Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Содержание

Срок хранения документов в организации в 2019 году: таблица – Evle

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Сроки хранения документа — необходимая деталь при их ведении, ведь это важнейший критерий, по которому можно оценить их значимость. По этой причине сразу несколько министерств внесли необходимые правила.

На этот момент стоит обратить внимание, потому что некоторые положения из приказов разных министерств противоречат друг другу, поэтому здесь нужно не ошибиться и не запутаться в нюансах.

Каковы сроки хранения кадровых документов в организации в 2019 году расскажет таблица, которую можно скачать в статье.

Законодательная база

За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры.

Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации.

Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.

Положения обоих приказов распространяются как на бумажные, так и электронные носители. Период хранения документа начинается не с того года, когда он в последний раз использовался, а со следующего.

Если в разных актах законодательства написаны различные сроки, то ориентироваться нужно на тот, что дольше, чтобы перестраховаться и избежать проблем с проверяющими органами.

Подробнее о сроках хранения для основных документов

Документы, с точки зрения, срока их хранения можно поделить на следующие группы:

  1. Временные, хранящиеся до 10 лет.
  2. Долгосрочные — от 10 лет.
  3. Постоянные — от 75 лет.

Бумаги, ценность которых определили для долгосрочного хранения, передаются после 2 лет содержания у владельца в специальный архив. Но перед этим они проходят экспертный анализ, цели которого таковы:

  1. Утверждение срока содержания.
  2. Сортировка документов на допустимые к уничтожению и нет.
  3. Определение срока хранения документов, которые могут понадобиться, но не имеют большой ценности.
  4. Обозначение, для какой сферы документ окажется полезен.

После экспертизы обычно подводится итог, в котором вся документация поделена на 12 разделов, где в каждом есть особые правила хранения документов. Интерес вызывают разделы 1 и 4.

Раздел 1

Он поясняет учёт кадровой документации. Хранение необходимо для оригиналов и копий, а сроки могут быть самыми разнообразными:

  1. Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
  2. Информация о предоставлении отпусков и их даты.
  3. Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.
  1. Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
  2. Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2003 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2003 — 75 лет.
  1. Отчеты и журналы о технике безопасности.
  2. Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
  3. Графики командировок.
  1. До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.
  1. Личные дела руководства компании.
  2. Коллективные договоры.

Раздел 4

Особые сроки хранения касаются и документации из бухгалтерии. Более того, здесь также важны условия сохранения, потому что большая часть бумаг переводится в хранилища:

  1. Учетные регистры, вся первичка, отчеты после обработки отправляются на хранение в изолированные хранилища.
  2. Для бланков строгой отчетности будут нужны сейфы с большей защитой — шкафы, из металла.

Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.

Если бухгалтерские документы, которые подлежат хранению, тем более долгому, будут утеряны, испорчены или украдены, то главный бухгалтер обязан сообщить об этом руководству, а те, в свою очередь, в полицию.

Хранение базовых документов бухгалтерского учета зависит от их вида:

  • Все бланки и первичные документы – от 3 лет.
  • Данные о финансовых операциях, особенно кассовая документация – 5 лет. Счета-фактуры хранятся минимум в течение 4 лет.
  • При отсутствии лицевого счета все платежные ведомости хранятся 75 лет.

Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.

Особые правила

Существуют и более развёрнутые данные о хранении, которые необходимы для специфической документации:

  • Все приказы, сводки, доклады, распоряжения и прочая подобная документация подразделяются на три вида:
  1. Связанные с основной деятельностью компании хранятся постоянно или пока необходимы, если они присланы для справки.
  2. О личном составе – 75 лет, но в это же время о командировках внутри страны, отпусках, дежурствах и т. д. – 5 лет.
  3. Столько же, то есть 5 лет, хранятся данные обо всех административно-хозяйственных распоряжениях.
  • Отчеты и балансы из бухгалтерии, а также приложения и пояснительные записки к ним:
  1. Сдающиеся ежеквартально – 5 лет, но если нет годовых – постоянно. Столько же лет хранится переписка о балансах и отчетах, а также свидетельства о постановке на учет в налоговой.
  2. 12 месяцев необходимо для хранения отчетов, подающихся каждый месяц. Если нет квартальных отчетов, то они хранятся постоянно.
  3. Все остальные документы, в числе которых годовые отчеты, ликвидационные и прочие балансы, аналитические таблицы, отчеты о выплатах на страховые нужды – хранятся постоянно.
  4. Протоколы об утверждении балансов хранятся постоянно, но квартальные – всего 5 лет.
  1. Постоянно хранятся только годовые отчеты или квартальные, если годовых нет.
  2. Месячные на хранении 12 месяцев, но если нет квартальных – 5 лет.
  3. 5 лет также хранится основная часть всей подобной документации – отчеты о перечислении необходимых налогов, льготах, освобождениях от уплаты взносов, подтверждения зачислений налогов в бюджетные и внебюджетные фонды, а также данные о задолженностях.
  4. Решение о продолжительности хранения подобных документов принимает комиссия.
  • Информация о сметах расходов:
  1. Годовые и сводные хранятся всё время.
  2. Квартальные – 5 лет, но если годовых нет – постоянно.
  • Сведения отдела кадров особенно важны для любой организации, поэтому решение об их хранении принимает специальная комиссия. Но есть минимальные сроки годности:
  1. Сведения о премировании, зарплатные ведомости, данные о пособиях и выплатах налогов за сотрудников, об их общем доходе, отпусках и больничных хранятся 5 лет.
  2. Информация о лицевых счетах работников хранится 75 лет.
  • Документы о ведении производства:
  1. 5 лет после истечения срока хранятся – бухгалтерский учет, данные о ревизиях, описи, инвентаризации и проверках кассы, главная книга, финансовая документация, подтверждающая какие-либо выплаты, договоры о расчетах между фирмами, переписки, сведения о хищении средств, перерасходах, недосдачах и долгах по кредитам, гарантийные письма и т. д.
  2. Данные о стоимости имущества компании и операциях с векселями хранятся всё время.

Последним пунктом будут книги учета. В них могут содержаться сведения о ценных бумагах, счетах и платёжных поручениях, реестр хозяйственного имущества, продажи товаров и услуг с НДС и без, доверенностях, основных средствах компании и т. д. Все подобные документы находятся на хранении минимум 5 лет с последней ревизии.

Если перечень информации будет удобнее в виде таблицы, то такую можно скачать по ссылке.

Ответственность

Правонарушение, связанное с неправильным учетом документов, является административным и рассматривается в гражданском суде. Обычно архивное законодательство опирается на:

  • Правила хранения, установленные Министерством Культуры. Новее, чем от 2007, документа нет.
  • Статьи 13.20 и 13.25 КоАП.

Среди основных мер наказания – предупреждения и штрафы. Последние чаще всего минимальные, если дела касается архивов государственных учреждений. К юридическим лицам правила строже – штраф составляет до 300 000 рублей.

Хранение документов — необходимая мера, чтобы у любой организации всегда был к ней доступ. Поэтому важно правильно соблюдать условия и сроки, строго следуя существующему законодательству.

Срок хранения документов в организации в 2019 году: таблица Ссылка на основную публикацию

Источник: https://evle.ru/buhgalterskij-uchet/srok-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2019-godu-tablitsa

Срок хранения документов в архиве организации: таблица

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Как долго нужно хранить архивные документы в 2019 году? Как их уничтожить? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения? Обо всем читайте в нашей статье, скачайте полезную таблицу о сроках хранения кадровых, бухгалтерских, налоговых документов

Как долго хранить кадровые документы

В процессе деятельности организации создается большое количество документов кадрового учета. Важно, чтобы все они были не только оформлены правильно, но и сохранялись в установленном порядке. Длительность напрямую зависит от типа документов.

Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания.

Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д.

Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет.

Коллективный договор хранится как минимум 10 лет, штатное расписание и все его модификации – пока организация существует. График отпусков надо беречь 12 месяцев. Табели учета рабочего времени хранятся в общем случае 5 лет. В случае, если на предприятии установлены вредные и/или опасные условия труда – документ будет отправлен в архив на 75 лет.

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.

► Документы, которые в 2018-м нужно передать в архив или уничтожить: как это сделать

Разнообразные документы-оригиналы, принадлежащие персоналу и переданные в кадровую службу , лежат в архиве до востребования. Если сотрудник их не забрал, уничтожить их необходимо через 50 лет (75, если документ оформлен до 2003 года).

При длительном хранении могут возникнуть инциденты с порчей бумаг. Например, помещение затопило или случилось возгорание. Все испорченные документы придется восстанавливать, доукомплектовывать дела и т.д.

Это очень трудоемкая и сложная процедура, включающая длительную экспертизу и ручную реставрацию. Поэтому лучше по возможности заранее оцифровать архив.

Для этого руководитель организации издает специальный приказ.

Таблица: сроки хранения документов в организации в 2019 году

При определении сроков хранения кадровых, налоговых, бухгалтерских документов необходимо обращаться к целому ряду источников. Перечислим их:

  • Налоговый кодекс,
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,
  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ,
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Для вашего удобства мы создали таблицу, в которой указаны сроки хранения самых распространенных документов.

Скачать таблицу >>>

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Документация, созданная в процессе бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ) после отчетного года.

Налоговый кодекс обязывает индивидуальных предпринимателей и юридических лиц хранить документы 4 года (п.п. 8 п.1 ст. 23). В Перечне типовых документов установлено, что некоммерческие организации также должны хранить архивы 5 лет.

► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения кадровой документации начинается с дня создания. В некоторых случаях важно учесть срок действия документа – например, график отпусков был составлен в 2018 году, и был актуальным весь 2019-й. Срок хранения графика в архиве начнется с даты окончания его действия.

В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских и налоговых документов считается с 1 января следующего после составления года . Например, авансовый отчет был создан в 2016 году. Следовательно, его срок хранения надо начинать с 1 января 2017 года. Но важно учесть, что это правило имеет исключения.

Все документы по дебиторской задолженности хранятся 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным. Если речь об убытке, то документы хранятся в течение всего периода учета. Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г.

№ 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание возможно только при представлении «первички», доказывающей убытки.

Покупка амортизируемого имущества обязывает хранить документы 4 года после окончания отчетного периода, в котором прошло списание этого имущества с баланса организации.

Как уничтожить старые документы

После того как срок хранения документов в организации кончился, они подлежат уничтожению. Важно оформить утилизацию правильно.

Шаг 1. Создается экспертная комиссия, она может быть постоянной или временной. В нее входят работники предприятия, обязательно назначается председатель. В сложных случаях уместно пригласить работника Росархива.

Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать. Он оформляется в виде акта «О выделении документов на уничтожение», который подписывают члены комиссии. В перечне утилизируемых документов можно не перечислять отдельно каждое наименование, а указать вид. Например: акты сверки за 2000 год.

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

► Как восстановить утраченные документы и что делать, когда это невозможно

Ответственность за нарушение сроков хранения

Поскольку все сроки хранения регламентированы законодательно, а не устанавливаются самовольно, при выявлении нарушений организация будет наказана. Налоговый кодекс в 120-й статье предусматривает штрафы:

  • 10 000 р – за отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета по одному отчетному периоду.
  • 30 000 р – то же, когда нет сведений по двум и более периодам.
  • От 40 000 р либо 20 процентов от суммы налога, если недостача документов повлекла уменьшение базы налогообложения.

Кроме того, должностное лицо, ответственное за документы, получит административное взыскание по ст. 15.11 КоАП РФ: 2000-3000 р.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098102-18-m11-sroki-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2019-godu-tablitsa

Таблица сроков хранения документов в организации в 2019 году – скачать

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.

Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Список документов, необходимых для учета

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.

Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:

  1. Постоянно.
  2. До прохождения надобности.
  3. Пока не будут заменены новыми.
  4. До прекращения существования организации.
  5. На определенный срок.

Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.

До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.

До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:

  • кодексы профессиональной этики;
  • типовые номенклатуры дел;
  • списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
  • формы первичных бумаг;
  • нормативы по труду;
  • перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
  • планы эвакуации;
  • списки детей, имеющихся у сотрудников.

До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:

5 летГражданско-правовые договора
10Технико-экономический паспорт, переписка по поводу доверительного управления имуществом, бумаги о защите информации и продаже движимого имущества
15Относящиеся к электронно-цифровой подписи, востребовании имущества из чужого владения, а также переписка с иностранными компаниями по поводу деятельности
45 летПротоколы и положения об аттестации рабочих мест на опасных и вредных объектах
75 летВсе документы, касающиеся персональных данных и работников, это приказы и распоряжения, штатный состав, регламенты по должностям, лицевые карточки и счета

Бухгалтерские бумаги

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

В то же время, сроки хранения документов в организации в 2019 году, таблицу можно скачать здесь.

Вид бумагСрок
Финансовая отчетностьСводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
Бюджетные отчетыГодовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетамПостоянно
Отчеты о выполнении сметСводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
Документы учетной политики5 лет
Лимиты и фонды зарплатыПо месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
Счета-фактуры4 года
Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссудНа протяжении 5-ти лет
Свидетельства о налоговом учетеПостоянно
Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфондыПо месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

По налогам

Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.

В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.

Тип бумагиВремя хранения
Первичка за годы получения компанией убытка в учетеНа протяжении всего периода, пока убыток учитывается в налоге на прибыль
Налоговые регистры, бумаги об освобождении от уплаты сборов, декларации юрлиц по всем типам налогов5 лет
Реестры сведений о прибыли физлиц75 лет, и 50 лет — если оформлялись после 2003 года
Книги учета доходов и расходов по УСНДо ликвидации учреждения
Бумаги для использования льгот для региональных проектов инвестиций6 лет

По страховым взносам

Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.

Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.

ДокументДлительность
Платежки по взносам6 лет
Расчет 4-ФССГодовой — до ликвидации юрлица, квартальный — в течение 5-ти лет от принятия отчета в ФСС
Сведения СЗВ-МНа протяжении 6-ти лет
Ежегодная отчетность персонального характера в Пенсионный фондДо закрытия учреждения
Документ о пересылке отчета в фондОдинаковая с основным отчетом

Кадровые

Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.

БумагаПериод сохранности
Оригинал трудовой книжкиДо востребования сотрудником, но не больше 50-ти лет
Личная карточка человека и копии его бумагТрудовой договор с дополнениямиПриказы в отношении кадров75 лет (если сотрудник оформлен до 2003 года), 50 лет — если позже
Больничный лист и расчет5 лет
Отпускной график1 год после момента применения
Штатное расписаниеПока компания не ликвидируется

: по данной теме

Утилизация старых бумаг

Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.

Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.

Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.

Какой предусмотрен штраф за их отсутствие

Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей.

Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.

Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.

В деятельности организации возникает большое количество документов, которые нужно не только использовать по назначению, но еще и правильно хранить.

Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.

Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.

Источник: https://juristhere.ru/tablica-srokov-hranenija-dokumentov-v-organizacii/

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита
ИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Сроки хранения документов в 2019 году

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

 Сроки хранения документов в 2019 году (таблица) скачать

При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

  • Налоговый кодекс РФ
  • Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону  № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил  такой же срок хранения документации  — 5 лет.

Сроки хранения документов в организации в 2019 году (таблица)

Документ и срок хранения

Бухгалтерский учет

  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

5 лет после отчетного года

Налоговый учет

  • книга покупок и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы

5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ

  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль

  • документы по валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

не менее 10 лет 

5 лет

  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ – от 2 000 до 3 000 рублей.

Источник: https://www.26-2.ru/art/352235-sroki-hraneniya-dokumentov-v-2019-godu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.