График отпусков: образец заполнения 2019 (скачать бесплатно)

Содержание

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец – изменение законов

График отпусков: образец заполнения 2019 (скачать бесплатно)

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • Дополнительный отпуск, предоставляемый из-за особых трудовых условий;
  • Периоды отдыха, которые работник не использовал в предыдущие 2 года.

Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

График отпусков на 2019 год Excel скачать бесплатно бланк.

График отпусков на 2019 год бланк скачать бесплатно Word.

График отпусков образец заполнения скачать в формате Pdf.

Внимание! После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления.

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

  • Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
  • Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
  • Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

  • Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
  • Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
  • Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
  • В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Как составить приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков

Источник: https://r0q.ru/nalogi/grafik-otpuskov-na-2019-god-poryadok-sostavleniya-zapolneniya-i-utverzhdeniya-skachat-obrazec.html

График отпусков: правила составления, шаблон, бланк, образец и пример, исполнение

График отпусков: образец заполнения 2019 (скачать бесплатно)

График отпусков является обязательным документом для составления. Эта необходимость продиктована фиксацией в нем информации об оплачиваемых отпусках специалистов за один календарный год.

Нормативное регулирование в 2019

Необходимость вести график отпусков закреплена в 123 статье трудового кодекса Российской Федерации.

При этом, данная обязанность ложиться на плечи работодателя и в случае нарушения он будет подпадать под действие статьи 5,27 КоАП РФ.

 Эти нормы в первую очередь необходимы государству, для того чтобы защитить специалистов от недобросовестного руководства, которое намеренно оспаривать законное право сотрудников на отдых.

После составления график должен быть заверен – это означает последовательность выхода специалистов в отпуск должна быть исполнена обеими сторонами неукоснительно обеими сторонами. Но при возникновении споров можно взять во внимание следующее обстоятельство – данный документ приобретает юридическую силу с момента утверждения его директором компании.

Правила составления в 2019

Перед тем как утвердить график, руководителю организации необходимо учесть положения, перечисленные в статье 123 трудового кодекса РФ. К ним, в частности, относятся:

  • При составлении данного документа необходимо учитывать просьбы сотрудников, касающихся времени выхода в отпуск, а также преимущества в выборе предоставляемые определенным категориям специалистов;
  • Каждый сотрудник должен в письменном виде ознакомиться с содержимым графика;
  • Потребность согласовать данный документ с представительным органом работников, если он есть;
  • График должен быть утвержден не позже чем за четырнадцать дней до наступления нового года.

Из-за того, что утверждается уже заполненный документ, то процедура его составления – это анализ и предварительный сбор информации по всем подразделениям, а также частные беседы с каждым сотрудников. Все эти действия будут инициироваться приказом руководителя.

В данный документ можно будет включить следующие виды отпусков:

Стоит отметить, что уже после утверждения графика директором, в него все равно будут вноситься правки. Они могут быть связаны с отказом сотрудника выходить в отпуск или же просьбе перенести дату выхода, а также при принятии в компанию новых трудящихся.

Учет мнения сотрудников в 2019

Важно понимать, что во время заполнения графика отпусков – учет желания сотрудников, принадлежащих к некоторым категориям является обязательным. Данный аспект регламентируется положениями статьи 123 ТК РФ. В соответствии им ряд категорий специалистов может выйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, когда пожелает.

Как правило, для того чтобы избежать в последующем постоянно вносимых корректировок в график, кадровики перед составлением специально запрашивают пожелания специалистов, принадлежащих к этим категориям. Это следующие категории:

Здесь стоит обратить внимание на то, что ТК не обязывает специалистов предоставлять подтверждающие документы своего права на льготы при выборе очередности выхода в оплачиваемый отпуск.

Кроме того, законодательно не требуется с таких сотрудников и написания специального заявления для выделения им удобного времени до утверждения графика отпусков.

При этом необходимые документы и заявление работнику могут отправить руководящему лицу в любое время, на этом часто настаивают инспекции труда.

Пример графика отпусков

Процедура составления и пример графика отпусков

Наиболее часто порядок мероприятий, связанных с составлением графика отпусков будет закрепляться во внутренних распорядительных документах организации. Например, он может отображаться в инструкции по делопроизводству и т.д. В тех случаях, когда данный вопрос не зафиксирован во внутренней документации организации необходимо обратиться к положениям трудового кодекса.

Перед непосредственным оформлением графика отпусков, необходимо провести меры по предварительной подготовке. Она в свою очередь может выполняться так:

  • Для крупных компаний следует завести отдельные графики отпусков для каждого структурного подразделения. Оперируя такими документами отделу кадров будет легче составить единый график для всего предприятия;
  • Второй момент — это проведение бесед с сотрудниками и выяснение их пожеланий касательно выхода в отпуск. В особенности стоит учитывать мнение льготных категорий работников.

Удобнее всего при составлении графика использовать общепринятую форму бланка Т-7. Так в случае необходимости оттуда можно удалить лишние графы и добавить необходимые. Стоит обратить внимание, что законодательно разрешается разработать и собственную форму.

Основными обязательными реквизитами такого документа являются дата составления и подпись директора организации при утверждении. Надобность в других мерах для закрепления этого нормативного акта отсутствует. Но, в некоторых организациях требуется издание специального нормативного приказа.

Образец заполнения бланка графика отпусков 

Если за прошлый год остались неиспользованные дни отпуска в 2019

Если из-за каких-то обстоятельств специалист не использовал все дни своего отпуска, то эта часть будет перенесена на следующий год. Неиспользованный отпуск не будет сгорать, однако таким образом накапливать выходные дни можно не долго.

Перенести свой неиспользованный отпуск можно только на следующий год. Если же прошло два года – то этот период учитываться не будет. Так неиспользованные дни можно перенести на текущий год. Если же это проигнорировать, то работодатель не сможет предоставить их позднее. Тогда лучшим вариантом станет выбор денежной компенсации за не отгулянные выходные дни.

Также данное положение регулируется 124 статьей ТК РФ. А именно в соответствии ее положениям необходимо:

  • Специалист должен использовать сначала прошлогодний отпуск, после чего он может взять текущий;
  • Отделу кадров при составлении графика отпусков следует учитывать неиспользованные дни отдыха в этом году;
  • В заявлении работника на предоставление ему отпуска можно не указывать что берется неотгулянный прошлогодний – оно в любом случае будет юридически правильным.

Также перенос отпуска на следующий год следует закрепить специальным приказом. В случае если инициатором выступает специалист – необходимо его заявление. При этом оба документ должны иметь уважительную причину, перечисленную в 124 статье ТК РФ.

Как составить график отпусков? Рассказывает это видео:

Источник: http://1c-vdruk.ru/trudovoe-pravo-reglament-2019/otsutstvie-na-rabochem-meste-deklaracija-2019/otpusk-direktiva-2019/grafik-dopusk-2019/

Оформление графика отпусков

График отпусков: образец заполнения 2019 (скачать бесплатно)

Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.

После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Трудовой Кодекс РФ

Помните, что он:

  • составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
  • согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

  • 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
  • 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
  • 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

  • после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
  • не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
  • делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

 Для этой цели может составляться: 

  • опросный лист;
  • анкета;
  • докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

 Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году

Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».

Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:

График отпусков (бланк)

При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.

Для этого производите оформление по следующим правилам:

  • Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
  • Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
  • Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
  • Утверждайте график отпусков каждый год.
  • Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.

Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.

Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права

Некоторым категориям работников предоставляются льготы – возможность пойти в отпуск в удобное время. Требования установлены ст. 122, 123 и 286 ТК РФ.

К таким лицам относятся:

  • сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
  • несовершеннолетние лица;
  • одинокие отцы;
  • ветераны боевых действий;
  • лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).

Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.

Какие периоды отдыха включаются?

При разработке графика отпусков учитывается:

  • основной отпуск;
  • дополнительный;
  • неиспользованный за прошлый период.

Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.

Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.

Пример подобного документа смотрите здесь:

 Образец ГО с разделенным отпуском

Можно ли делить отпуск?

Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.

Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.

Нужно ли вносить декретниц в ГО?

Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.

Существует два противоположных мнения по этому вопросу:

  1. Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
  2. Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.

Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.

Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?

График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.

Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.

На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.

Расчет дней

Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.

Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.

Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/grafik-otpuskov/

Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год: как его правильно составить, в какие сроки

График отпусков: образец заполнения 2019 (скачать бесплатно)

Одной из основных гарантий, которую должен обеспечить работодатель всем принятым им по трудовому контракту физлицам, является предоставление оплачиваемого отпуска.

При этом ежегодный оплачиваемый отпуск полагается сотрудникам за периоды их трудовой деятельности на предприятии, в первый раз — если работник отработал шесть месяцев.

По общим правилам работники уходят в отпуск согласно графику, на который издается приказ об утверждении графика отпусков.

Когда утверждается график отпусков

Составление плана ухода сотрудников в очередные отпуска поручается специалистам кадровой службы фирмы. Подготовительная работа по составлению графика отпусков начинается еще осенью года, предшествующего году составления графика. Это время необходимо, чтобы узнать существующие пожелания сотрудников компании по ожидаемым периодам отдыха.

После этого инспектор по кадрам подготавливает предварительный график отпусков на следующий год. При этом обязательно отмечаются сотрудники, которые при выборе времени отпуска имеют приоритет в силу действия определенных льгот.

Специалисту кадрового отдела нужно понимать, что сразу составить данный график не получится, его возможно нужно будет согласовывать несколько раз. Связано это с тем, что подготовленный график отпусков обязателен как руководства компании, так и для работающих в ней лиц.

Завершение работы с графиком отпусков нужно производить, когда от всех сторон трудовых отношений получено согласие на периоды предоставления отпуска. Только после этого можно начинать процедуру согласования графика отпусков на следующий год с профсоюзным органом.

Утверждение графика отпусков нужно производить только тогда, когда сотрудники, администрация, а также органы профсоюза согласны с содержанием этого документа.

Важно: положения нормативных актов устанавливают крайний срок этой процедуры. В связи с этим последним днем, когда можно ввести график отпусков в действие на следующий год, является 17 декабря предшествующего года.

Руководство компании и ответственные работники должны понимать данный момент и соблюдать установленные сроки. Это поможет избежать установления наказания для организации и избежать ответственности.

Какие виды отпусков заносят в график

Трудовыми нормами определяется, что график отпусков должен включать в себя все перечисленные ниже типы отпусков:

  • Основной оплачиваемый период отпуска — согласно ТК РФ он полагается работнику из расчета 2,33 дня за каждый отработанный человеком месяц. В итоге за год у человека набираются 28 дней отпуска. Этот период и называется основным отпуском. Допускается использовать его полностью сразу или делением на части. При этом важно помнить, что существует требование, согласно которому одна их таких частей не должна быть менее 14 дней. Если отпуск используется частями, то каждая из них обязательно должна быть отражена в графике.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск – нормы права устанавливают, что данная разновидность отпуска устанавливается работнику либо в силу законодательства, либо в результате действия положений подписанного сторонами трудового контракта. В таком же порядке определяется и количество дней отпуска, предоставляемых сотруднику дополнительно. Работнику данный период может предоставляться суммарно вместе с основным периодом, или же допускается его использование отдельно. Здесь также важно помнить о том, что одна из частей отпуска должна быть не менее двух недель.

Когда идет процедура составления графика отпусков, нужно помнить следующее — если сотрудником в текущем году не использован отпуск, то он в данном документе должны присутствовать все периоды отпуска, которые полагаются сотруднику и еще не отгуляны.

Внимание: в графике отпусков также должны присутствовать сведения о периодах отпусков, предоставляемых сотрудникам, выступающим совместителями. Трудовые нормы устанавливают, что у них отпуск должен предоставляться в тот же период, что и по основному месту работы.

Нужно помнить, что в графике отпусков не отражаются декретный отпуск, и отпуск, предоставляемый сотрудникам по уходу за малышами до 1,5 лет.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Законодательно не закреплена никакая строгая форма для данного документа. Поэтому при составлении данного распоряжения может использоваться фирменный бланк, который будет содержать всю необходимую информацию.

В верхней части отражается наименование хозяйствующего субъекта, его ИНН, КПП, ОГРН, реквизиты банка и т. д. Когда используется фирменный бланк, то все эти сведения уже присутствуют у него в шапке. Поэтому, если приказ об утверждении графика отпусков составляется таким способом, то дополнительно повторять данную информацию нет необходимости.

Посередине листа отражается наименование подготавливаемого распоряжения. Рядом указывается номер документа по порядку, под которым он фиксируется в журнале регистрации. Желательно на следующей строке отразить краткое описание приказа, к примеру, «Об утверждении графика отпусков».

Ниже фиксируется место составления распоряжения (наименование населенного пункта) и дата издания приказа.

Затем формируется вступительная часть документа, которая должна включать в себя ссылку на нормативные документы, регулирующие рассматриваемый в приказе вопрос.

Ниже указывается слово «Приказываю», после чего следует распорядительная часть приказа:

  1. Отражается приказ директора утвердить подготовленный график отпусков, здесь фиксируются его порядковый номер и дата составления, а также время действия этого документа — год.
  2. Обозначается должностное лицо, в обязанности которого входит осуществление контрольных функций по соблюдению графика отпусков.
  3. Обозначается работник, который будет отвечать за своевременную оплату всех отпусков, указанных в графике;
  4. Обозначается работник, который должен будет произвести ознакомление с данным распоряжением всех указанных в нем лиц.

Обязательно в тексте приказа должно быть указание, что к нему существует приложение — сам график отпусков.

Полностью составленный приказ должен быть подписан руководителем, при этом также указывается его должность и расшифровывается подпись.

После этого необходимо на бланке приказа сделать графы, в которых все упомянутые ответственные сотрудники поставят личные подписи как подтверждение ознакомления с распоряжением.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков

График отпусков оформляется в хозяйствующем субъекте в конце каждого календарного года. В нем необходимо учесть интересы каждого сотрудника организации. Документ, который был утвержден, в течение года должен соблюдаться неукоснительно. Но все равно часто возникают ситуации, при которых следовать этому невозможно, а потому требуется внести изменения в документ.

В частности, это может происходить из-за приема новых сотрудников и увольнения имеющихся, из-за периодов болезни, срочной производственной необходимости, обращения работника с личной просьбой о переносе периода отдыха.

Если работник по своей инициативе хочет передвинуть отпуск, то он должен подать директору заявление с письменной просьбой об этом событии. В тексте должна быть указана причина переноса, и новая дата начала отдыха. Желательно, чтобы вместе с заявлением были предоставлены копии оправдательных документов.

Также на производстве может возникать ситуация, при которой сотрудник, который собирается отправляться на отдых, должен обязательно присутствовать на рабочем месте.

К примеру, может происходить установка нового оборудования, возникнуть экстренные обстоятельства, либо контролирующие органы планируют устроить проверку.

Тогда администрация должна получить от работника письменное согласие на перенос времени отдыха, а уже на основании него выпустить приказ о внесении изменений в график отпусков.

Важно: даже если был произведен перенос отпуска, и работник знает о новой дате его начала, все равно не позднее чем за 2 недели произвести уведомление его об этом событии.

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov.html

График отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно)

График отпусков: образец заполнения 2019 (скачать бесплатно)

До 17 декабря 2018 года нужно составить график отпусков на 2019 год, иначе будет штраф. Какую форму документа использовать и что учесть при заполнении, мы рассказали в статье. Также привели бланк и образцы заполнения графика отпусков по новым правилам и заявления о включении в график.

Активировать пробный доступ к журналу “РНК” или подписаться со скидкой

График отпусков — это документ, в котором компания и работники  согласовали сроки отпусков на будущий год. Он нужен, чтобы избежать конфликтов с персоналом и запланировать загрузку сотрудников. Составлять этот документ работодателей обязывает статья 123 ТК.

При составлении графика отпусков на 2019 год нужно учесть, что теперь работники с тремя и более детьми до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное им время вне графика отпусков (ст. 262.2 ТК). Поэтому заранее опросите сотрудников льготных категорий, когда им удобно взять отпуск в 2019 году. Посмотреть полный список льготников

Форму бланка и график отпусков в Excel шаблон на 2019 год вы найдете в статье. Также расскажем об основных правилах, которым нужно следовать при составлении этого документа

График отпусков в Excel – шаблон на 2019 год

Для графика отпусков есть унифицированная форма Т-7. Ее утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. 

Бланк графика отпусков на 2019 год образец скачать бесплатно для компании вы можете по ссылкам ниже.

Если внести в  унифицированный бланк дополнительную информацию или изменить структуру документа, то получившуюся форму нужно будет утвердить как собственный документ. Для этого приведите ее в приложении к учетной политике.

При составлении собственной формы графика отпусков на 2019 год включите в нее обязательные реквизиты первичного документа:

  • название документа и компании,
  • дату составления,
  • содержание операции и величины измерения (в нашем случае — дни),
  • названия должностей и подписи ответственных сотрудников.

Есть смысл дополнить график информацией о разбивке отпуска на части, если компания дает такую возможность персоналу.

Образец графика отпусков на 2019

     Рассмотрим подробнее структуру и нюансы оформления графика отпусков.

Как в унифицированной форме, так и в разработанной с учетом обязательных реквизитов, сверху указывайте название компании, номер документа и дату составления.

Когда в компании есть профсоюз, учитывайте его мнение при формировании графика. Отметку о дате и номере мнения профсоюза также проставьте в шапке документа. При отсутствии такого органа в компании эти поля оставьте пустыми.

График отпусков на 2019 год в Excel скачать бесплатно можно на нашем сайте.

Основную информацию по отпускам заполняют в табличной части бланка. Приведем ее для наглядности и поясним правила заполнения.

Для каждого работника в таблице отводится отдельная строка.  Работников нужно сгруппировать по подразделениям. Так вы никого не пропустите и сможете отследить, в какое время сколько сотрудников задействованы в работе.  Кроме того, так удобнее контролировать, все ли данные предоставлены ответственными лицами каждого подразделения.

По каждому работнику приведите должность и табельный номер. Укажите количество дней отпуска, на которое у работника есть право в 2019 году в графе 5. Это  дни ежегодного и дополнительного отпусков, не отгулянные остатки с прошлых лет.

При составлении графика на будущий год заполните плановые даты отпуска в графе 6. Их возьмите из заявлений самих работников.  Предлагаем такой образец заявления о включении в график отпусков на 2019 год.

Фактическую дату отпуска, его перенос заполните в графике уже в 2019 году. О том, как переносить согласованную дату отпуска расскажем ниже.

После составления графика его визирует кадровик. Вот как выглядит в бланке это поле:

С учетом того, что работников нужно ознакомить с графиком отпусков под роспись, на дополнительном листе в конце документа можно предусмотреть для этого поле. Либо, если вы решите разработать свой бланк, можно добавить в таблицу отдельную колонку для подписи каждого работника.

Кроме штатных ситуаций с планированием отпуска, возможны случаи, когда сотруднику срочно потребовалось отлучиться с работы. Как оформить и чем грозит отпуск со следующего дня, как быть, если это время совпало с сессией и другие тонкие насущные моменты вы узнаете в статье

Когда утвердить график отпусков на 2018 год

На 2019 год составить и утвердить график отпусков нужно до 18 декабря 2018 года. Если этого не сделать, компании грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). А это — от 30 до 50 тысяч для компании или 1000-5000 рублей для руководителя.

Составленный документ действует в течение года, после этого его можно не хранить (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Обратите внимание, что документ обязательно соблюдать и компании и работникам. Но есть исключения. Пойти в отпуск в любое удобное время вправе следующие работники:

  • несовершеннолетние до 18 лет,
  • родители ребенка-инвалида, которому меньше 18 лет,
  • матери, у которых больше одного ребенка младше 12 лет, а также отцы-одиночки с двумя и более детей такого же возраста,
  • беременные,
  • сотрудники с беременными женами, находящимися в декретном,
  • работники Крайнего Севера, у которых дети поступают учиться в другую местность.

Кроме того, при составлении графика учтите, что у некоторых категорий работников есть право выбора времени отпуска, с которым работодатель обязан согласиться. Приоритет есть у следующих работников:

  • совместители. Они вправе выбрать время отдыха одновременно по обоим местам работы,
  • супруги военнослужащего. У них есть право на совместный отдых с супругом,
  • почетные доноры,
  • ветераны войны, боевых действий, инвалиды войны,
  • чернобыльцы,
  • герои СССР, России, герои труда, полные кавалеры ордена Славы и Трудовой Славы.

Перенести дату отпуска могут и другие категории работников. Изменения плановых сроков возможны также по инициативе самой компании. В этих случаях необходимо взаимное согласие сторон на такие корректировки. Оформить такое соглашение нужно в письменном виде.

Если работник хочет изменить дату отпуска, ему нужно обратиться к руководству с заявлением. Виза на нем будет означать согласование новой даты. Если руководство компании инициировало перенос отдыха на другую дату, необходимо получить согласие работника.

Эти изменения внесите в табличную часть документа. В этих целях в бланке предусмотрены графы 8, 9 и 10. В графике отпусков на 2019 год образец заполнения этих граф мы приводили выше.

Свежие правила, которые действуют для выплаты отпускных вы найдете в статье

Источник: https://www.RNK.ru/article/216010-grafik-otpuskov-obrazets-zapolneniya-2019-skachat

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.