в НК суммы НДС, уплаченные при приобретении горючего, на основании кассовых чеков или НН, если сумма в чеках за день превышает 200,00 грн без НДС.

Организационные вопросы

Действующее законодательство никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке не содержит.

Компенсация расходов работника, в том числе на проезд, предусмотрена ст. 121 КЗоТ.

 Инструкция № 59 также не выдвигает никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке. Более того, она прямо разрешает отправляться на нем даже за границу!

НА ЗАМЕТКУ. Нормы Инструкции № 59 обязательны только для учреждений, организаций и предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для всех других она носит рекомендательный характер. Но если даже бюджетникам разрешают колесить на авто в командировке, то и «простые смертные» также могут себе это позволить.

Как видите, командировка на служебном авто подчиняется тем же нормам, что и обычная служебная поездка. Единственное отличие — появятся «автомобильные» расходы, которые надлежащим образом следует подтвердить.

Расходы, которые предприятие может компенсировать работнику, на данный момент регулируются нормами п.п. 170.9.1 НКУ.

Среди них, в частности, расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

К расходам, обусловленным использованием служебного автомобиля, могут быть отнесены расходы на ГСМ и на техобслуживание автомобиля, стоимость парковки и автостоянки и т. п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Кроме того, никакие командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/направляющей стороны (абз. 10 п.п. 170.9.1 НКУ).

Как все документально оформить, чтобы вашему работнику не грозил доход в виде дополнительного блага, читайте в следующем разделе.

Документальное оформление

Любая поездка начинается с приказа о командировке. Чтобы работника не заподозрили в использовании автомобиля в личных целях, в приказе можно указать маршрут движения командированного работника. Конечно, такая бюрократия не обязательна, но позволит спать спокойно, пока работник разъезжает на автомобиле предприятия.

Для списания фактически использованных ГСМ целесообразно использовать путевые листы. На данный момент их наличие у водителя не обязательно, но для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля работы водителей и расходов на ГСМ без этого первичного документа трудно обойтись.

Законодательно установленная форма путевого листа также отсутствует, но это не мешает разработать на предприятии собственную. Для легкового автомобиля за основу можно взять «старую» форму, утвержденную приказом Госстата от 17.02.1998 г. № 74. Вы можете по потребности добавить или удалить строки.

Главное, чтобы ваш документ содержал все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете.

ЦИТАТА: «2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);дату составления;название предприятия, от имени которого составлен документ;содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции».

(ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете)

При списании ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться Нормами № 43. Существует угроза, что сверхнормативные расходы на ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника.

 Заметим: суды склонны считать, что при списании ГСМ совсем не обязательно пользоваться Нормами № 43 (определение ВАСУ от 16.02.2016 г.

№ К/800/49593/15), однако предприятие обязано разработать собственные внутренние документы, которые будут регулировать расходы ГСМ с учетом технических особенностей автомобиля, эксплуатационных норм и пр.

Работник может предоставить следующие подтверждающие документы (оригиналы!) для компенсации «автомобильных» расходов:

  • чеки с АЗС1;
  • квитанции об оплате стоянки, парковки и т. п.

И закончится эта эпопея составлением Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет 2 (далее — Отчет).

1Автомобильная заправочная станция

2Его форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г. № 841.

Сроки отчетности

Когда работник отправляется в командировку на авто, то бухгалтер может столкнуться с проблемой определения сроков отчетности за средства, выданные работнику под отчет.

Дело в том, что п. 2.11 Положения 637 установлены отдельные сроки, на которые выдаются наличные «на все прочие производственные (хозяйственные) нужды», — 2 рабочих дня. При этом отдельных сроков, на которые выдают аванс на командировку, данное Положение не устанавливает. В то же время абз. 3 п. 2.

11 Положения № 637 содержит норму, согласно которой, если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

Все бы ничего, но эта норма не дает четкого ответа на вопрос, в какие сроки в такой ситуации следует подать Отчет, ведь «профильные» нормы пп. 170.9.2 и 170.9.

3 НКУ привязывают предельные сроки отчетности и ко дню завершения командировки (если средства выданы на командировку), и ко дню «выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет».

Поскольку существует такая неоднозначность, сложились три подхода к решению этой проблемы:

  1. за средства, израсходованные в командировке на обслуживание авто, нужно отчитаться не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки;
  2. считать абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 разрешением отчитываться за «хозяйственные» подотчетные средства, израсходованные в командировке, в сроки, установленные для подачи Отчета по наличности, предназначенной непосредственно для расходов на командировку. Похоже, на такую схему намекают и налоговики (письмо МГУ ГФС-ЦООКП от 18.11.2015 г. № 25603/10/28-10-06-11);
  3. воспользоваться тем, что для обычных работодателей («не бюджетных») четкий состав командировочных расходов на нормативном уровне не установлен. В свою очередь, п. 170.9 НКУ среди командировочных расходов называет расходы «на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)». Считаем, что расходы на обслуживание автомобиля в командировке (ГСМ, парковка, техобслуживание) в понимании НКУ можно считать командировочными расходами. Следовательно, при решении вопроса о сроках подачи Отчета нужно ориентироваться исключительно на «командировочные» сроки. С учетом этого, в табл. 1 вам нужно ориентироваться только на первую строку.

Таблица 1. Подотчетные средства: сроки

Цель выдачи средствСрок
на которыйвыдаетсяналичностьподачи Отчета (в зависимости от формы выдачи средств)
наличностьбезналичная форма
расчет наличностью,снятой с БПКприм. 1расчет БПК
1. КомандировкаИзлишне израсходованные средства следует вернуть не позднее подачи ОтчетаДо окончания 5-го б. дн., следующего за днем, в котором работник завершает командировку(п.п. 170.9.2 НКУ)До окончания 3-го б. дн. после завершения командировки(п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)Н позднее 10-го б. дн. после окончания командировки. Может быт продлен до 20 б. дн. при наличии уважительных причинприм. 2(п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
2. Хозяйственные нужды (выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет):
  • на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья (кроме еталлолома)
10 р. дн. прим. 3До окончания 5-го б. дн., следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет(п.п. 170.9.2 НКУ) прим. 4
2 р. дн. прим. 3
Примечание 1 Мы считаем, что этот срок касается только случая, когда командированный работник использовал корпоративную БПК, но фискалы распространяют этот срок и на случай расчетов с помощью личной банковской карточки работника (письмо ГПСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214).Примечание 2 До выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.Примечание 3 Со дня выдачи наличности, включая день получения средств под отчет.

Источник: https://epodatok.com.ua/ru/article/10574

Бензин в командировке

Учет топлива при служебных командировках

Осторожно! Чиновники считают, что служебная записка не подтверждает использование в командировке личной машины. Поэтому безопаснее, чтобы работник заправил ее в командировке и сохранил чеки.

Какие именно будут документы, не важно. Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (). Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист.

Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки.

В таком случае инспекторы вряд ли будут пытаться оспорить реальность поездки.* Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе.

После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.

Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой.

Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы.

Командировка на личном автомобиле в 2017-2019 годах (особенности)

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые по этому поводу ранее, были отменены.

Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

  1. командировочное удостоверение;
  2. служебное задание;
  3. отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников.

Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям.

Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

В командировку на личном авто? легко!

После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

  1. расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.
  2. сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательно; .

Страна Советов

Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта.

Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов.

Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62. Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России.

Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием.

Обязаны ли оплатить бензин при командировке на один день?

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч.

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11 Положения о служебных командировках): — расходы на проезд; — расходы на наем жилого помещения; — суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);

Дата на чеке бензина в командировку раньше чем сама командировка

Но, по нашему мнению, кассовый чек АЗС подтверждает оплату и приобретение ГСМ.

Как справедливо отмечают судьи, для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения по налогу на прибыль необходимо наличие не только чеков АЗС, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на цели предпринимательской деятельности. Чеки АЗС на приобретение ГСМ являются документами, подтверждающими факт оплаты ГСМ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.08.2007 № А56-10097/2005). Теперь что касается закупочного акта.

Источник: http://ukpravoedelo.ru/benzin-v-komandirovke-74558/

Особенности командировки на личном транспорте

Учет топлива при служебных командировках

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

Учет топлива при служебных командировках

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:

  • оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
  • сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

  • распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
  • справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Как составить приказ на списание ГСМ по Глонасс, описывается в этой статье.

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

 2000 куб. см и меньше 1200 рублей
 более 2000 куб. см 1500 рублей

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей.  На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.

Как показывает практика, в сложившейся ситуации возникает много затруднений, так как сотрудник ездит на арендованной машине в служебное и свободное время.

При этом часть потребляемого топлива расходуется на служебные поездки, другая часть на личные поездки, поэтому трудно вычленить объем топлива, израсходованного на служебные поездки.

Списание ГСМ по путевым листам рассматривается тут.

О процедуре банкротства юридического лица рассказывается по ссылке.

Источник: http://vkadry.com/spisanie-gsm-pri-ispolzovanii-lichnogo-avtomobilja-v-sluzhebnyh-celjah.html

Командировка на личном автомобиле

Учет топлива при служебных командировках

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

  • чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
  • чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи: Дебет 10-3 Кредит 71– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке; Дебет 26 Кредит 10-3– 860 руб.

– списана стоимость бензина, израсходованного в командировке; Дебет 26 Кредит 71– 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

  • НДФЛ (п. 3 ст.

Оформление командировки на личном транспорте

Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист.

Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин.
К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей.

Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

  • Командировка на личном транспорте
  • Оформление путевого листа
  • Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля
  • Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто
  • Использование в командировке услуг такси
  • Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач.

    Расходы на ГСМ в командировку на личном авто

    Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта. Командировка на личном транспорте Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст.
    167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ).

    В командировку на личном авто? легко!

    Марка автомобиля Volkswagen «Caddy» Государственный номерной знак К171ОА 197 Водитель Иванов Иван Иванович (фамилия, имя, отчество) Удостоверение № 77 ОС № 123456 Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321 Показания одометра (км), дата и время (ч, мин.

    ) Пройдено, км Маршрут движения автомобиля (откуда и куда) Вид топлива Остаток топлива в баке Приобретено топлива (л) Фактический расход топлива выезда возвращения при выезде (л) при возвращении (л) Количество (л) Стоимость (руб.) 1245116.12.139:00 1303925.12.1317:00 588 г. Москва, ул. Правды, д. 17 — г. Иваново, ул. Дружбы, д. 2 — г.

    Москва, ул. Правды, д. 17 АИ-95 10 12 80 78 2730 Старший инженер (должность) (подпись) И.И.

    Иванов (расшифровка подписи) Начальник административно-хозяйственного отдела (должность) (подпись) В.Г. Карповский (расшифровка подписи) Бухгалтер (должность) (подпись) Е.А.

    Едем в командировку на личном автомобиле

    Инфо

    Особенности оформления командировки на своем авто Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа.

    Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

    Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией.

    Источник: https://3zprint-msk.ru/komandirovka-na-lichnom-avtomobile/

    Командировка на личном автомобиле — оформление расходов в 2018

    Учет топлива при служебных командировках

    Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.

    Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом.

    Оформление командировки на личном автомобиле

    Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине.

    Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде.

    К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:

    • расходы на бензин;
    • иные, связанные с обеспечением функций машины, расходы, например, на покупку незамерзающей жидкости.

    Согласно статье 167 ТК организация должна произвести сотруднику компенсацию всех финансовых затрат, связанных с командировкой по работе. 168 статья к основным расходам относит:

    • проживание;
    • проезд;
    • суточные.

    Ремонт личного автомобиля, оплата денежной суммы за парковку, возмещение ущерба в случае возможного ДТП, иные затраты ТК относит к дополнительным, а дополнительные расходы подлежат оплате и последующему налогообложению только с ведома начальства. Поэтому, при проезде на личном автомобиле в интересах службы, в соглашении с работодателем нужно по максимуму прописать все непредвиденные затраты для дальнейшей оплаты фирмой.

    Кстати, что касается ДТП, то организация производит оплату убытков только в случае вины другой стороны, в противном случае платить придется сотруднику.

    Ст. 188 ТК обязывает работодателя возместить оплату расходов сотруднику при эксплуатации принадлежащего ему имущества в рабочих целях.

    Какие документы нужны при командировке на личном автомобиле?

    Самым главным и необходимым документом для отправления сотрудника в командировку является приказ. Приказ является главным основанием, если условия командировки изменяются, например, время проезда, то кадровый работник также должен издать приказ об этом.

    Основанием для составления приказа является распорядительный документ руководства, т. е. разрешение на командировку сотруднику. Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно. Такое требование устанавливает трудовое законодательство, например, у работницы, воспитывающей ребенка до трех лет.

    После подписи руководителя на приказе, работнику выдается под роспись командировочное удостоверение. Кадровику желательно вести журнал выездов.

    По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:

    • дни в дороге;
    • вид транспорта;
    • место проживания;
    • перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.

    Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле. Путевой лист является наряду с квитанциями доказательством затрат на топливо. Он должен содержать:

    • количество дней в дороге;
    • маршрут движения;
    • сведения о машине: государственный номер, марку;
    • реквизиты водительских прав;
    • данные о владельце автомобиля;
    • показания одометра до проезда и после.

    Путевой лист заполняется водителем и направляется сначала на утверждение начальнику организации, затем в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа вместе с авансовым отчетом.

    Оплата проезда производится ровно за столько дней, сколько указано в приказе и путевом листе. Все данные должны совпадать.

    Образец приказа на командировку на личном автомобиле

    Такой приказ можно оформить на бланке Т-9.

    Обязательно нужно прописать:

    • данные об отправляемом сотруднике: Ф.И.О., занимаемая должность;
    • точное местонахождение точки пребывания;
    • количество дней включительно с учетом движения туда и обратно;
    • вид транспорта;
    • сведения о машине.

    Скачать бланк

    Особенности оплаты проезда в командировку на личном автомобиле

    Постановление Правительства № 92 от 2002 г. прописывает лимиты оплаты. Суммы законодатель привязывает к объему двигателя машины. Так, если он меньше 2 тыс. куб. см., то оплачивается 1200 р., если больше, то 1500 р.

    Данные суммы устанавливаются за месяц. Если время проезда меньше месяца, то оплата производится пропорционально командированным дням.

    Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

    ГСМ при проезде на своей машине учитываются точно также как и на транспорте компании.

    • во-первых, представляются чеки и квитанции с АЗС;
    • во-вторых, расчеты указаны в путевых листах.

    Произведение простой арифметики позволит сопоставить указанные в бумагах данные и произвести расчет.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (3 3,67 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/komandirovka-na-lichnom-avtomobile-oformlenie-rasxodov.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.