Проверка первичных документов

Содержание

Правила проверки первичной документации

Проверка первичных документов

Благодаря поправкам, подготовленным в Инструкцию по применению Единого плана счетов, бухгалтер будет освобожден от ответственности за неправильные первичные документы, составленные другими лицами*. Но это не снимает с него обязанности по проверке «первички». Ведь своевременный контроль позволит избежать ошибок в учете, а значит, и штрафных санкций.

* Такое же положение содержится в Законе о бухучете. О других изменениях в Инструкции по применению Единого плана счетов читайте на стр. 8 в рубрике «Проекты».

Г.Э. Каспаров, эксперт по учету в бюджетных учреждениях

Система контроля «первички» в учреждении

Бюджетное учреждение должно организовать и вести внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Это определено статьей 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Система контроля оформления первичных учетных документов включает предварительный и последующий контроль (то есть как до совершения хозяйственной операции, так и после).

Предварительный контроль проводят:

  • исполнитель документа – на стадии его подготовки;
  • руководитель и главный бухгалтер, уполномоченные должностные лица – на стадии согласования, подписания и утверждения документа;
  • исполнитель хозяйственной операции – непосредственно перед ее выполнением (например, кассир проверяет оформление расходного кассового ордера перед выплатой наличных денежных средств из кассы).

Последующий контроль в большинстве случаев совершается уже после подшивки документов следующими лицами:

  • главным бухгалтером;
  • должностными лицами при отражении хозяйственных операций в регистрах учета и подшивке документов;
  • внутренними проверочными и инвентаризационными комиссиями;
  • штатными контрольными органами (при их наличии).

Такая непростая система контроля обусловлена прежде всего часто встречающимися на практике нарушениями и ошибками в оформлении документов. Вот только некоторые из них:

  • отсутствие обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи «первички»;
  • подчистки и помарки, нарушение правил исправления ошибок, коррективы в кассовых документах;
  • записи, сделанные карандашом, а не ручкой;
  • использование форм, разработанных в учреждении, но не закрепленных в учетной политике. › |

Многие обязательные формы «первички» и правила их заполнения для госучреждений утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Если у документа нет унифицированной формы, учреждение может разработать ее самостоятельно в соответствии со статьей 9 Закона о бухучете и закрепить в учетной политике.

Порядок проверки документов

Проверка первичных документов происходит по следующим направлениям:

  • форма (полнота и правильность оформления, заполнение необходимых реквизитов);
  • содержание (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
  • правильность произведенных вычислений.

По итогам каждого месяца работники бухгалтерии должны представлять главному бухгалтеру на подпись журналы операций с подшитыми к ним первичными учетными документами. Перед подписью журналов необходимо проверить первичные документы, приложенные к ним.

Целесообразно также проводить выборочную проверку:

  • просмотреть корреспонденцию счетов и содержание операции;
  • проверить, подобрана ли «первичка» в хронологическом порядке;
  • выяснить соответствие форм первичных документов;
  • проверить правильность заполнения первичных документов, наличие всех необходимых подписей.

Учтите, что в случае отсутствия хотя бы одного обязательного реквизита документ не признается первичным.
Распределение документов по журналам операций бюджетных учреждений целесообразно закрепить в учетной политике учреждения. Примерный вариант приведен в таблице:

Как исправить ошибки в «первичке»

Исправления в первичные учетные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы. Это должно быть подтверждено их подписями с указанием надписи «Исправлено» и даты внесения исправлений.

Напомним, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны содержать подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Также подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица должны быть в расчетных документах, документах, оформляющих финансовые вложения, договорах займа, кредитных договорах.

«Первичка», подтверждающая командировочные расходы работника за пределами РФ, составленная на иностранных языках, должна иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции № 157н).
Обратите внимание: не допускается корректировка документов, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции № 157н).

Ответственность за нарушения

Налоговым кодексом РФ установлена ответственность за грубое нарушение бюджетным учреждением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения:

Напомним, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

  • отсутствие первичных документов;
  • отсутствие счетов-фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозопераций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

А за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности предусмотрена ответственность для должностных лиц бюджетного учреждения в виде штрафа в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

​Также читайте другие статьи по этой теме: «Когда первичные документы подшиваются к журналам» (№ 4, 2014), «Предложен альтернативный документ для счета-фактуры» (№ 12, 2013), «Оформление путевого листа при использовании разных видов топлива» (№ 12, 2013).

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/4462-pravila-proverki-pervichnoy-dokumentatsii

Контроль первичных документов

Проверка первичных документов

Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.

Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.

Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.

Замечание 1

По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).

Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Контроль первичной бухгалтерской документации направлен на обеспечение полного цикла контроля качества отражения первичных документов на счетах бухгалтерского учета, а также выполняет реализацию функции полноценного отслеживания исполнения процедур исправления или замены ошибочно заполненной документации с персонификацией ответственности.

Общий порядок проверки первичных документов

Поступающие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подлежат проверке.

В процедуре проверки первичных документов можно выделить три этапа:

Первый этап. Проверка первичных документов по существу. Суть данного этапа заключается в оценке законности отраженных в документации хозяйственных операций, целесообразности проведения операции и взаимоувязки отдельных показателей первичного документа.

В том случае, если содержание первичного документа противоречит требованиям законодательства или нарушен порядок приемки, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и иных активов, такие документы к учету не принимаются. Решение по таким документам принимает бухгалтер, который информирует руководителя о незаконности операций, отраженных в первичной документации.

Практика учета свидетельствует о том, что зачастую между руководителем и главным бухгалтером возникают разногласия по вопросам определения законности операций. В этом случае главному бухгалтеру целесообразно получить от руководителя письменное распоряжение, свидетельствующее о понимании руководителем возлагаемой на него ответственности за отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Второй этап. Проверка первичных документов по форме. На этом этапе выполняется проверка наличия реквизитов.

Кроме того, проверка подразумевает оценку правильности применения бланка документа, а также наличия и полноты заполнения обязательных реквизитов, к числу которых в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной деятельности, натуральный или денежный измеритель данного факта, должности и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Третий этап. Комплексная проверка первичных документов, которая включает в себя следующие приемы:

  • Группировки первичных документов – суть данной процедуры заключается в оценке содержания операции и включении документа в группу однородных по содержанию первичных документов, что составляет собой основу формирования сводных учетных данных;
  • Таксировки – суть данной процедуры заключается в том, что натуральные и трудовые показатели переводятся в универсальный измеритель – стоимостной. Результаты таксировки, определяемые путем перемножения количественных показателей и цены (ставка) за единицу, отражаются непосредственно в первичном документе;
  • Контировки – суть данной процедуры состоит в проставлении корреспонденции по каждой хозяйственной операции, формируемой первичным документом.

Замечание 2

После прохождения всех этапов проверки первичные документы рекомендуется помечать с целью исключения повторного применения (на документе могут проставляться дата внесения его в учетные регистры или соответствующий штамп).

Кассовые документы помечаются штампами «Получено» или «Оплачено» и датой.

Виды контроля первичной документации

Бухгалтерские первичные документы представляют собой информационный поток, содержащий сведения о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, вследствие чего широко применяются в системе менеджмента для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Сущность данных видов контроля заключается в следующем:

  • Контроль предварительный – это контроль, осуществляемый руководящим составом организации (руководителем, главным бухгалтером, главным инженером, бригадиром и т.д.) в момент подписания первичной документации, обусловленный тем, что при подписании документа эти должностные лица берут на себя ответственность за совершаемые действия;
  • Контроль текущий – это контроль, производимый в момент совершения хозяйственной операции. Его осуществляют, как правило, исполнители распоряжений, содержащихся в документе, или лица, ответственные за его обработку. Документ проверяется на наличие реквизитов, по существу и только после этого исполняется и обрабатывается;
  • Контроль последующий – это контроль, осуществляемый посредством документальных ревизий, аудита первичных документов после обработки документов, а также в форме счетной проверки в момент обработки документов.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/kontrol_pervichnyh_dokumentov/

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Проверка первичных документов

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/263

Проверка первичных документов и регистров бухгалтерского учета упрощенца

Проверка первичных документов

Шабалина И. Ю.,
главный бухгалтер OOO «Омега-Л»

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Для организаций, применяющих УСН, ведение бухгалтерского учета является обязательным. Это означает, что «упрощенцам» необходимо разработать и утвердить учетную политику организации. А так же вести бухгалтерский учет и представлять налоговую и бухгалтерскую отчетность в инспекцию.

Необходимость вести бухгалтерский учет накладывает на предпринимателя дополнительные обязанности. В целях соблюдения Федерального закона о бухгалтерском учете в организации стоит сформировать положение о документообороте. Такое положение поможет упорядочить поступление и ведение первичной документации, отражение хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах.

На практике всё гораздо сложнее. Первичные документы довольно часто поступают в бухгалтерию с опозданием, в некоторых содержатся ошибки.

Бухгалтеру даже в небольшой организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, приходится периодически проводить проверку первичной документации, правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

Чаще всего такой анализ документооборота необходим при составлении годовой отчетности, при подготовке к проверкам со стороны контролирующих органов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Что нужно сделать в ходе проверки первичных документов и регистров бухгалтерского учета

Бухгалтерские документы отражают хозяйственные операции и подтверждаются оформленным первичным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичные документы должны быть не только правильно оформлены и соответствовать утвержденным формам, но и отражать реальность сделки. В связи с введением в 2017 году ст. 54.

1 НК РФ, налогоплательщикам следует очень внимательно относиться к оформлению первичных документов.

В поступивших в бухгалтерию документах не должно быть дописок другими чернилами, орфографических ошибок, факсимильных подписей, смазанных печатей. Такие документы следует заменить.

Применяемые в организации формы первичных документов должны быть закреплены учетной политикой. Все эти формы на основании Закона № 402-ФЗ должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование первичного документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, составившей документ;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибки в реквизитах или их отсутствие в документе могут привести к претензиям со стороны контролеров.

Первичные документы должны быть не только оформлены в соответствии с действующим законодательством, но и содержать достоверную информацию.

Если с представленным документом всё в порядке, бухгалтеру необходимо отразить его в регистрах учета.

Чтобы удостовериться в правильности ведения бухгалтерского и налогового учета, сотруднику финансовой службы необходимо провести анализ следующих действий:

  • правильность, своевременность отражения на бухгалтерских счетах и в налоговых регистрах произведенных хозяйственных операций;
  • ведения учета основных средств, НМА, своевременность их инвентаризации в соответствии с принятой учетной политикой, проверка начисленной амортизации;
  • проверка расходования финансов, материальных запасов;
  • проверка ведения документооборота;
  • проверка соблюдения кассовой дисциплины;
  • сверка с контрагентами;
  • Налоговые и бухгалтерские регистры организация имеет право разработать самостоятельно, но, согласно ст. 10 Закона № 402-ФЗ, они должны содержать обязательные реквизиты:
  • наименование организации, составившей регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
  • единица измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Внутренняя проверка

Согласно Закону № 402-ФЗ организации обязаны организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

При этом четкие указания, как проводить подобный контроль в законе отсутствуют.

В документе № ПЗ-11/2013 от 25.12.2013 Минфина РФ содержатся общие рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности. В документе Минфин РФ определяет внутренний контроль в организации как некий процесс, способный выявить:

  • эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
  • достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
  • соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Для организаций применяющих УСН рекомендовано осуществлять следующие мероприятия внутреннего контроля:

  • проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету; сверка данных с контрагентами;
  • проверка учета персонала;
  • инвентаризация;
  • соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • компьютерная обработка информации.

Своевременное проведение внутреннего контроля бухгалтерской службы организации поможет избежать многих проблем.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию получателя за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Внешняя проверка

Бухгалтерская и налоговая отчетность так же может подвергаться внешней проверке. Одними из тех, кто имеет право затребовать документы, являются представители аудиторских компаний.

Источник: http://buhpressa.ru/svezhij-nomer/nomera-zhurnala/271-mart-2018/7558-proverka-pervichnykh-dokumentov-i-registrov-bukhgalterskogo-ucheta-uproshchentsa

Проверка первичных документов

Проверка первичных документов

Для каждой налоговой проверки инспектор запрашивает комплект документов и тщательно их анализирует. Проверка первичных документов начинается с вопроса, это подлинные документы или подделка?

В этой статье Вы найдете:

  • Как инспекторы узнают, что документ подделан
  • Как избежать экспертизы первички
  • Что насторожит инспектора при проверке первичных документов
  • Что грозит компании за подделку документов

Отсутствие нужной первички – самый простой способ для инспектора отказать в вычете НДС или снять расходы. Поэтому зачастую при проверке первичных документов налоговики принимают за подделку копию. Мы выяснили, как налоговики проверяют документы на подлинность, и что их может насторожить.

Важно! Фирма при выборе контрагента обязана проявлять должную осмотрительность и осторожность.

Если никаких действий по проверки контрагента на благонадежность компания не предприняла, то доказать в суде свою правоту будет проблематично. Сделать полную проверку любого партнера вы можете в нашем сервисе “РНК: проверка контрагента”.

 Это бесплатно и занимает всего 1 минуту. Просто найдите фирму по ИНН, названию или ОГРН и составьте досье на контрагента.

Что в первичном документе покажется инспектору подозрительным

Мысли о фальсификации придет на ум контролеру, если есть такие признаки:

  • орфографические ошибки;
  • дописка части текста шрифтом, отличным от основного;
  • следы механического воздействия на документ (удаление части текста путем затирания слов);
  • использование факсимиле;
  • следы посторонних чернил, смазывание текста (дорисовывание фрагментов подписи или печати);
  • травление текста — химическое воздействие растворителем чернил и тонера;
  • отличие листов одного документа как по оттенку, так и по составу бумаги.

Наличие таких «маячков» побудит инспектора проверять операции, которые оформлены подозрительными бумагами, более тщательно.

Когда можно проводить экспертизу первичных документов

Инспектор назначает экспертизу и на выездной, и на камеральной проверке. Однако в п. 3 ст. 95 НК РФ говорится, что назначить экспертизу можно только в рамках выездной проверки.

На этом основании компании пытаются оспорить возможность привлекать эксперта в рамках камералки.

Свою правоту придется отстаивать в суде, который чаще встает на сторону контролеров и подтверждает правомерность экспертизы в ходе камеральной проверки.

Как назначают экспертизу первичных документов

Для этого инспектор в постановлении о назначении экспертизы пишет:

  • основания,
  • фамилию эксперта,
  • название компании, которая будет делать экспертизу,
  • вопросы, поставленные перед экспертом,
  • материалы, передаваемые эксперту (абз. 2 п. 3 ст. 95 НК РФ).

После проверки первичных документов эксперт выносит письменное заключение с выводами и обоснованиями.

Совет! Чтобы налоговики не смогли отправить документ на экспертизу, заламинируйте его.

Как отменить результаты экспертизы первичных документов

Суд может отменить заключение экспертизы, если найдет процедурные нарушения. Вот список недочетов экспертного заключения, по которым компаниям на практике удается выиграть суд:

Как избежать экспертизы первичных документов

Есть законный способ избежать экспертизы документа. Лист бумаги подвергается ламинированию. Провести экспертизу и определить срок давности составления документа уже невозможно. При этом отдельные документы ламинировать не запрещается.

Но если ламинирование доверенностей или аналогичных правоустанавливающих документов широко распространено, то подобная обработка первичных документов (счетов-фактур, чеков), вероятнее всего, вызовет претензии контролеров.

Как налоговики проверяют первичные документы

Мы опросили инспекторов на местах и выяснили, на что инспектор обратит внимание в первую очередь.

Нажим росчерка

При проверке первичных документов инспектор обязательно сверит подписи.

Навести контролеров на мысль о фиктивности подписи может неуверенный росчерк или найденные среди документации организации тренировочные листы, на которых лицо, подделывающее подпись, тренируется проставить нужный росчерк.

Кроме того, инспекторы могут обратить внимание на нажим росчерка — если подделка подписи производится через стекло, бумага будет иначе продавлена, чем при проставлении оригинала подписи. Иногда это можно заметить наглядно, но установить факт подделки подписи на документе может только эксперт.

Поддельные печати

Налоговикам известно о способах подделки документов с помощью проставления поддельных печатей в кустарных условиях. В частности, процедура заключается в следующем:

  • бланк документа распечатывают на цветном принтере с уже проставленной на листе печатью (формируется такой документ при помощи специализированных графических программ);
  • проставляют оттиск печати с большим количеством чернил на прорезиненной поверхности. При этом в качестве такой поверхности иногда используют вареное яйцо;
  • заказывают изготовление поддельной печати в сторонней компании.

Печать покажется подозрительной, если:

  • оттиск печати не совпадает с размером оттиска на других документах,
  • цвет чернил поддельной печати существенно отличается от оригинала.

Дата документа не соответствует состоянию бумаги

Налоговики узнают о подделке документа по «сроку жизни» бумаги, на которой он оформлен. Такой метод позволяет выявить, не оформлен ли документ задним числом.

На практике такое оформление — распространенное явление. Так, компания хранит несколько пачек бумаги, приобретенных в разные периоды времени.

Оформляя документ задним числом, бухгалтер печатает его на листе из той пачки, которая была приобретена в соответствующем году.

При экспертизе многие эксперты ограничиваются выявлением давности изготовления листа бумаги и не исследуют период времени, в котором на этот лист была нанесена печать текста.

Еще один способ подделки «первички», оформленной задним числом, — искусственное состаривание листа бумаги. Делают это несколькими способами.

Нужный документ выдерживают под прямыми лучами солнечного света или подвергают его воздействию высоких температур, например нагревают над плитой или помещают на время в микроволновую печь.

Другие способы заключаются в химическом воздействии на документ.

Что грозит компании за подделку первичных документов

Компания, которая изготавливает поддельные бланки, печати и штампы, использует и распространяет их, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 руб. с конфискацией орудий совершения правонарушения (ст. 19.23 КоАП РФ).

Кроме того, согласно пункту 3 статьи 327 УК РФ использование заведомо подложного документа наказывается (в зависимости от тяжести преступления):

  • штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательными работами на срок до 480 часов;
  • исправительными работами на срок до трех лет;
  • арестом на срок до шести месяцев

Источник: https://www.RNK.ru/article/214708-qqq-16-m03-proverka-pervichnyh-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.