Новые формы «первички» по учету основных средств

Содержание

Как обойтись минимумом первички и таким образом упростить учет материалов

Новые формы «первички» по учету основных средств

Чем поможет эта статья: Вы упростите документооборот по учету материалов, которые закупает ваша компания. Для этого надо лишь отказаться от ненужной первички и лишних данных в формах.

От чего убережет: Вы не услышите от налоговых инспекторов, что в каком-то документе не хватает обязательного реквизита.

Если ваша компания на упрощенке

Рекомендации по составлению первички в этой статье актуальны и для упрощенщиков.

Долгое время, чтобы вести безупречный учет купленных материалов, вам приходилось использовать много разных унифицированных форм первичных документов. Вот лишь некоторые из них: приходный ордер, требование-накладная, акт о приемке материалов (формы № М-4, М-7, М-11).

Все эти бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. И вы обязаны были применять их до 1 января 2013 года.

Но, как вы уже знаете, с 1 января от большей части унифицированных форм можно отказаться и разработать свои, утвердив их приказом руководителя или в учетной политике.

Разъясняет: Ирина Мамина — генеральный директор ООО «Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой»

От многих унифицированных форм по учету материалов можно отказаться

— Основным нормативным документом, поясняющим порядок бухгалтерского учета материалов, является ПБУ 5/01. И там нет требования оформлять операции по учету МПЗ строго унифицированными бланками первичных документов. Для целей же налогового учета достаточно, чтобы документы были составлены в соответствии с законодательством.

Правда, есть два документа, которые по-прежнему отсылают к унифицированным формам. Это Методические указания — одни по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, другие — по учету спецодежды (приказы Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н и от 26 декабря 2002 г. № 135н).

Можно ли проигнорировать эти положения и следовать лишь новому Закону о бухгалтерском учете, который позволяет с 2013 года отказаться от унификации в документообороте? Да, можно. Эти Методические указания больше не являются обязательными нормативными документами по ведению бухгалтерского учета (ст.

21 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В этой статье мы подскажем вам, как можно упростить документооборот для учета материалов. И как разработать удобные для работы собственные бланки.

Разработайте свои бланки на основе унифицированных, выкинув из последних лишние для учета МПЗ данные

Удобнее всего разработать собственные бланки первички не с нуля, а взяв за основу унифицированные. Достаточно убрать из них лишние графы и добавить действительно нужные.

Ведь большинство унифицированных форм по учету материалов слишком громоздкие. Возьмем форму приходного ордера № М-4. Из нее спокойно можно исключить сведения о номере паспорта. Эту строку заполняют только при учете таких материалов, как драгоценные камни и металлы. Данные о наименовании страховой компании, номере платежного документа, коде единицы измерения тоже ставят редко.

В таблице ниже мы назвали те унифицированные формы, которые вы можете взять за основу при разработке собственных. Там же мы уточнили, какие графы из такой первички можно безболезненно убрать. Главное оставить в документах обязательные реквизиты, перечисленные теперь в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете.

Формы первичных документов, на основании которых удобно разработать новые бланки

Унифицированная формаДля какого события нужен документКакие графы можно исключить
Приходный ордер по форме № М-4Компания принимает материалы поставщика на склад, и вы отражаете их насчете 10 «Материалы»«Код единицы измерения»; «Название страховой компании»; «Номер платежного документа»; «Номер паспорта»
Акт о приемке материалов по форме № М-7Компания принимает материалы на склад, и вы отражаете их на счете 10«Материалы». При этом есть расхождения между документами поставщика и фактическим количеством (ассортиментом) товара«Время начала и окончания приемки»; «Название страховой компании»; «Дата отправки продукции»; «Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя)»; «Количество мест или вид упаковки»; «Код единицы измерения»; «Сорт»; «Номер паспорта»
Лимитно-заборная карта по форме № М-8Вы отпускаете материалы со склада в производство и списываете их со счета 10«Материалы» на счета затрат 20, 23, 25, 26 и т. д. Стоимость материалов вы признаете в составе налоговых расходов, если в компании установлены лимиты отпуска материалов в производство«Код единицы измерения»; «Подпись лица, установившего лимит»
Требование-накладная по форме № М-11Компания передает материалы из одного подразделения в другое. Например, со склада в головной офис. На основании документа вы списываете ценности сосчета 10 «Материалы» на счета затрат 20, 23, 25, 26 и т. д. А также признаете их стоимость в налоговых расходах. Если в требовании-накладной не указано, где будут использоваться материалы, то потребуется еще и акт на списание«Код единицы измерения»; «Количество затребуемых материалов»
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15Компания передает материалы в подразделения за ее пределами. На основании документа ценности списываются со счета 10 «Материалы» на счета затрат 20, 25и т. д. А также учитываете их стоимость в налоговых расходах. Если в накладной не указано, где используются материалы, потребуется еще акт на списание«Код единицы измерения»; «Количество затребуемых материалов»; «Вид деятельности структурных подразделений, которые отпускают и получают материалы»; «Учетная единица выпуска продукции»

Оформляйте все поступившие материалы одним документом

Без некоторых первичных документов по учету материалов можно и вовсе обойтись. Например, до 2013 года материалы можно было принять на счет 10 на основании одного из двух документов. А именно приходного ордера по форме № М-4 или акта по форме № М-7.

Первый документ требовалось составить, если сотрудники компании не выявили расхождений между данными в документах поставщика и принятыми материалами. А вот второй документ нужен был, чтобы принять к учету материалы, если по ним нет документов от поставщика или есть какие-то расхождения (по количеству, ассортименту).

Важная деталь

При поступлении материалов от поставщика на склад достаточно оформить приходный ордер в любой ситуации.

Так вот, теперь для всех этих случаев можно использовать приходный ордер. Лучше возьмите форму № М-4, при необходимости подогнав ее под себя. В этой унифицированной форме отражают как количество принятых материалов, так и данные, указанные в документах поставщика. И значит, если есть расхождения, то это будет понятно из приходного ордера. Потому и акт не нужен.

Советуем в приходный ордер добавить графы, где сотрудник на складе напишет пояснения по расхождениям. Эта информация поможет составить продавцу претензию.

При отпуске материалов тоже достаточно единого бланка

Отпуск материалов со склада раньше надо было оформлять одним из трех документов: лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на сторону или требованием-накладной.

По сути, все перечисленные унифицированные документы предназначены для одной и той же операции — когда передают материалы со склада другому подразделению компании (к примеру, в бухгалтерию, производство).

В частности, по лимитно-заборной карте отпускали материалы, для которых предусмотрены лимиты. На основании требования-накладной передавали МПЗ, для которых лимитов нет.

И наконец, накладная на отпуск на сторону нужна, чтобы отразить перемещение материалов в обособленное подразделение компании.

Теперь же вы можете разработать единый документ. Включите туда строки, где будут отражаться лимиты (если они есть в вашей компании). А также данные об обособленном подразделении, в которое передают материалы.

Как может выглядеть такой документ, мы показали ниже.

— этим знаком обозначены реквизиты, которые обязательно должны быть в первичном документе.

Проверьте, чтобы и в свободных формах были все обязательные реквизиты

Для некоторых операций по учету материалов вам и раньше приходилось разрабатывать собственные бланки. Унифицированных форм попросту не было. Понадобится такая первичка и сейчас. Назовем два наиболее важных документа.

Первый — это акт на списание материалов. Акт необходим, чтобы списать подобные ценности на расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Правда, он нужен лишь в том случае, если в документах на отпуск материалов со склада (например, в требовании-накладной) не указано назначение. То есть не расшифровано, как израсходовали ценности.

И если в случае с производственными материалами такая ситуация происходит редко, то с офисными МПЗ это обычное дело.

Осторожно!

Если в первичке на передачу материалов со склада не уточняется, где они будут использоваться, то придется составить акт на списание ценностей в расходы.

Второй документ, который вы наверняка уже разработали раньше и можете пользоваться им и теперь, — это акт на списание изношенной спецодежды. Вообще по учету таких материалов утверждена лишь одна унифицированная форма. Это ведомость на выдачу спецодежды работникам по форме № МБ-7. На основании такого документа стоимость выданной спецодежды списывают в бухгалтерском и налоговом учете.

Причем, если спецодежду учли в качестве материально-производственных запасов, то расходы на ее приобретение можно списывать равномерно в течение срока носки или единовременно. В последнем случае спецодежду продолжают отражать за балансом. А для того чтобы списать уже выданную и изношенную форму, никакого документа не предусмотрено. Бухгалтер составляет акт в произвольном виде.

Так вот, советуем провести ревизию тех неунифицированных первичных бланков, которые вам приходилось оформлять раньше. Убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и инициалы сотрудников, ответственных за оформление первички и за ее исправления.

Екатерина Постникова — ведущий эксперт журнала «Главбух»

Источник: https://delovoymir.biz/kak-oboytis-minimumom-pervichki-i-takim-obrazom-uprostit-uchet-materialov.html

Бухгалтерский учет и первичка движения основных объектов

Новые формы «первички» по учету основных средств

Коммерческие компании и ИП ведут хозяйственную деятельность на основании правильно оформленных первичных документов.

Законодательство предоставило возможность выбора унифицированных форм или самостоятельно разработанных предприятием «первички».

В основном используются формы документов, утвержденные Госкомстатом, ведь они включены во все бухгалтерские программы. В нашей статье пойдет речь о документальном оформлении движения основных средств.

Учетное оформление поступления и выбытия ОС

Все движение ОС в компании должно быть задокументировано. Поступление основного объекта вводят на основании следующей «первички»:

  • ОС-1 – бланк, используемый при поступлении любого основного фонда, кроме зданий и сооружений (для них является актом ОС-1а);
  • ОС-1б – форма, применяемая для учета группы однородных объектов;
  • ОС-14 – акт, по которому принимают ОС на склад для дальнейшего монтажа. ОС-15 является документом передачи основного средства для монтажных работ.

В зависимости от условий прихода ОС, оформленная «первичка» на объект сопровождается проводками:

  • Дт08 Кт60 – поступление ОС от поставщика на баланс предприятия;
  • Дт08 Кт98.02 – оприходование на безвозмездной основе;
  • Дт08 Кт75.01 – ОС внесено в уставной капитал;
  • Дт08 Кт07 – передача основного средства для монтажных работ.

Вышеперечисленная «первичка» служит основанием для открытия инвентарной карточки ОС-6 для каждого объекта или инвентарной карточки группового учета основных средств ОС-6а. В ней отражается характеристика объекта и полное передвижение основного фонда. Основанием служит акт приема-передачи и техническая документация.

Важно учесть, что первичный документ заполняется на каждый объект в отдельности, исключение составляет, если объекты объединены общими характеристиками и стоимостью.

Документальное оформление основных средств при процедуре списывания или выбытия:

  • Бланк ОС-1, выбытие ОС, кроме зданий и сооружений;
  • Бланк ОС-1а, предназначен для выбытия зданий и сооружений;
  • Бланк ОС-1б, предназначен для выбытия группы основных фондов;
  • Бланк ОС-4, для списания основных средств, кроме автотранспорта;
  • Бланк ОС-4а, акт о списании автотранспорта;
  • Бланк ОС-4б, списываются группы основных средств, исключение автотранспортных машин;
  • ТОРГ-12 может использоваться при продаже или мены.

Причины выбытия могут быть разными, несмотря на это, проводки будут для всех случаев одинаковыми:

  • Дт01В Кт01ОС – первоначальная стоимость перенесена на счет выбытия;
  • Дт02 Кт01В – списаны амортизационные начисления.

В подтверждающих документах о выбытии или списании ОС обязательным заполнением является причины ликвидации этого объекта.

Способы перемещения ОС и их учет

Передача имущества путем перемещения внутри организации без выделения на отдельный баланс фиксируется внутренними проводками:

  • Дт01.03 «Цех №1» Кт01.03 «Цех№2» — перемещение ОС из цеха №1 в цех №2 по первоначальной стоимости;
  • Дт02 «Цех №1» Кт02 «Цех№2» — начисленная амортизация.

Для передачи объектов из одного подразделения в другое подразделение, с выделением на отдельный баланс, вносят записи в инвентарную карточку ОС-6 или ОС-6а. Для продолжения правильного начисления износа инвентарную карточку передают вместе с оборудованием. В этой ситуации перемещение-поступление проводят следующими бухзаписями:

  1. В подразделении компании, из которой идет передача объекта:
  • Дт79.01 Кт01.03 – перемещение ОС в подразделение для внесения на отдельный баланс по первоначальной стоимости;
  • Дт02 Кт79.01 – отражен износ, перемещенного объекта.
  1. В подразделении компании, переданного ОС на его баланс:
  • Дт01.03 Кт79.01 – учтена первоначальная стоимость ОС;
  • Дт79.01 Кт02 – учтен начисленный износ на переданный объект.

Нужно учесть, что перемещение основных объектов между своими подразделениями выбытием не считается. Все транспортные расходы на перемещение объекта относят на производственные затраты или расходы на продажу.

Капремонт ОС и его документальное подтверждение

Чтобы начать процесс капремонта основных фондов, необходимо уделить особое внимание документальному оформлению учета основных средств. Вначале нужно документально обосновать потребность в проведении капремонта ОС.

Для этого составляется акт с перечисленными дефектами и неисправностями. Затем для передачи в ремонт составляется накладная на перемещение, если работа будет производиться силами организации или акт приема-передачи, если ремонтом будет заниматься специализированная организация.

Отремонтированный объект возвращается в организацию, обоснованием служит акт сдачи-приемки ОС-3, подписанный членами приемной комиссии и представителем подрядной организации.

Подтверждающие документы расходов на ремонт оборудования могут быть:

  • Документы по смете и документы технического характера;
  • Акт о выполненных работах от подрядчиков;
  • Товарная накладная на закупку необходимых материалов;
  • Внутренняя «первичка» для использования МПЗ.

При проведении капитального ремонта ОС, налоговые органы особое внимание уделяют на документальное подтверждение необходимости этого процесса.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/pervichnyj-uchet-dokumentooborot-arhiv/dokumentalnoe-oformlenie-i-uchet-dvizheniya-osnovnyh-sredstv.html

Документальное оформление учет и отражение в отчетности основных средств в 2019

Новые формы «первички» по учету основных средств

Поступление, выбытие, износ фиксируется на счетах, влияет на валюту баланса. Несвоевременное отображение операций с основными средствами негативно влияет на актуальность информации, предоставляемой бухгалтерской службой.

Таким образом, учёт необходим для обеспечения правдивости отчётности. Кроме того, имущество изнашивается, ломается, приходит в негодность. Бухгалтерский учёт позволяет проконтролировать необходимость списания, окончание срока эксплуатации, разумность ремонта.

ОС являются имуществом организации, поэтому они подлежат обязательной ежегодной инвентаризации. Так как в учёте все операции подтверждены документально, выявленная недостача может свидетельствовать о факте хищения или незаконного использования имущества.

Таким образом, с помощью сверки фактического наличия с информацией бухучёта осуществляется контроль за сохранностью активов.

Важно

Если объект внесён в собственный капитал, то он приходуется по согласованной стоимости, то есть владельцы компании совместно оценивают актив и записывают результат в документах. Если цена имущества превышает 200 МРОТ, то для определения стоимости требуется независимый эксперт.

Внимание

Процесс сопровождается записями:Операция Дебет Кредит Поступило ОС как вклад в УК 08 75 Ввод в эксплуатацию 01 08Начисление и оформление амортизации Амортизация — включение стоимости имущества организации в затраты на изготовление продукции с целью возврата потраченных на приобретение актива денег. Начисляется на контрактивный счёт 02 отдельно по каждой части имущества.

Операция производится ежемесячно в соответствии с расчётной ведомостью. Запись: Операция Дебет Кредит Определена сумма износа 20 (23, 25, 26, 44) 2 Оформление переоценки Переоценка — корректировка величины ОС.

Порядок документального оформления основных средств

Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме ОС-15.ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

Внимание После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы.

Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).


Документальное оформление учета основных средств организации Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет.

Первичные документы по учету основных средств

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано. Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Документальное оформление учета основных средств организации

В бухгалтерском учёте они могут быть признаны внеоборотным активом, если характеристики предмета соответствуют всем необходимым требованиям.

Важно Полученное в качестве целевого финансирования имущество согласно налоговому законодательству не может считаться ОС.

В бухгалтерских положениях нет подобного ограничения.

Дата постановки нового объекта на налоговый учёт совпадает с днём ввода в эксплуатацию.

Однако выбрать для начисления амортизации группу основных средств и определить срок эксплуатации необходимо из рекомендованной классификации в соответствии с характеристиками актива.

Первичные документы по учету основных средств Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС.

Документальное оформление движения основных средств

Есть ли обязательные формы для ОС Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает обязательное использование какой-либо определенной первички для документального оформления движения основных средств и их наличия (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время можно использовать формы, которые для учета объектов основных средств были утверждены Госкомстатом.

В любом случае, какие бы формы организация не использовала («госкмостатовские» или самостоятельно разработанные, в т.ч. на основе документов Госкмостата), эти формы ей необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета. Приведем в нашей консультации те основные формы первичных учетных документов для объектов ОС, которые были утверждены Госкомстатом.

Ведь именно они в настоящее время используются наиболее широко, в т.ч. применяются по умолчанию в большинстве бухгалтерских программ.

В бухгалтерском учете основных средств используется ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Так, например, в нормативных документах не закреплен способ распределения управленческих расходов некоммерческой организации в том случае, когда организация помимо своей основной уставной деятельности осуществляет также предпринимательскую деятельность.

В этом случае организация при формировании своей учетной политики может установить любой способ распределения таких расходов, закрепив его в приказе об учетной политике (п. 8 ПБУ 1/98).

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано. Но для этого п.

77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами: — по форме № ОС-1 — для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений); — по форме № ОС-1а — для зданий, сооружений; — по форме № ОС-1б — для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности некоммерческими организациями имеет следующие особенности: — некоммерческим организациям предоставлено право не включать в состав годовой бухгалтерской отчетности Отчет о движении денежных средств по форме № 4 (см. п. 4 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина России от 13 января 2000 г. № 4н). — при отсутствии соответствующих данных некоммерческая организация может не представлять Отчет об изменениях капитала (форма № 3) и Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); — всем некоммерческим организациям следует включать в состав годовой бухгалтерской отчетности Отчет о целевом использовании полученных средств по форме № 6, утвержденный Приказом Минфина России от 13 января 2000 г. № 4н.

Источник: http://1privilege.ru/dokumentalnoe-oformlenie-uchet-i-otrazhenie-v-otchetnosti-osnovnyh-sredstv-v-2018/

Правильное документальное оформление поступления основных средств с образцами документов для скачивания

Новые формы «первички» по учету основных средств

> Бухучет > Внеоборотные активы > Основные средства > Поступление > Правильное документальное оформление поступления основных средств с образцами документов для скачивания

21 декабря 2017      Поступление

Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов.

Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.

Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива.

Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.

Учет принятия к учету объекта ОС заключается в сборе всех затрат по приобретению на одном счете. Что входит в затраты при поступлении основных средств? Каждая затратная сумма вносится в учет на основании документа. Далее он подшивается для хранения в папку и при необходимости изымается для предъявления в качестве обоснования проведенных операций на бухгалтерских счетах.

Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.

Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:

  • покупка — приобретение за денежную плату;
  • получение в безвозмездный дар;
  • получение в качестве вклада в уставный капитал;
  • строительство хозспособом (с помощью своих сил);
  • строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
  • Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.

Какие нужны при покупке?

Список документов, когда основное средство приобретается за плату:

  • договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
  • накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
  • акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
  • счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
  • транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
  • путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
  • договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
  • накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
  • таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
  • авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.

Перечень при строительстве

Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.

Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:

  • накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
  • расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
  • бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
  • счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.

Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:

  • договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
  • акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
  • накладные на получение МПЗ для строительства;
  • сметная документация.

Какими бумагами оформляют безвозмездное получение актива

Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:

  • договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
  • акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
  • накладная, если ОС — новый;
  • документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
  • транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
  • бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.

Основания при получении объекта в качестве взноса в уставный капитал

Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:

  • документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
  • документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
  • если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.

Сроки хранения

Компания должна обеспечить сохранность документации, поступающей в связи с оприходованием ОС. Эти документы являются первичными и обосновывают сформированную первоначальную стоимость имущества, подлежащего дальнейшей амортизации.

При определении временных сроков для хранения следует опираться на такой перечень нормативных актов:

В налоговом учете период хранения подобных документов определен ст. 23 НК РФ и составляет 4 года. Срок нужно отсчитывать с момента завершения амортизационных начислений для налогообложения.

В бухгалтерском учете срок составляет 5 лет после того года, в котором объект основных средств принят к учету (введен в эксплуатацию).

Отдельно следует упомянуть документы, которыми оформляют корректность амортизационных расчетов (различные расчетные ведомости, протоколы, заключения, касающиеся амортизации). Подобную документацию нужно хранить постоянно, конкретные сроки для нее не ограничены законодательством.

На практике приходится сталкиваться с ситуацией, когда для одного и того же документа различными нормативными актами установлены не совпадающие по времени сроки хранения. В этом случае большее внимание следует уделять более длительным срокам, тогда не будут нарушения положения ни одного закона, приказа.

Ответственность за несоблюдение периодов

Для предприятия владельца основным средством нарушение сроков хранения документов ведет к ответственности:

  • административной;
  • налоговой.

Невыполнение сроков — это грубое нарушение по НК РФ, что ведет к:

  • штрафу 10 т.р. или 30 т.р., первый устанавливается при совершении нарушения в течении одного года, второй — более одного года (при условии, что это не привело к занижению налоговая база);
  • при занижении базы штраф исчисляется в процентах от незаплаченной налоговой суммы — 20% с минимальной границей в 40 р.р.

Что касается административной ответственности за несоблюдение сроков хранения, то она накладывается на руководителя предприятия — штраф может варьироваться от 2000 до 3000 руб.

Предприятие обязано оформлять все необходимые документы для грамотного оприходования полученного объекта ОС. Отсутствие документов не позволит обосновать произведенные расходы перед налоговой. Составленные документы нужно хранить на протяжении установленного срока, в противном случае компании грозит ответственность в виде штрафов.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/vneoborotnye/os/postuplenie/dokumenti.html

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Новые формы «первички» по учету основных средств

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».
Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.