График отпусков на 2018 год: скачать бесплатно в Excel

Содержание

График отпусков на 2019 в Excel (образец) 2019

График отпусков на 2018 год: скачать бесплатно в Excel

График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позже 15 декабря 2017 года. График отпусков обязателен для работодателя и работников. Если графика отпусков в компании нет, ГИТ может выписать штраф.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация

Инспекторы ГИТ обязательно проверяют наличие графика отпусков в компании и за его отсутствие могут выписать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Компаниям, которые созданы в этом году, утверждать график отпусков на 2017 год не нужно, а вот на 2018 год график необходимо составить и утвердить до 15 декабря.

Образец графика отпусков на 2018 год в формате Excel и Word

Для оформления графика отпусков используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

Как оформить график отпусков на 2018 год

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании.

Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

После того как график составлен, его нужно направить в профсоюз (при наличии). В любом случае все подготовительные мероприятия нужно завершить до 16.12.2016, так как утвердить документ нужно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Знакомить работников с графиком отпусков после его утверждения или нет, работодатель выбирает сам. Наказать компанию за отсутствие подписей на графике контролер не сможет, поскольку такой обязанности в законе нет.

Зато есть обязанность предупредить каждого сотрудника о предстоящем отдыхе как минимум за 2 недели до предоставления отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого применяют журнал извещения или персональные уведомления, которые вручают каждому сотруднику под роспись.

Начните с льготников

Определить, есть ли в организации сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, можно из личных карточек или личных дел. Информацию о малолетних детях или об особом статусе сообщают, как правило, еще на этапе заключения трудового договора.

Если работодатель не уверен в полноте сведений, то лучше разослать уведомления с просьбой представить подтверждающие документы. Без них можно сформировать график по своему усмотрению. Кроме того, нужно узнать подходящие даты отпуска. В уведомлении целесообразно перечислить, какие именно категории работников имеют подобные преференции.

Бывает, например, что отпуск по беременности и родам начнется уже после утверждения графика, и у сотрудницы на руках нет больничного листа. Но работодателю ничто не мешает поинтересоваться, будет ли она использовать ежегодный отпуск до декрета, и учесть ее пожелание в графике.

При необходимости дату начала отпуска сдвигают, указывая это в графике.

Неиспользованные в 2017 году дни отпуска

В графике должны учитываться все отпуска (в том числе неиспользованные), причем не только ежегодные, но и дополнительные.

Не забудьте включить в график отпусков неиспользованные в текущем году дни отпуска. Если работник не отгулял отпуск целиком, его нужно переносить на следующий год (ст. 124 ТК РФ). Неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению между сторонами (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921–6).

Но для работодателя удобнее включить в график оставшиеся с прошлых периодов дни отпуска, чтобы не забыть об имеющейся задолженности перед работником и избежать нарушений ч. 3 ст. 124 ТК РФ.

Отпуск можно делить на части, если работник согласен

Не всегда удается использовать отпуск целиком. Решают эту ситуацию просто: отпуск делят на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закрепить такую договоренность можно разными способами.

Некоторые работники пишут заявление, и тогда достаточно поставить визу «согласен» и учесть его пожелания в графике отпусков. В других организациях заключают соглашение о разделении отпуска на части.

Если соглашение достигнуто, то в графике отпусков указывают даты, когда эти части будут использованы.

Как быть с внешними совместителями

Отдельного внимания требуют внешние совместители. Их отпуск нередко планируют в графике вместе с основными работниками. Для этого запрашивают у внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

Сделать это лучше заранее, поскольку есть риск не успеть утвердить график в сроки, предусмотренные ст. 123 ТК РФ. Но, независимо от указанных в графике дат, отпуск этому сотруднику придется предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Таким образом, если работник-совместитель перенесет свой отпуск на основном месте, то работодателю по совместительству придется менять дату в графике.

Даты отпусков в графике

В графике нужно указывать конкретные даты предстоящего отпуска, а не ограничиваться указанием только месяца. Несмотря на то, что прямого запрета на такие действия нет, отсутствие конкретной даты чревато дополнительными сложностями.

Если указан только месяц использования отпуска, рано или поздно придется определить конкретную дату его начала. Это нужно для извещения работника о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и оформления приказа.

Первое необходимо сделать не позднее чем за 2 недели до начала отдыха, а второе — как минимум за 3 дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Как заполнить график отпусков на 2018 год

Составлять график отпусков для определения очередности отпусков работников является обязанностью работодателя (ст. 123 ТК РФ). Существуют ли сроки для его утверждения и как заполнять график отпусков, расскажем в статье. Образец заполнения графика отпусков на 2018 год можно скачать в конце статьи.

Сроки утверждения

В соответствии с названной статьей, график следует утвердить за две недели до наступления нового года.Чтобы не ошибиться — рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков: образец заполнения (2018); бланк можно скачать и использовать в работе.

:  Перевод к другому работодателю: образец

Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2018 год его нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 г.

Существует унифицированная форма — форма Т-7, содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Однако с 1 января 2013 г.

эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона N 402-ФЗ.

Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Судебная практика: очередной, учебный и декретный отпуск

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Заполняем столбцы 1–6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также ФИО работников пишем, не сокращая. В ст. 5 цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке:

Также можно в ст. 6 указывать продолжительность, а не дату начала:

Вновь зарегистрированным организациям не всегда нужен график отпусков

После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Ознакомить с ним сотрудников ТК РФ не требует, но возможно это сделать под роспись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.

Столбцы 7–10 заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в ст. 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В ст. 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск

Итак, мы рассмотрели пошагово график отпусков (пример заполнения на 2018).

Источник: https://map-expo.ru/obrazcy/grafik-otpuskov-na-2018-v-excel-obrazec.html

График отпусков на 2019 год, как составить по новым правилам

График отпусков на 2018 год: скачать бесплатно в Excel

В этом году график отпусков надо устанавливать по новым правилам. В ТК появилась новая статья 262.2. Она гласит, что работникам с тремя и более детьми до 12 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Соответственно, у них есть приоритет в получении «места в графике».

График должны сделать все работодатели. Иначе могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. ИП — от 1 до 5 тыс руб., компанию — от 30 до 50 тыс руб.

Унифицированную форму № Т-7 работодатели использовать не обязаны, но на практике именно ею чаще всего и пользуются.

Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания.

Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу, где составляют график отпусков, который утвердит руководитель организации.

С графиком сотрудников надо ознакомить под роспись

ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато компаниям штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е.

за каждого работника). Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть.

Но штрафы за это платит компания из своего кармана.

К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.

2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда». Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве».

Возможное наказание за это — вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.

Сколько раз в год можно переносить отпуск?

По соглашению сторон — неограниченное число раз.

Отметим, что в целом Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня случаев, когда работник может перенести отпуск.

Это возможно в случае временной нетрудоспособности работника, а также исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, и в других случаях, установленных трудовым законодательством или локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Так, по мнению экспертов службы Правового консалтинга компании «Гарант» отсутствие запрета означает, что перенос отпуска на другое время в течение рабочего года по соглашению сторон возможен.

В связи с этим они полагают, что отпуск работнику может быть предоставлен и в иное время, не предусмотренное графиком отпусков, если он выскажет такую просьбу, а у работодателя не возникнет возражений по поводу конкретного периода.

Работник ушел по графику отпусков, не предупредив работодателя

Еще одна распространенная ситуация, когда на работе аврал, который никогда не заканчивается, и работодатель не отпускает в отпуск. Но график отпусков был составлен еще в прошлом году, поэтому работник заранее взял билеты на отдых.

Работодатель решает уволить работника. Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст.

123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

График отпусков на 2019 год excel скачать бесплатно. График отпусков на 2019 год – как составить, заполнить и утвердить?

В законодательстве определены правила составления и утверждения этого внутреннего документа.

Очередность ухода сотрудников на длительный отдых от работы должна обязательно определяться в организации централизованно с учетом мнения руководителя. В противном случае невозможно было бы эффективно организовать деятельность предприятия. В Трудовом кодексе этот вопрос регулируется отдельно: предусмотрено составление специального внутреннего документа – графика отпусков.

В статье разберем, что из себя представляет график отпусков на 2019 год, как составить, заполнить и утвердить этот документ, зачем он нужен работнику и работодателю. Скачать бесплатно в exel бланк документа можно ниже по .

График отпусков на 2019 год как составить заполнить и утвердить

Это документ, составленный для внутреннего пользования в организации. По сути – расписание отпусков с конкретными данными. Его отличительная особенность: обязательный характер. График отпусков – это не пожелание или рекомендация, его должны придерживаться стороны трудовых правоотношений, что указано в ст. 123 ТК РФ.

У некоторых руководителей возникает вопрос, если предприятие небольшое и штат невелик, нужен ли отдельный график отпусков. Ответ совершенно однозначный: составление такого документа необходимо в любой организации независимо от объемов производства и количества работников

В Трудовом кодексе закреплено, что очередность ухода на отдых определяется на основании этого списка, никаких исключений не предусмотрено.

Специфика деятельности компании учитывается при формировании графика отпусков. Отсутствие графика может привести к привлечению к административной ответственности по ст. 5.

27 КоАП за нарушение трудового законодательства (наказание: штраф для юрлиц он составляет от 30 000 до 50 000 рублей).

Как считается срок выплаты отпускных?

В законодательстве определены правила составления и утверждения этого внутреннего документа.

Как правильно составить график отпусков на 2019 года: алгоритм действий:сбор пожеланий работников с указанием конкретных дат, так как согласно ТК РФ должно быть учтено мнение работников; предварительный анализ пожеланий, это необходимо, чтобы не допустить пересечения отпусков работников; составление итогового документа: в график целесообразно включить всех сотрудников, в том числе, новичков и льготников, которые могут выбирать даты ухода на отдыха самостоятельно: женщины до и после декрета или отпуска по уходу за ребенком, супруги военных, несовершеннолетние, один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида и еще некоторые категории трудящихся в соответствии с законом. Совет: если предприятие большое, составлять график удобнее по отделам, подразделениям, это допустимо. Затем можно составить единую таблицу; утверждение графика отпусков по ТК РФ руководителем производится после получения мнения выборного профсоюзного органа. Мнение профсоюза не является решающим для руководства организации. После выполнения формальностей, руководитель вправе утвердить локальный акт в желаемом виде, однако у профсоюза появляется право на обжалование его в суде (ст. 327 ТК РФ). Согласно закона график подписывает руководитель кадровой службы и непосредственно руководитель всей организации; ознакомление работника не только с приказом об утверждении графика, но и с самим локальным актом. График составляется ежегодно, утверждается не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. Отдельное заявление об уходе на отдых работник писать не обязан, напротив, это работодатель должен его известить о начала отпуска. Срок – не менее, чем за две недели.

Форма Т-7 «График отпусков» сейчас не является обязательной, работодатель вправе разработать свою.

В любом бланке желательно предусмотреть отдельную графу для фактически использованных дней отпуска, а также место для подписей работников, ознакомившихся с внутренним документом.

Ознакомление только с приказом об утверждении в судебной практике может быть рассмотрено как нарушение прав работников.

Изменения в график отпусков на 2019 год в Excel вносятся также как и раньше, только с разрешения руководителя, утвердившего локальный нормативный акт, то есть, на основании отдельного распоряжения. Изменения могут потребоваться при увольнении сотрудника, оформлении вызова, или перенесении отдыха вследствие болезни, наступившей в период отпуска.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

График отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам. 11.10.2018г. президент подписал новый закон ФЗ-360, который позволяет многодетным работникам уходить на отдых в удобное для них время, а не по графику.

Таким образом, список льготников расширился, теперь к ним причислены еще и сотрудники с тремя и более детьми до 12 лет. Отказ в предоставлении отпуска в любое время – нарушение закона, что также образует состав правонарушения по ст. 5.

27 КоАП РФ.

Бланк графика отпусков (форма Т-7) скачать бесплатно можно по ссылке. Заполнить его достаточно просто, ведь содержащиеся здесь сведения – индивидуальные данные работников и организации, поэтому составлять универсальный образец нерационально. Гораздо больше времени занимает подготовка документа, как уже говорилось, и этому процессу надо уделить особое внимание.

Также на бесплатной основе можно найти программу «умный график отпусков». Это специальная программа, которая значительно упрощает работу с документом: формирует саму форму; предупреждает о начале отпуска; помогает почитать количество дней отпуска с учетом праздников; показывает пересечение отпусков.

Источник: http://hi-android.net/novosti/67538-grafik-otpyskov-na-2019-god-kak-sostavit-po-novym-pravilam

Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году

График отпусков на 2018 год: скачать бесплатно в Excel

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

  • вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
  • его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

  • отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
  • контроль персонала;
  • адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
  • доказательство при соответствующих трудовых спорах;
  • расчет переработки;
  • основание правомерности увольнения вследствие прогула;
  • налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
  • основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

  • дневное;
  • ночное;
  • в выходные и праздничные дни;
  • сверхурочное;
  • вахта;
  • командировка;
  • повышение квалификации вне производства;
  • оплачиваемые отпуска;
  • больничные;
  • вынужденный прогул;
  • забастовка;
  • простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

  1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
  2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
  3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
  4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
  5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
  6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

  • предъявление электронных пропусков-карточек;
  • считывание отпечатков пальцев;
  • сканирование сетчатки глаза;
  • видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

  • отдела кадров;
  • бухгалтерии;
  • начальник структурного подразделения;
  • директор;
  • любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  • форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
  • форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

  • полное наименование фирмы;
  • код по ОКПО;
  • название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

  • графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
  • графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
  • 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

  • графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
  • графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
  • графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
  • графа 7 содержит шифр оплаты труда;
  • графа 8 – код бухгалтерского учета;
  • графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
  • графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
  • графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Вид рабочего времениОбозначение с помощью буквыКодирование цифрой
1Присутствие по стандартному графикуЯ01
2Работа в неурочное времяН02
3Занятость в выходные и праздничные дниРП03
4СверхурочныеC05
5Пребывание в командировкеК06
6Ежегодный отпускОТ09
7Дополнительный отпускОД10
8Учебный отпускУ11
9Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производстваУВ12
10Учебный административный отпускУД13
11Больничный по беременности и родам (декретный отпуск)Р14
12Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х летОЖ15
13Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальстваДО16
14Административный отпуск, предусмотренный законодательноОЗ17
15Оплачиваемая временная нетрудоспособностьБ19
16Нетрудоспособность, не подлежащая оплатеТ20
17Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудниковЛЧ21
18Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностейГ23
19ПрогулПР24
20«Короткий» рабочий день, объявленный работодателемНС25
21Выходные дниВ26
22Отсутствие по неустановленной причинеНН30
23Простой по вине компанииРП31
24Простой по вине работникаВП33

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

График отпусков образец заполнения 2018 скачать в excel

График отпусков на 2018 год: скачать бесплатно в Excel

График отпусков – обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.

Кто обязан составить график отпусков

График отпусков — это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.

Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.

Скачать график отпусков на 2018 год excel: скачать бесплатно >>> 

Скачать образец графика отпусков на 2018 год  >>> 

Форма графика отпусков на 2018 год

У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:

  • По унифицированной форме Т-7;
  • По самостоятельно разработанной форме, бланк которой утвержден в учетной политики организации.

Выше по ссылке вы можете скачать бесплатно график отпусков на 2018 год в формате excel. Ниже мы расскажем как составить и утвердить график отпусков по форме Т-7.

Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:

  • графа 1 — наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
  • графа 2 — должность согласно штатному расписанию;
  • графа 3 и 4 — фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • графа 4 – табельный номер сотрудника;
  • графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая, основание для изменения запланированных отпускных сроков, дата предполагаемого отпуска)
  • графа 10 — примечание (например, может быть указана причина переноса отпуска)

Срок составления графика отпусков на 2018 год

Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.

Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.

Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год

Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:

  1. Собрать пожелания сотрудников
  2. Заполнить график отпусков на 2018 год
  3. Согласовать с профсоюзом (при наличии)
  4. Подписать у руководителя кадровой службы
  5. Утвердить у руководителя компании
  6. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков на 2018 год.

Рассмотрим более подробно каждый этап.

Сбор пожеланий сотрудников

В большинстве случаев по законодательству  этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.

Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.

Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:

  • женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
  • супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
  • совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
  • сотрудники возрастом до 18 лет;
  • жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.   

Составить график отпусков на 2018 год

После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.

Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:

  • работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3 лет), даже если они работают в режиме неполного рабочего времени (недопустимо использовать 2 и более отпусков одновременно);
  • лица, с которыми заключены договора ГПХ.

Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.

Далее сотрудник отдела кадров заполняет графы 1-6 на каждого сотрудника, имеющего право на очередной (в том числе дополнительный) отпуск в 2018 году.

Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.

Согласование с профсоюзом

Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.

Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.

Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.

Подписание у руководителя кадровой службы

После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.

И далее руководитель кадровой службы должен завизировать документ на последней странице.

Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.

Утверждение руководителем компании

Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.

Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.

Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.

Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:

  1. Составить отдельный документ (приложение) к графику отпусков;
  2. Дополнить таблицу графами для подписи сотрудников.

Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.

Что делать с новичками

График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.

В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:

  1. Предоставить отпуск на основании заявления сотрудника и оформить это приказом руководителя;
  2. Сделать приложение к графику отпусков, дополнив его информацией об отпуске нового сотрудника.

Что будет если не составить график отпусков

За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):

  • для директора фирмы – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для компании – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:

  • для директора – дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет или штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для компании – штраф от 50 000 руб. до 70 000 руб.

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/160808-grafik-otpuskov-na-2018-god-obrazets-zapolneniya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.