Как учесть расходы на подбор персонала

Содержание

Сколько стоит подбор персонала — считаем трудозатраты и расходы

Как учесть расходы на подбор персонала

На первый взгляд, разброс цен на услуги по подбору персонала впечатляет.

«Охотники за головами» просят долю годового заработка кандидата,  большинство рекрутеров определяют размер гонорара одной-двумя месячными заработными платами,  в прайсах некоторых кадровых агентств указана фиксированная стоимость подбора специалистов определенной квалификации и профиля.

Труд штатных специалистов по подбору персонала чаще всего оплачивается скромнее — повременно и независимо от объема и результатов работы.

Может показаться, что при таком разбросе точно рассчитать затраты очень сложно.

Это не так.

В этой статье я расскажу, как правильно рассчитывать себестоимость подбора персонала.

Как рассчитать себестоимость подбора персонала

Для этого делаем несложный калькулятор в MS Excel.

Он состоит из трех таблиц – «Работы и нормативы», «Сроки и объемы» и «Финансы» (см. рисунок ниже) и обрабатывает данные следующим образом:

  • длительность разовых работ суммируется со значениями, полученными с использованием показателей сроков и объемов (количества, дней, звонков, писем, собеседований etc) . Для простоты оперируем средними значениями объемов работ;
  • количество минут пересчитывается в часы, часы умножаются на стоимость одного часа сотрудника, к этому произведению прибавляется стоимость услуг hh.ru.

Расчет очень прост — сейчас  я расскажу вам о том, где взять исходные данные для расчета.

Исходные данные для расчета затрат на подбор персонала

Для расчета нам нужны следующие параметры вашего проекта по подбору персонала:

Работы, которые нужно выполнить, чтобы подобрать сотрудника.

Нормы – время на выполнение повторяющихся или разовых работ, выполняемых при подборе персонала. Норма устанавливается на «единицу» выполняемой работы, например, на просмотр одного резюме или на проведение одного интервью.

Сроки и объемы работ – планируемый срок подбора персонала в рабочих днях и количество операций, которые предстоит выполнить сотруднику, занятому поиском и подбором.

Прямые затраты на подбор сотрудника – стоимость часа работы специалиста, занятого подбором персонала, стоимость размещения объявления о вакансии, стоимость доступа к базе резюме.

В качестве примера используем абстрактную «офисную» должность, так как стоимость массового подбора персонала рассчитывается по-другому.

Как пронормировать работы по подбору персонала

Чтобы сэкономить время,  при  составлении перечня работ сразу оцениваем,  сколько времени потратим на выполнение каждой из них — определяем  норму времени.

Облегчаем себе задачу расчета нормы —  используем минимальное и максимальное значения времени, которое, по нашему мнению, нужно на выполнение работы — нормой считаем среднее арифметическое.

Ниже — перечень работ, которые мы выполняем в процессе подбора персонала с указанием норм времени на их выполнение.

Работа 1. Уточняем условия, требования, обязанности вакантной должности. Продолжительность – от 15 минут до 1 часа (если что-то нужно обсуждать и уточнять).

Работа 2. Проверяем, конкурентоспособна ли предлагаемая нами заработная плата. Если делать это экспресс-методом,  о котором я снял видео Как сделать обзор зарплат за 60 секунд, это займет 10-15 минут. Если пользоваться зарплатным калькулятором, то можно уложиться за полчаса-час.

Работа 3. Размещаем описание вакансии на сайте – это займет от 15 до 40 минут с учетом того, что первоначальный вариант может вам не понравиться, и вы несколько раз отредактируете уже размещенное объявление.

Работа 4. Просматриваем базу сайта в поисках нужных резюме. В зависимости от специфики вакансии и опыта формирования поисковых запросов, вы потратите на открытие всех резюме для просмотра от 15 минут до 1 часа. На просмотр одного резюме может уйти от 10 секунд до 1 минуты.  На сортировку выбранных резюме и их сохранение в папках вы потратите от 10 до 40 минут.

Работа 5. Каждый день просматриваем отклики на объявление о вакансии. Просмотр одного резюме займет от 10 секунд до 1 минуты. Сортировка и сохранение резюме – от 5 до 15 минут.

Если у вас есть сомнения в обоснованности таких расчетов — посмотрите видеозапись работы рекрутера в реальном времени — на ней демонстрируется близкая к максимальной скорость работы.

Работа 6. Соискателям, которые нас заинтересовали,  пишем письма или звоним. Время на одно письмо с учетом наличия шаблона-заготовки — от 1 до 3 минут. Длительность исходящего телефонного звонка  соискателю – 3-5 минут.

Работа 7. Отвечаем на звонки соискателей, которые будут связываться с нами по вашей просьбе или уточнять, получили ли вы резюме. Ответ на один звонок займет 1-3 минуты вашего времени.

Работа 8. Проводим очные интервью или интервью по Скайпу. Длительность  – от 20 минут до 1 часа.

Работа 9. Проводим повторные интервью с соискателями или организуем интервью с лицом, принимающим решение, если это не вы – от 30 минут до 1 часа.

Работа 10. Проверяем рекомендации (звоним на предыдущие места работ для сбора дополнительной информации о соискателях) – от 15 минут до получаса.

Работа 11. Рассылаем по почте, через hh.ru или посредством смс отказы соискателям – от 20 минут до 1 часа.

Сроки и объемы работ при подборе персонала

Сколько времени мы планируем потратить на поиск?

Будем оптимистами —  считаем, что справимся не менее чем за  две недели, но не более чем за месяц.

Срок мы определили — 10- 20 рабочих дней.

Определяем объемы работ.

Сколько резюме из базы данных  мы планируем просмотреть — от 300 до 500.

Сколько откликов будет приходить за один день на наше объявление о вакансии —  10-20.

Скольким отобранным кандидатам мы будем писать/звонить  —   8-12 в день.

С каким количеством интересных кандидатов, откликнувшихся на объявление о вакансии мы общаться по телефону за 1 день — от 2 до 6.

Скольких соискателей мы планируем увидеть очно или на Скайп-интервью —  8-12.

Сколько соискателей будет проходить повторные интервью —  2-4.

У скольких соискателей мы будем проверять рекомендации —  2-3

Расходы на заработную плату, публикацию вакансии и доступ к базе

Будем считать, что подбор персонала мы поручили сотруднику, который в месяц зарабатывает 50 000 рублей.

Стоимость часа его работы составляет 284 рубля.

Вакансию разместили на hh.ru за 700 рублей.

Доступ к базе резюме в одном регионе на один день обошелся нам в 3000 рублей.

Ввод данных в калькулятор на этом завершен, можно посмотреть, что получилось.

Результаты расчета стоимости подбора персонала

В этом примере выполнение работ по подбору персонала обойдется нам в 12604 рубля и займет 31 час рабочего времени при условии, что мы закончим работу за три недели.

Не забудьте, что калькулятор рассчитывает «чистое» рабочее время, без потерь на технические перерывы и подготовительные работы.

Чтобы не ошибиться в расчетах, учитывайте потери времени при выполнении работ в нормативах или умножайте итоговые трудозатраты на повышающий коэффициент.

Если есть сомнения – проверяйте параметры, используемые для расчета, пробуйте рассчитывать затраты по максимуму и минимуму, вводите допуски на ошибки.

Зачем рассчитывать трудозатраты и себестоимость подбора персонала

Если у вас есть штатный специалист по подбору персонала – вы сможете оценить его загрузку.

Для этого полученные в этом микрокалькуляторе данные нужно просто перенести в калькулятор для расчета численности, который позволит рассчитать нагрузку с учетом режима и графика работы, а также потерь рабочего времени.

Если вы сами планируете подбирать персонал —  поймете, есть ли у вас возможность выделить достаточно времени для выполнения этой работы.

Сопоставьте стоимость услуг внешних исполнителей с себестоимостью этой работы при выполнении ее силами сотрудников вашей компании и оцените, какой вариант вам выгоднее.

Правда, сначала нужно оптимизировать численность, должностной состав и «стоимость» сотрудников, которым поручен подбор персонала — обязательно расскажу об этом в одной из следующих статей.

Резюме

Понятно, что описанный выше алгоритм расчета не учитывает все детали процесса подбора персонала и качество и скорость работы исполнителя.

работы и стоимость подбора персонала могут варьироваться в зависимости от способов привлечение соискателей и от того, ищете ли вы одного сотрудника или ваш проект предполагает массовый подбор.

Не стоит считать расценки кадровых агентств всегда заведомо завышенными – на стоимость услуг существенно влияют риски, связанные со спецификой агентского бизнеса.

В каждом случае нужно разбираться, какие работы по подбору персонала стоит выполнять своими силами, а выполнение каких работ полностью или частично стоит поручить сторонним специалистам.

Если вам нужно спрогнозировать или учесть все затраты на подбор персонала в различных ситуацияx, читайте статью Расчет стоимости подбора персонала калькулятором HR-ПРАКТИКА: прямые и косвенные затраты, статьи расходов.

Удачи в поиске и подборе персонала.

Денис Карандашев

Подбор персонала

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: http://hr-praktika.ru/blog/podbor-personala-sebestoimost/

Расходы на подбор персонала

Как учесть расходы на подбор персонала

Если компания самостоятельно подбирает персонал, то, как правило, для этих целей даются объявления в газетах, журналах или на специализированных сайтах в Интернете. Информация о наборе сотрудников не отвечает определению рекламы, указанному в статье 3 Федерального закона от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ. Соответственно, она не признается рекламной.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, для целей налогообложения к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала. На это ссылаются и чиновники в письме Минфина России от 23 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/585.

Таким образом, расходы, связанные с размещением в средствах массовой информации объявлений о подборе персонала, учитываются в составе прочих расходов.

Еще один важный момент, на который стоит обратить внимание, Существуют ситуации, когда компания несет расходы по оплате запросов из реестра дисквалифицированных лиц. Эта обязанность установлена пунктом 2 статьи 32.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Например, прежде чем принять на работу руководителя или главного бухгалтера, компания должна запросить информацию о том, не является ли кандидат дисквалифицированным лицом. Эта информация представляется на платной основе.

Такие затраты также может учесть в составе прочих.

Компания заключает договор с кадровым агентством

Необходимо отметить, что признание в налоговом учете данного вида расходов связано с определенными налоговыми рисками. Так, если в компании есть собственный отдел кадров (или тем более – подразделение по подбору персонала), налоговики могут признать расходы на услуги агентств экономически необоснованными.

Чтобы этого избежать, нужно грамотно оформить соответствующие документы. Должностные обязанности работников отдела кадров не должны совпадать с теми услугами, которые предоставляет кадровое агентство.

Например, если в должностные обязанности работника входит лишь подбор кандидатов на вакансии рабочих и младшего технического персонала, а с кадровым агентством был заключен договор на оказание услуг по поиску специалистов среднего и высшего звена, то в таком случае затраты на услуги кадровых агентств можно учесть в составе расходов.

Данная точка зрения поддерживается и судебной практикой (см., например, постановление ФАС Северо-Западногоокруга от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Когда расходы на подбор персонала можно учесть

Расходы по подбору персонала, в том числе на оплату услуг кадровых агентств, можно учесть в составе прочих расходов только при одном условии – организация фактически набрала сотрудников (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В противном случае такие расходы нельзя рассматривать как экономически обоснованные. Следовательно, уменьшать на них налогооблагаемую прибыль нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 4 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/504, от 1 июня 2006 г.

№ 03-03-04/1/497 и УФНС России по г. Москве от 22 марта 2005 г. № 20–12/19398).

Однако есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по подбору персонала (в том числе на оплату услуг кадровых агентств) при отсутствии положительного результата. Они заключаются в следующем.

Налоговое законодательство не содержит прямых ограничений на признание расходов, не давших положительного результата. Кроме того, расходы признаются экономически обоснованными, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Об эффективности (положительном результате расходов) в Налоговом кодексе РФ не сказано (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П). Это подтверждает и налоговая служба. В письме от 27 апреля 2007 г. № ММ-6-02/356 ФНС России предложила свои критерии оценки экономической обоснованности расходов при расчете налога на прибыль.

Данное письмо налоговые инспекции разработали для внутреннего пользования.

Следовательно, занимаясь поиском персонала, организация преследует цель получить выгоду от работы новых сотрудников. А значит, изначально такие расходы направлены на получение дохода.

Правомерность данной точки зрения подтверждает и судебная практика. В постановлениях ФАС Московского округа от 9 ноября 2007 г. № КА-А40/10001–07 и Поволжского округа от 22 мая 2007 г.

№ А55-29883/05–53 судьи указали, что затраты по подбору персонала относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом Налоговый кодекс РФ не требует в качестве дополнительного условия для признания расходов приема на работу кандидатов, которых предложило кадровое агентство.

Обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала определяет не конечный результат таких услуг, а сам факт их оказания, то есть реальная деятельность исполнителя, направленная на поиск, отбор и предоставление кандидатур для заполнения вакансий.

Если организация не сочла возможным трудоустроить предложенную кандидатуру или если после приема на работу сотрудник был уволен, то это не является основанием для признания таких расходов экономически неоправданными. Такие выводы содержатся в определении ВАС РФ от 20 июня 2008 г.

№ 7520/08, постановлениях ФАС Уральского округа от 19 февраля 2008 г. № Ф09-477/ 08-С2, Московского округа от 13 марта 2009 г. № КА-А40/1354–09.

А в постановлениях от 17 января 2006 г. № А74-2403/ 05-Ф02-6860/ 05-С1 и от 11 января 2006 г.

№ А10-4653/05-Ф02-6684/ 05-С1 ФАС Восточно-Сибирского округа указал, что оценка экономической эффективности расходов организации не предусмотрена налоговым законодательством в качестве критерия формирования налоговой базы. Спорные расходы соответствуют деятельности организации, что уже свидетельствует об их экономической оправданности.

Снизить риски при проверке можно. Например, в договоре с кадровым агентством укажите, что за подбор персонала организация рассчитается только после зачисления кандидата в штат.

Либо укажите в договоре, что агентство помимо услуг по подбору персонала оказывает информационные (представляет сведения об имеющихся кандидатурах) и консультационные (например, предварительное тестирование соискателей) услуги.

После того как услуги оказаны, в акте приема-передачи и счете-фактуре будет отражено, что предоставлены именно информационные (консультационные) услуги. Расходы по ним можно будет учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп.14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Александр Елин,

директор компании “АКАДЕМИЯ АУДИТА”

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/24936-rashody-na-podbor-personala-v-kompaniyu

Как рассчитать бюджет на подбор персонала?

Как учесть расходы на подбор персонала

Приближается конец года, а с ним и составление планов и бюджетов на 2019 год. Вам предстоит нанять сотрудников, но у вас нет HR-специалиста, т. к. компания не очень большая. Какие статьи расходов нужно учесть, чтобы процесс подбора не затянулся, и в намеченное время все вакансии были бы закрыты квалифицированным персоналом?

Существуют две стратегии в подборе персонала (как и в любом бизнес-процессе, непрофильном для вашего бизнеса):

  • Все делать самостоятельно.
  • Отдать на аутсорсинг профильному подрядчику.

Рассмотрим бюджетирование подбора персонала по каждой стратегии. Чтобы не усложнять расчеты, в каждом варианте, упущенную выгоду от отсутствия необходимого персонала мы не учитываем.

Самостоятельно

В случае самостоятельного подбора, нужно учесть следующие статьи расходов:

  • Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься поиском и отбором кандидатов. Если этим планирует заняться сам руководитель, то стоимость 1 часа (Ч) такого руководителя нужно умножить на количество часов в день (Nч), которое он сможет посвятить поиску резюме, телефонным и очным собеседованиям, и полученный результат умножить на количество дней работы над закрытием вакансии – (Nд).
  • Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с занятостью подбором персонала. Когда сотрудник занимается подбором персонала, он не занимается своей работой, которая приносит прибыль компании.
  • Покупка доступа к платным базам резюме.
  • Размещение объявлений о вакансии на специализированных сайтах.
  • Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях.

Формула для расчета ФОТ:

ФОТ = Ч * Nч * Nд

Или, в процентах от рабочего времени:

ФОТ = ФОТн * Х,

Где ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный),

Х – процент рабочего времени, который тратится на подбор сотрудника.

Формула для расчета снижения эффективности Эф:

Эф = AV * (ФОТ/ФОТн)

где,

AV – added value, добавленная стоимость в рублях, которую создает сотрудник для компании за период Nд дней;

ФОТ – фонд оплаты труда сотрудника, потраченный на подбор персонала;

ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный).

Пример расчета бюджета затрат на подбор сотрудника.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается коммерческий директор. Его оклад 150 000 рублей. Время, которое он тратит на поиск, отбор и собеседования – 30% от рабочего времени. Длительность подбора – 1 месяц. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Статьи затрат:

  • ФОТ = 150000 * 30% = 45000 руб.
  • Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * (45000/150000) = 150 000 руб.
  • Покупка доступа к платным базам резюме (2 базы на 1 месяц) = 100 000 руб.
  • Размещение вакансии на 2-х сайтах = 15 000 руб.
  • Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях = 15 000 руб.

Итого: 325 000 рублей

Вывод: подбор менеджера по продажам силами коммерческого директора стоит 325 000 рублей в месяц. При этом закрытие вакансии не гарантируется. Т. е. компания потеряет 325 000 рублей, если вакансию закрыть не получилось.

Между тем, компания потеряет еще больше, если кандидат уволится в первые месяцы работы, когда он еще не начал приносить прибыль. Т. к.

будет выплачена зарплата кандидату в период его адаптации и вхождения в должность, при этом в качестве наставника привлекается наиболее эффективный менеджер по продажам, который помогает новому сотруднику в ущерб своей производительности.

В первом приближении, если менеджер по продажам уволится через 2,5 месяца, получая ежемесячный оклад в 50 000 рублей, с учетом операционных расходов на его рабочее место, с учетом снижения эффективности работы наставника, мы получаем расчетный убыток от найма собственными силами в сумму более 500 000 рублей. Но, самое неприятное в этой ситуации то, что процесс подбора нужно запускать заново и без гарантии вновь потерять полмиллиона рублей.

На аутсорсе

Рассмотрим второй вариант – передача процесса подбора персонала кадровому агентству. Статьи расхода в этом случае выглядят следующим образом:

  • Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься финальным собеседованием кандидатов, отобранных кадровым агентством.
  • Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с проведением финального собеседования
  • Оплата услуг кадрового агентства.

Как правило, стоимость услуг кадрового агентства привязана к годовому доходу на открытой вакансии. Формула выглядит следующим образом:

С = (ЗП * 12) * Y%

Где, С- стоимость услуг кадрового агентства; ЗП – среднемесячная зарплата сотрудника на вакансии; Y – размер комиссии в процентах, установленный конкретным кадровым агентством.

Рассмотрим предыдущий пример с подбором менеджера по продажам с коммерческим директором, в качестве лица, принимающего решение о найме кандидата.

Пример расчета.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается кадровое агентство, с гонораром 12% от годового дохода по вакансии. Коммерческий директор проводит финальное собеседование с тремя кандидатами по 1 часу.

Следовательно, время, которое он потратит на это – 2% от рабочего времени в 160 часов в месяц.Его оклад 150 000 рублей. Длительность подбора – 0,3 месяца. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Зарплата по вакансии 50 000 рублей в месяц.

Статьи затрат при подборе сотрудников силами кадрового агентства:

  • ФОТ = 150000 * 2%* 0,3 месяца = 900 руб.
  • Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * 0,3 * (900/150000) = 900 руб.
  • С = (ЗП * 12) * 10% = 50000 * 12 * 12% = 72000 руб.

Итого: 73800 рублей

Выводы и сравнение

Стоимость подбора силами кадрового агентства почти в 5 раз дешевле подбора собственными силами.

При увольнении кандидата, привлеченного собственными силами в течение первых 3-х месяцев, убытки компании составляют около полумиллиона рублей.

При увольнении кандидата, представленного кадровым агентством убытков нет, как и нет новых расходов на подбор сотрудника, т. к. кадровое агентство предоставляет бесплатную гарантийную замену.

Представим данные расчетов в виде таблицы.

Таблица 1. Сравнение бюджетов на подбор персонала

Самостоятельный подбор, руб.Подбор через кадровое агентство, руб.
Бюджет на закрытие вакансии325 00073 800
Бюджет на замену кандидата, в случае его увольнения в течение первых 3-х месяцев325 0000
Финансовые потери при невозможности закрыть вакансию по различным причинам (компетенции, заявленные в требованиях к кандидатам, не соответствуют рыночной зарплате, неудобное место расположения офиса, массовые отрицательные отзывы о компании и т. п.)325 0000

При ограниченности ресурсов, экономически выгоднее эпизодические непрофильные бизнес-процессы, в частности подбор персонала, передавать профессиональному подрядчику.

Pixabay

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1989289-budzhet-na-podbor-personala-kak-rasschitat

Затраты на подбор персонала

Как учесть расходы на подбор персонала

Любая компания сталкивается с необходимостью поиска новых сотрудников. Эта процедура может потребовать немалых расходов. О том, как их отразить в налоговом и бухгалтерском учете, читайте в статье.

Когда организации необходимо найти новых сотрудников, она может подобрать их самостоятельно или обратиться за помощью в специализированное кадровое агентство.

Независимо от того, какой вариант будет выбран, прежде чем начать поиск, следует проверить внутреннюю документацию. Речь идет о штатном расписании.

Любые расходы, связанные с сотрудниками, могут быть признаны затратами организации только при наличии соответствующих штатных единиц. Ни зарплата, ни тем более стоимость услуг кадровых агентств не будут оправданны без утвержденного штата.

Проверяем штатные единицы

Штатное расписание утверждается приказом руководителя в соответствии с уставом организации. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности работников. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей и специальностей, а также сведения о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания (№ Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Порядок ее заполнения приведен в разделе 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в указанном постановлении.

При необходимости содержание штатного расписания можно изменить. Поправки в этот документ вносятся в соответствии с приказом руководителя.

Итак, прежде чем начать поиск сотрудников, убедитесь, что в штатном расписании указаны должности, по которым необходимо закрыть вакансию. Если в структуру вводятся новые штатные единицы, внесите в расписание изменения.

ООО «Весна» занимается оптовой торговлей промышленными товарами. В штатном расписании числятся 19 штатных единиц с общим фондом заработной платы 345 000 руб.

В связи с расширением деятельности ООО «Весна» открыло вакансию кладовщика с окладом 15 000 руб. Поскольку ранее склада в организации не было, в штатном расписании не предусмотрена должность кладовщика.

Какие документы следует оформить перед началом поиска работника?

Решение. Основанием для начала поиска работника является наличие вакансии в штатном расписании. Значит, необходимо издать приказ о внесении изменений и составить штатное расписание, которое будет содержать данную вакансию.

В ООО «Весна» руководитель издал приказ от 14.06.2007 № 48 о внесении изменения в штатное расписание. Кадровый работник составил новое штатное расписание с учетом изменений. В результате в штатном расписании числятся 20 штатных единиц с общим фондом заработной платы 360 000 руб.

Кроме штатного расписания следует обратить внимание на должностные инструкции. Открытые вакансии — это хороший повод пересмотреть старые или утвердить новые должностные инструкции. Конкретное и полное описание обязанностей сотрудника облегчит подбор подходящего кандидата.

Самостоятельный подбор персонала

Самостоятельный поиск сотрудников считается малобюджетным мероприятием. Как правило, расходы организации ограничиваются стоимостью публикации объявления в средствах массовой информации.

Это могут быть объявления в газетах или журналах, а также в электронных СМИ. В случае размещения объявлений на радио или телевидении их стоимость может быть существенной.

Публикация объявлений может оплачиваться как в наличной форме[ссылка:2]2[/ссылка], так и безналичным перечислением средств со счета.

[сноска:2]Предел расчетов наличными деньгами по одному договору с 22 июля 2007 года составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).[/сноска] Оплатить публикацию объявления наличными можно через подотчетное лицо. Работнику нужно выдать деньги и доверенность.

Этот документ показывает, что сотрудник является представителем юридического лица, которому необходимо выдать счет-фактуру.

Некоторые организации не требуют доверенности и со слов представителей оформляют документы на юридическое лицо. Поэтому лучше заранее узнать, понадобится доверенность или нет.

После оплаты объявления о вакансии работник оформляет авансовый отчет и прилагает к нему оправдательные документы. Напомним, что это чек ККТ и документ, в котором содержится расшифровка назначения платежа.

НаПример, квитанция к приходному кассовому ордеру или счет на оплату услуг по размещению информации в СМИ.

После выхода в свет газеты или журнала с опубликованным объявлением издатель оформляет для организации акт и счет-фактуру.

Бухучет

В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете такие расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Сотруднику ООО «Весна» И.И. Иванову выдали под отчет 1500 руб. и поручили поместить объявление об открытой вакансии кладовщика в газете «Работа». Он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением кассового чека и счета. Стоимость услуг газеты составила 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб.

Решение. Бухгалтер ООО «Весна» сделал следующие записи в учете организации:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 71

  • 1180 руб. — отражено использование подотчетных сумм в уплату за размещение объявления;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

  • 320 руб. (1500 руб. – 1180 руб.) — приняты в кассу неиспользованные средства, возвращенные подотчетным лицом.

После выхода в свет номера газеты с опубликованным объявлением издательство «Работа» оформило для ООО «Весна» акт и счет-фактуру. На основании указанных документов в бухгалтерском учете сделаны записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 76

  • 1000 руб. (1180 руб. – 180 руб.) — учтена стоимость услуг газеты по размещению объявления;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76

  • 180 руб. — учтена сумма НДС, оплаченного в стоимости услуг газеты.

Обратите внимание: от небольших изданий бывает сложно получить надлежащим образом оформленные акты и счета-фактуры.

Такие СМИ выдают вместе с кассовым чеком документ, аналогичный товарному чеку, в котором указывается назначение платежа, наПример за помещение объявления. В таком случае расходы все-таки нужно подтвердить документально.

Обоснованием послужит экземпляр газеты с вышедшим объявлением. Он заменит акт выполненных работ. Однако принять к учету «входной» НДС уже не получится, поскольку счет-фактура отсутствует.

Налогообложение

В налоговом учете расходы на поиск новых сотрудников включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом налоговики настаивают на том, что затраты на подбор кадров можно принимать в уменьшение облагаемой прибыли только в том случае, если в результате предпринятых шагов организация приняла нового сотрудника.

В основе позиции чиновников лежат давно отмененные Методические рекомендации по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций», утвержденные приказом МНС России от 20.12.2002 № БГ-3-02/729.

В этом документе было указано, что расходы на подбор кадров не учитываются для целей налогообложения, если организация фактически не произвела набор работников. Налоговиков не смущает, что упомянутые рекомендации утратили силу.

Они не принимают во внимание то, что в тексте статьи 264 НК РФ ничего подобного не сказано и никаких особых условий принятия затрат не перечислено.

По мнению автора, в случае публикации объявлений в СМИ с мнением налоговиков можно поспорить.

Когда организация ведет поиск новых сотрудников, затраты на объявления являются обоснованными, поскольку это практически единственный рациональный способ оповестить население об открытой вакансии.

В то же время опубликованная информация не является гарантией того, что на нее откликнется подходящий организации кандидат. Следовательно, факт публикации объявления и выход на работу нового сотрудника в данном случае не должны быть связаны.

Если организация так и не смогла подобрать подходящего кандидата, но приняла в затраты расходы на публикацию объявлений в СМИ, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в суде.

Обращаемся в агенство

Когда организация обращается с вопросом подбора персонала в специализированное кадровое агентство, с затратами складывается другая ситуация.

В данном случае организация является заказчиком конкретных услуг. Эти услуги исполнитель (кадровое агентство) обязуется оказать в соответствии с заключенным договором.

Результатом исполнения обязательств по договору может быть только прием на работу нового сотрудника.

Работа с кадровым агентством происходит по следующей схеме. После подписания договора организация заполняет заявку на поиск кандидата. В соответствии с заявкой агентство подбирает людей на открытую вакансию. После проведения собеседований организация выбирает подходящего сотрудника.

Как правило, кадровые агентства не берут предоплаты. Их услуги оплачиваются по факту выхода на работу нового сотрудника. На дату выхода стороны подписывают акт об оказании услуг и агентство, если оно является плательщиком НДС, составляет счет-фактуру. Стоимость услуг агентства определяется договором.

ООО «Весна» заключило договор с кадровым агентством «Поиск» на подбор кладовщика с ежемесячным окладом 15 000 руб. Агентством подобрано шесть кандидатур. По результатам собеседований ООО «Весна» выбрало В.В. Петрова. Приказом от 27.06.2007 № 56-к В.В. Петров принят на работу.

На эту дату организация подписала с агентством акт и получила счет-фактуру. Стоимость услуг агентства — 20% годового дохода сотрудника, что составляет 36 000 руб. (15 000 руб.# #12 мес. : 100#20), в том числе НДС 5491,53 руб. Указанную сумму ООО «Весна» перечислило 28 июня 2007 года.

Как отразить эти операции в бухучете?

Решение. Бухгалтер ООО «Весна» сделал в учете следующие записи:

27 июня 2007 года

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 76

  • 30 508,47 руб. (36 000 руб. – 5491,53 руб.) — отражена стоимость услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76

  • 5491,53 руб. — учтена сумма НДС, оплаченного в стоимости услуг;

28 июня 2007 года;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

  • 36 000 руб. — отражена оплата услуг кадрового агентства.

В налоговом учете такие затраты признаются экономически обоснованными и отражаются в составе прочих расходов по пункту 8 статьи 264 НК РФ.

Если подобранный агентством сотрудник уволен в течение испытательного срока, как правило, агентство подбирает ему замену бесплатно. При увольнении работника после испытательного срока замена не делается.

Деньги при этом агентство не возвращает и затраты в этом случае не сторнируются, поскольку услуги были оказаны и работник был принят на работу.

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/81753-zatraty-na-podbor-personala

Расходы на подбор персонала | Статьи | Журнал «Директор по персоналу»

Как учесть расходы на подбор персонала

Подбор персонала – еще одна статья расходов в бюджете на персонал. Из чего она состоит? О чем нужно помнить при планировании расходов? Разберемся вместе, как учитывать расходы на поиск персонала, и от чего зависит эффективность такой работы.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как планировать расходы на поиск персонала;
  • от чего зависит эффективность подбора персонала;
  • когда нужна служба подбора персонала.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 HR-документов

Заявка на подбор персонала

https://www.youtube.com/watch?v=o9afpKp70h8

Должностная инструкция начальника отдела кадров

Регламент формирования бюджета (фрагмент)

Вопросы для интервью с руководителем проектами

Уведомление от нового работодателя

Расходы на подбор персонала надо планировать, а как?

Перед тем, как начинать планировать расходы на подбор персонала, потребуется узнать точное количество будущих сотрудников, которых мы планируем найти. Для этого ответим на несколько важных вопросов:

  • все ли руководители подали заявки на подбор персонала (в заявках указывается точное количество новых работников);
  • не планирует ли руководство компании в обозримом будущем расширять бизнес (открывать новые филиалы, подразделения);
  • если расширение бизнеса планируется, как увеличатся объемы производства, изменится ли организационная структура, каков план по найму нового персонала.

Затем просчитайте расходы на найм персонала. Также учтите, что часть сотрудников будет увольняться, и нужно будет искать работников на освободившиеся вакансии. Для этого рассчитайте среднее количество увольнений за какой-либо отчетный период (например, за 2-3 года). Просто суммируйте количество случаев увольнений за последние два-три года, а затем разделите на количество лет.

Пример

Бюджет на подбор персонала для торговой компании складывался из следующих расходов:

расходы на поиск персонала из категории регионального топ-менеджмента (плата за публикации вакансий в журналах и газетах, договор с кадровым агентством);

расходы на подбор рядовых специалистов (зарплата рекрутера).

Расписав подробно все затраты и проведя анализ стоимости услуг по подбору персонала, получились такие цифры. Затраты на поиск региональных топ-менеджеров – 100 000 рублей, на другой персонал – 50 000 рублей. Итого: 150 000 рублей.

Служба подбора персонала должна спланировать сроки поиска сотрудников. Это напрямую влияет на затраты, связанные с поиском новых сотрудников. Например, чем дольше поиски, тем больше затрат, скажем, на заработную плату менеджера по подбору (рекрутера).

Читайте подробнее о подборе персонала в статье >>>

Совершенствование подбора персонала: какие методы наиболее эффективны?

Способы поиска и подбора новых работников зависят:

  • от категории сложности вакансии (насколько трудно вести поиск и как долго);
  • от сроков закрытия вакансии (как быстро нужно найти требуемого работника);
  • от финансовых возможностей компании, которой требуется новый сотрудник.

Какой метод выбрать? Выбираем тот, который будет оптимальным и по срокам и по финансам. Перечислим методы, определяющие эффективный подбор персонала.

1. Методы и технологии поиска топ-менеджеров и ключевых специалистов:

  • технология executive search (с прямым поиском кандидатов в других компаниях);
  • поиск по закрытым базам резюме и платным работным сайтам;
  • объявление конкурса на закрытие вакансии в СМИ, на специализированных сайтах;
  • обращение в кадровое агентство;
  • поиск среди сотрудников, зачисленных в кадровый резерв.

Методы отбора (помогают выбрать наиболее подходящего кандидата):

  • оценочное интервью, бизнес-интервью;
  • сравнительный анализ квалификации, опыта, достигнутых результатов (short-list кандидатов);
  • собеседование с руководителем компании, директором по персоналу.

Расходы: 25-30 процентов годового дохода будущего сотрудника.

2. Способы поиска специалистов и менеджеров среднего звена:

  • поиск через знакомых и среди бывших работников;
  • использование кадрового резерва;
  • объявление в СМИ, на работных порталах и специализированных сайтах;
  • поиск по открытым базам резюме;
  • поиск через биржу труда и ярмарку вакансий; общественные организации, профессиональные клубы;
  • обращение в кадровое агентство.

Методы отбора:

  • оценочное интервью;
  • анализ анкеты, рекомендаций;
  • профессиональное тестирование;
  • психологическое тестирование;
  • собеседование с руководителем отдела, менеджером по персоналу;
  • решение бизнес-кейсов;
  • деловые игры.

Расходы: от 2000 рублей за размещение вакансии в базе, от 150 рублей за просмотр одной вакансии в закрытой базе резюме.

3. Способы поиска рядовых сотрудников:

  • поиск через знакомых, среди бывших работников;
  • объявление о вакансиях в СМИ, в метро, наземном транспорте, на досках объявлений;
  • поиск через биржу труда и ярмарку вакансий,
  • привлечение кандидатов в ходе проведения выставок, конференций;
  • проведение «Дня карьеры», практики и стажировок, профессиональных конкурсов для выпускников;
  • обращение в кадровое агентство (аутсорсинг, лизинг персонала).

Методы отбора:

  • собеседование с непосредственным руководителем;
  • анализ квалификации, опыта работы, определение степени соответствия кандидата вакантной должности.

Расходы: зарплата менеджера по подбору (рекрутера).

Служба подбора персонала: считаем зарплату рекрутера

Анализируем, сколько потребуется ставок рекрутеров. Для этого считаем:

  • сколько подобрано сотрудников, допустим, за шесть последних месяцев;
  • сколько у вас в штате рекрутеров.

Используем формулу:

Общее количество подобранных сотрудников за учетный период

:

Количество месяцев в учетном периоде

:

Количество ставок рекрутера

Если количество ставок рекрутеров надо увеличить, то эти расходы также берем во внимание и считаем их годовую зарплату. Затем используем формулу для составления бюджета на подбор:

Расходы на объявления о вакансиях в СМИ

+

Оплата услуг кадрового агентства

+

Вознаграждение за рекомендации сотрудникам

+

Затраты на зарплату менеджеров по подбору

+

Затраты на сайты по трудоустройству

+

10% (косвенные расходы)

Примечание. Затраты на подбор персонала снижают налогооблагаемую прибыль компании (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Вам также будут интересны:

Составляем бюджет на персонал с нуля. Планируем подбор персонала

Источники и методы подбора персонала: 5 рекомендаций

Чтобы сэкономить на подборе, привлекаем рекрутера-фрилансера. Как его выбрать и выстроить отношения, чтобы он не подвел

Потребовались HR-generalist-ы, знающие специфику компании. Подготовьте к этой роли менеджеров по подбору. Как и чему их обучить

Какие KPI установить рекрутеру-новичку на испытательный срок Стандартные показатели не подойдут. Оценивайте процесс, а не результат

Источник: https://www.hr-director.ru/article/63047-sovershenstvovanie-podbora-personala-razbiraemsya-s-byudjetom

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.