Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Содержание

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением этого документа, однако это не всегда оправданно.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Однако на практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Согласно части 2 ст.

57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности также важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот будет точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма штатного расписания лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, для чего нужно штатное расписание в организации 2019? Ответ прост.

Этот бланк обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998).

Этот специалист должен знать, как разработать штатное расписание. Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок в штатном расписании.

Официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание можно составить на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  • указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и и содержащий сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), однако жестких ребований использовать именно ее нет — форма является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании.

Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму штатного расписания № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит пустой документ:

Как заполнять штатное расписание по форме № Т-3

Разберем пошагово заполнение формы на образце. Реквизиты формы оформляем следующим образом (см. пример).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в штатном расписании указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записывается в штатном расписании в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы штатного расписания, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.

Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в штатном расписнаии также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном расписании указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц в штатном расписании указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад в штатном расписании указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться.

Формально это не запрещено, в говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст.

129 ТК РФ, тарифная ставка и оклад имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 штатного расписания указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе штатного расписания «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц, а также итоговую сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом штатного расписания ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание, его нужно утвердить соответствующим приказом по основной деятельности. Реквизиты приказа проставляются в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единици срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляются на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Приказ о штатном расписании (образец 2019), скачать который можно ниже по ссылке, может выглядеть следующим образом:

Как вносить изменения в штатаное расписание

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ.

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст.

74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, а также обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если же, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Изменение штатного расписания в связи с изменением окладов: внесение, образец приказа, нормы

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Документ, отражающий структуру, состав и численность работников предприятия, размеры их зарплат и должности, называется штатным расписанием. В данный нормативный акт изменения вносятся только по веским основаниям, например, если происходят изменения в уровне зарплат работников.

Ввиду важности информации, заносимой в штатное расписание, корректировки в него также вносятся по определенным правилам.

Когда и как оно меняется

Работодатель вправе вносить измененные сведения в штатное расписание в любое время, как только появляется такая необходимость. Основания для изменения штатного расписания:

Договорные условия оплаты труда могут меняться в сторону увеличения или уменьшения. Это касается окладов, надбавок. По всем производимым изменениям составляется соответствующий приказ.

Изменения по новому размеру должностного оклада возможно внести двумя путями:

  1. Штатное расписание переделывается полностью и утверждается с присвоением ему следующего порядкового номера. Это необходимо, когда изменения размеров зарплат касаются всех работников предприятия, открывается новое подразделение.
  2. Штатное расписание сохраняется, но в его текст вписываются отдельные корректировки, если изменения касаются одного сотрудника. Составляется приказ «О внесении изменений в штатное расписание».

Большинство компаний изменяют и утверждают такой документ в конце каждого года, в него вносятся сведения о структуре организации и заработной плате.

Как происходит изменение штатного расписания в связи с изменением окладов

Заработная плата рассматривается, как одно из главных условий при составлении трудовых договоров. Работодатель не вправе уменьшить ее в одностороннем порядке, потребуется получить письменное согласие работника.

Снижение заработков негативно воздействует на качество работы, моральный настрой людей, поэтому у работодателя должны быть веские основания для этого. Более того, размер оклада не может быть меньше МРОТ, требуется документальное подтверждение необходимости его изменения.

Например:

  1. Изменилось финансовое положение предприятия, снизились продажи, произошел кризис.
  2. Сокращение штата решено заменить снижением зарплаты.
  3. Произошла смена руководства или реорганизация компании.
  4. Часть функций снимаются с данной должности и передаются другому лицу.

В зависимости от масштаба запланированных действий штатное расписание составляется заново или в него вносятся коррективы.

Снижение

При планировании снизить уровень оклада работодатель:

  1. Вначале выпускает приказ о внесении изменений в штатное расписание. Это происходит не позднее 2 месяцев до намеченной даты изменений (ст. 74 ТК РФ).
  2. Гражданин получает уведомление о запланированном понижении размера оплаты с обоснованием причин, вызвавших такую необходимость (также за 2 месяца до предполагаемой даты снижения).
  3. Если сотрудник соглашается со снижением зарплаты, составляют дополнительное соглашение к подписанному ранее трудовому договору.
  4. Выпускается приказ об уменьшении оклада.

Увеличение

Если намечено увеличение размера заработка, то работодатель действует по той же схеме, хотя многие считают, что в этом нет необходимости, потому что никто из работников не будет возражать против увеличения своего заработка. Но закон требует также внести поправки в штатное расписание при увеличении оклада, поэтому необходимо оформить следующую документацию:

  • приказ об изменении штатного расписания;
  • письменное оповещение гражданина о предстоящем повышении зарплаты;
  • допсоглашение, подписанное работодателем и сотрудником;
  • приказ об увеличении зарплаты работнику, с его подписью после ознакомления.

С момента подписания приказа изменения считаются вступившими в силу. После этого сведения заносятся в личные карточки сотрудников, при необходимости — в трудовые книжки.

Как составляется приказ

Составление и утверждение приказа об изменении уровня оплаты относится к обязанности генерального директора или руководителя компании. Примерный проект приказа составляет работник кадровой службы, так как формирование штатного расписания является сферой деятельности данного отдела.

Согласование

Составленный пробный документ передается для согласования:

Далее приказ оформляется в окончательном виде, его подписывают все уполномоченные должностные лица, в последнюю очередь – гендиректор. Приказ передается для ознакомления работникам, которых он касается, им также передаются выписки из приказа.

К приказу прилагается лист ознакомления, куда вносятся все лица, перечисленные в данном приказе. Работник подписывается, ставит дату в знак того, что он согласен с условиями приказа.

При необходимости потребуется внести изменения и дополнения в трудовую книжку сотрудника, также на основании приказа.

Оформление

Приказ должен быть оформлен по форме, принятой на этом предприятии. Обычно это фирменный бланк с указанием реквизитов предприятия. Этот документ относится к документации по основной деятельности организации.

Кроме этого, приказ должен содержать следующие пункты:

  • наименование документа;
  • дата составления и номер согласно нумерации (если составляется новое штатное расписание, оно получает новый номер);
  • причины, по которым требуются изменения;

Далее заполняется основная часть, в которую по пунктам вносятся следующие данные:

  • Пункт 1. ФИО, должность, новый размер оплаты труда каждого сотрудника.
  • Пункт 2. День начала вступления в силу данного штатного расписания.
  • Пункт 3. Распоряжение об оформлении допсоглашений к трудовым договорам.
  • Пункт 4. Распоряжение бухгалтерии производить начисление зарплат по новым условиям с намеченной даты.

Затем указывается лицо или лица, на которых возлагается задача проконтролировать исполнение данного приказа. После этого все указанные сотрудники должны ознакомиться и поставить свои подписи.

Пример приказа скачайте тут.

Образцы приказа об изменении штатного расписания 

Хранение

Штатное расписание по закону выделяется отдельным делом по первым номерам номенклатуры. Оно должно сохраняться до тех пор, пока предприятие функционирует. Все произведенные корректировки должны быть подшиты к штатному расписанию, в том числе приказы по изменениям.

Приказы по основной деятельности также должны хранится постоянно. Вначале они некоторое время остаются в отделе кадров, затем передаются в архив.

Наличие штатного расписания не считается обязательным, поэтому никто не вправе оштрафовать предприятие при его отсутствии. Оно не нужно для целей налогового учета.

Но работодателю необходимо иметь такой документ, так как оно содержит общие сведения о численности работников, структуре предприятия и его расходах на оплату труда.

Форму такого документа предприятие вправе разработать самостоятельно.

Внесение изменений в штатное расписание — тема видео ниже:

Источник: http://1c-vdruk.ru/trudovoe-pravo-reglament-2019/shtatnoe-raspisanie-deklaracija-2019/izmenenie-pri-izmenenii-oklada-direktiva-2019/

Штатное расписание на 2019 год — образец (скачать)

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Одним из важных документов в организации является штатное расписание. В документе содержится информация о существующих профессиях в компании, а также о том, сколько трудящихся занимают эти должности.

Актуальный образец 2019 года качайте в конце данной статьи.

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно?

Штатным расписанием называется внутренний документ организации, в котором отражены все специальности, существующие в компании, отсортированные согласно организационной структуре. Кроме названия специальностей документ отражает количество единиц, занятых на этих должностях.

Штатное расписание оформляется в виде таблицы, в которой фиксируются профессия и уровень оплаты труда. Вознаграждение расшифровывается по составным частям оплаты труда (тариф, оклад и т. д.)

Документ играет важную роль в жизни организации, ведь его данные использует руководитель для принятия серьезных решений в отношении компании.

Особую роль расписание играет и в работе кадровой службы. При помощи документа кадровики легко отслеживают наличие или отсутствие свободных вакансий. Если персонала на предприятии не хватает, то специалисты кадрового администрирования подают соответствующую заявку в центр занятости.

Важно: штатное расписание является необязательным документом в компании. На законодательном уровне нигде не закреплено обязательное формирование и ведение документа. Однако стоит знать, что при каких-либо массовых мероприятиях, например, сокращении персонала, штатное расписание понадобится в обязательном порядке.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Прием сотрудников может производиться только на ту должность и в конкретное подразделение, которые прописаны в штатном расписании компании. Штатное расписание формируют ответственные сотрудники компании в соответствии с распоряжением, а утверждается документ в начале каждого года — первого января.

В штатное расписание входят следующие данные:

  • · название структурного подразделения;
  • · название профессий и должностей;
  • · количество единиц, предусмотренных в штате;
  • · наличие надбавок и их размер;
  • · размер зарплаты (оклад или тарифная ставка);
  • · иные данные.

Ооо и ип — кто должен составлять штатку?

Согласно ТК РФ указанная в трудовом договоре профессия и уровень оплаты труда должны соответствовать данным штатного расписания. Следовательно, владельцы ООО и ИП, которые имеют трудовые контракты, обязаны формировать штатное расписание.

Если индивидуальный предприниматель работает один, не привлекая других людей в компанию, то штатное расписание он может не формировать. Привлечение сотрудников по гражданским договорам также не влечет за собою изготовление штатного расписания.

Владельцы ООО, которые имеют хотя бы один договор, обязаны изготавливать и применять в работе ШР.

Создание штатного расписания на предприятиях в большинстве случаев входит в компетенцию работников кадрового администрирования, которые проводят мероприятия по определению трудозатрат по каждой отдельной профессии. Затем на основании полученных сведений определяется требуемое количество трудящихся для полноценного функционирования компании.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

На законодательном уровне закреплено лишь одно требование, касающееся штатного расписания — отраженная в документе информация должна соответствовать данным в составляемом трудовом договоре.

При разработке штатного расписания необходимо учитывать следующие моменты:

  • Необходимо применять установленную форму Т-3.
  • Документ может состоять из нескольких листов. Сшивать, нумеровать и ставить печать на листах нет необходимости. Достаточно скрепить листы между собой.
  • Штатное расписание вводится на основании соответствующего распорядительного документа — приказа.
  • Написание профессий должно четко соответствовать справочнику по профессиям.
  • Незначительные изменения в расписание можно вносить путем издания приказа, сохраняя предыдущий бланк документа. При большом объеме изменений составляется новый акт.

Шаг 1. Разработать документ

Документ разрабатывается ответственными лицами компании, в обязанность которых входит изготовление штатного расписания. В крупных компаниях это входит в обязанности отдела кадровой службы.

В небольших организациях данную функцию могут выполнять работники бухгалтерии, секретариата или руководители. Прежде чем приступить к разработке документа, необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах и составить предлагаемую к рассмотрению форму ШР.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

ШР изготавливается на основании распоряжения руководства компании. Для такого вида приказа можно использовать фирменный бланк организации с произвольным текстом.

Распоряжение должно иметь дату, начиная с которой будет действовать новое штатное расписание. Причем она может совпадать с днем издания приказа на утверждение документа, а может и отличаться от нее.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все трудящиеся на предприятии должны быть ознакомлены с действующими локальными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Штатное расписание не является документом, который напрямую затрагивает трудовую деятельность, следовательно, знакомить сотрудников с ним не обязательно.

Важно: если в трудовом соглашении или в коллективном договоре зарплата работников определяется на основании штатного расписания, то каждый трудящийся в обязательном порядке должен быть ознакомлен с документом. Факт ознакомления подтверждается персональной подписью с расшифровкой каждого работника.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В течение всего периода действия штатного расписания в документе должна быть только актуальная информация. Это необходимо для того, что такой документ часто запрашивается контролирующими органами для проверки. По этой причине в случае поправок каждое изменение должно быть отражено в документе.

Незначительные изменения в расписание вносятся путем издания соответствующего распоряжения. При значительных изменениях ответственные лица формируют новый документ.

Обычно внесение исправлений требуется при следующих обстоятельствах:

  1. На предприятии формируются новые подразделения или отделы.
  2. Создается и вводится новая должность.
  3. При изменении названия должностей, находящихся в штатном расписании.
  4. Происходит изменение уровня заработной платы (например, меняется оклад).
  5. Закрывается и ликвидируется какой-либо отдел или должность.

Если у кого-либо из трудящихся меняются условия труда или занимаемая должность, то перед выполнением изменения от работника требуется согласие, оформленное в письменной форме. После получения от сотрудника письменного согласия ответственные лица должны разработать новое штатное расписание, а с работником заключить дополнительное соглашение, сформированное с учетом всех изменений.

С новым документом должны ознакомиться все лица, которые в нем фигурируют.

Рекомендуем:

Когда в штатку необходимо добавить новые должности, в приказе они фиксируются в виде списка с названием и количеством единиц. Эти документы могут быть приняты сразу без уведомлений и ознакомлений. Однако в случае, когда новые должности затрагивают рабочий персонал, который уже трудится в компании, ознакомление проводится в обязательном порядке.

Внимание: если руководство компании принимает решение о сокращении должностей или отдельных единиц, то их перечень приводят в отдельном приказе, с указанием даты введения нового штатного расписания.

В данном случае в известность необходимо поставить не только персонал, но и государственные органы. Оповещение проводится в срок от двух до тех месяцев и зависит от количества сокращаемых единиц.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Новое штатное расписание оформляют для использования в будущем году и применяют документ в течение всего года. Если предприятие небольшое, а изменения производятся в редких случаях, то штатное расписание можно принимать вперед на несколько лет.

При значительных изменениях в штатном расписании и изготовлении нового документа, старый бланк сразу же становится недействительным. Однако документ уничтожается не сразу, его отправляют на хранение в архив (обычно он хранится там два или три года). В этот период компанию могут посетить контролирующие органы и проверить всю документацию.

Важно: согласно действующему законодательству РФ штатное расписание может храниться не более трех лет с момента утери актуальности. Такой же срок хранятся и приказы, на основании которых изготавливались штатные расписания.

Подводя итоги, отметим, что штатное расписание не является обязательным документом на предприятии. Однако если организация имеет наемных работников, то ведение документа является обязательной процедурой, которая возлагается на ответственных лиц. Это могут быть работники бухгалтерии или специалисты кадровой службы.

Скачать образец штатного расписания 2019

  Бланк штатного расписания – образец 2019 (Размер: 74,0 KiB | Скачиваний: 90)

Источник: http://MirBlankov.ru/shtatnoe-raspisanie-na-2019-god-obrazec/

Инструкция: заполняем штатное расписание

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Штатное расписание (ШР) по унифицированной форме № Т-3 является одним из документов кадрового учета. Хотя по трудовому законодательству составление такого документа — дело добровольное, однако, в силу требований ст.

15, 57 ТК РФ, должность и зарплата работника должна соответствовать штатному расписанию. Из чего можно сделать вывод, что оно все-таки необходимо и лучше его составить.

Поэтому в данной статье мы рассматриваем образец штатного расписания на 2019 год, оформляем по всем правилам.

Что из себя представляет этот документ? Это сформированные в виде таблицы данные о имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать важные решения по управлению учреждением.

Образец заполнения штатного расписания на 2019 год помогает при планировании, ведь по нему сразу видно количество отделов, среднюю численности работников, размер ежемесячного фонда заработной платы, направление деятельности учреждения.

С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Ведь при наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1), ведь штатная единица должна быть занята.

Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам, ведь его часто требуют при налоговых проверках.

Таким образом образец, как правильно составить штатное расписание (2019), необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники.

ШР не составляется только в случаях, если в организации числится один руководитель, люди работают по гражданско-правовым договорам или ИП самостоятельно осуществляет свою деятельность, без привлечения работников.

Кто разрабатывает и утверждает

Утверждается форма Т-3 Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. И хотя на сегодняшний день оно утратило силу, и все документы, утвержденные этим Постановлением, перешли из обязательных в разряд рекомендаций, штатное расписание составляется по этой форме. Правда, работодатель вправе изменять формат с учетом своих потребностей. Неизменным остается содержание:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • число единиц в штате;
  • размеры должностных окладов;
  • размер месячного фонда заработной платы.

Разработать ШР может любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы.

В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Также необходимо провести мероприятия по определению трудозатрат по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации.

Эти действия желательно произвести при создании юридического лица. Хотя ничто не мешает сделать это в любой момент.

При составлении необходимо обратиться к следующим нормам трудового законодательства и локальным актам работодателя:

  • Устав;
  • структура предприятия (если есть);
  • учетная политика;
  • профстандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • иные нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Форма штатного расписания (2019) утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица.

При этом право на издание такого приказа должно быть закреплено учредительными документами. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует.

В верхнем грифе указывают реквизиты соответствующего приказа, заверяется все подписью руководителя

Какую информацию содержит. Как заполнять: пошаговая инструкция

Форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дата и номер. Далее переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, далее по отделам всех остальных. Например финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим, далее данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5-8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.

В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Чтобы увидеть на примере, как заполняются все графы, можно образец штатного расписания на 2019 год скачать в конце статьи.

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. В соответствии со ст. 11 ТК РФ, на них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в штатное расписание они не вносятся.

Но иногда к ним относят работников по трудовому договору, которые выполняют конкретный вид работы. Поэтому если приказ на включение этой работы в ШР отсутствует, получается ситуация, что должности нет, а работник есть. А это неправильно.

Кроме того, название указанных в ШР должностей должно соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

Порядок внесения изменений

Срока действия штатное расписание не имеет. Можно утверждать или вносить изменения хоть каждый месяц. Когда оно уже утверждено, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это каждый год работодатель не обязан, но может. Некоторые организации ежегодно переутверждают свое штатное расписание. Потому что это удобнее и проще, чем искать в куче изменений более ранних годов.

Кроме того, бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. При такой ситуации становится очевидной необходимость в утверждении нового штатного расписания.

Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые также могут привести к изменению штатного расписания. Такие как сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменения в организационной или технологической сфере (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового штатного расписания.

Как же вносятся изменения? Все изменения производятся на основании приказа. Вносятся поправки в случаях исключения вакансий в связи с оргизменениями в работе фирмы; появлением новых единиц в случае расширения штата; сокращением численности или штата работников; увеличением или уменьшением окладов; изменением названий подразделений, структурных единиц и т. д.

Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая нужно документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания в случаях сокращения численности.

В этом случае ШР не может быть изменено ранее, чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников. А вот при изменениях вакантных мест срок можно не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст.

74 ТК РФ, то есть условия трудового договора могут быть изменены по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Здесь также должен быть соблюден двухмесячный срок.

Образцы на 2019: штатка, приказ на утверждение, приказ на изменение

Скачать штатное расписание на 2019 год, в котором 10 работников, на примере бюджетного учреждения:

Скачать

Скачать приказ на изменение расписания

Скачать

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-zapolnyaem-shtatnoe-raspisanie

Штатное расписание на 2019 год: образец, оформляем по всем правилам

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Посмотрите, как оформить штатное расписание на 2019 год. Мы составили наглядный образец заполнения, в том числе для ООО. Так как этому документу нужно уделить самое пристальное внимание.

Активировать пробный доступ к журналу “РНК” или подписаться со скидкой

Что такое штатное расписание компании и обязательно ли его оформлять по всем правилам

Штатное расписание – это внутренний документ организации, позволяющий структурировать количество должностей в организации, численность сотрудников и систему выплаты им заработной платы. Этот документ позволяет быстро сориентироваться в целесообразности существующих должностей, о наличии вакансии на предприятии, о месячном фонде заработной платы.

В 2019 году компании не обязаны иметь этот документ, никаких норм на этот счет не существует. Однако ведомство Роструда в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 предписывает, что должность и специальность в трудовом договоре должна соответствовать штатному расписанию. То есть вы не можете взять на сотрудника на несуществующую вакансию.

Важно! Вы не вправе принимать на работу сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании. Например, если в «штатке» нет должности кассира или заместителя главбуха, прежде чем принять на работу специалиста, внесите изменения в локальный акт. Трудовые договора заполняйте тоже с учетом этого документа, иначе грозит штраф до 100 тыс. руб. Подробнее>>>

Правила составления штатного расписания в 2019 году

Правила оформления достаточно просты, но требуют внимания, ответственности и соблюдения всех необходимых пунктов.

Разберемся, как составить “штатку” на 2019 год по всем правилам.

  • Его составляют в момент открытия компании, а дальше лишь изменяют.
  • Его утверждает генеральный директор компании и заверяет печатью, а вот составить его может любое уполномоченное на это лицо: кадровик, бухгалтер, специалист по работе с личным составом.
  • При первичном составлении ему присваивают номер 1, а дальше по ходу внесения в него изменений меняют и нумерацию по порядку.
  • В нем обязательно нужно перечислить все должности, имеющиеся в компании, а также количество рабочих единиц по этой должности.
  • Если у предприятия есть обособленные подразделения, то расписание составляется с учетом этих подразделений. Например: в головном офисе должен быть бухгалтер и в обособленном подразделении – бухгалтер, значит, в документе  нужно указать, что у вас две единицы по должности  бухгалтер.
  • Штатное расписание в 2019 году лучше оформлять на утвержденном бланке формы Т-3. Однако компании вправе разработать собственную форму, включив туда все обязательные показатели (подробнее об обязательных реквизитах мы расскажем ниже).
  • Срок действия документа законодательно не урегулирован, поэтому организация вправе сама решать – в течение какого времени будет действовать данная расстановка. На практике, наиболее оптимально составлять документ на 6 месяцев или на год.
  • Документ всегда ведет свой отчет с 1 числа месяца, при этом датой его составления может быть любой день предшествующий дате вступления расписания в силу.

Важно! Не включайте в “штатку” фамилии и данные сотрудников, находящихся на означенных там должностях.

Какую форму использовать при составлении штатного расписания

Для этого документа у ООО, иных коммерческих и некоммерческих организаций существует унифицированный бланк Т-3. 

Скачать форму Т-3>>> 

Однако современное законодательство позволяет организациям вносить дополнительные графы в готовую форму, а также разрабатывать собственную форму. Важно, чтобы эта форма включала в себя все необходимые строки:

  • дата и номер документа;
  • название должности;
  • количество единиц предусмотренных по каждой должности;
  • тарифная ставка (оклад) по каждой должности;
  • графа о надбавках;
  • подпись лица ответственного за штатное расписание.

Образец заполнения штатного расписания в 2019 году

Ниже мы подготовили таблицу, в которой построчно расскажем, как заполнить штатное расписание, в том числе и для ООО.

Графа 1

Структурное подразделение компании, например:

администрация;

бухгалтерия;

отдел производства;

отдел сбыта и т.д.

Перечисляем все подразделения, даже если какое-то из них состоит всего из одной должности.

Графа 2

Номер подразделения (если у вас собственная форма документа, то этот реквизит включать не обязательно)

Нумеруем в порядке значимости от высшего к низшему (от администрации к обслуживающему персоналу)

Графа 3

Перечисляем должности, относящиеся к каждому подразделению.

Если есть разряд, то добавляем его к должности.

Например:

бухгалтер 1 категории;

бухгалтер 2 категории и т.д.

Графа 4

Количество штатных единиц, предусмотренных по каждой должности

Неполную штатную единицу записываем в виде дроби (0,5 ставки; 0,25 ставки…)

Графа 5

Тарифная ставка. Это может быть оклад, либо фиксированная зарплата, либо оплата работы за час (в этом случае не забудьте дать ссылку на нормативный документ).

В случае сдельной оплаты рекомендуется ставить прочерк в графе 5, а в графе 10 сделать примечание на нормативку, и указать норму выработки и сумму.

Графы

 6, 7, 8

Сюда вписываем надбавки, существующие в вашей организации. Если таковых нет, то ставим прочерк.

Бланк Т-3 отводит под надбавки 3 графы, но если вам этого мало, то количество можно увеличить.  Если надбавки делаются не в рублях, а в процентах, указываем проценты, а в графе 10 делаем пояснение.

Графа 9

Здесь указывается общая сумма зарплаты со всеми надбавками по всем ставкам каждой должности.

Оформляете только в том случае, если у вас все сумму проставлены в рублях. Если вы пользовались процентами или коэффициентами, прочеркивайте. А в графе 10 отметьте это обстоятельство.

Графа 10

Примечания

Здесь пишутся разъяснения по процентам, даются ссылки на нормативные акты и пишутся иные необходимые замечания.

Не забудьте подписать документ. Форма Т-3 предусматривает подписи ответственного лица (кадровика)  и главного бухгалтера. А вот печать ставить не обязательно, но если вы это сделаете, ошибкой не будет.

Образец штатного расписания в 2019 году для ООО и прочих организаций

Источник: https://www.RNK.ru/article/215580-shtatnoe-raspisanie-obrazes

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.