Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Содержание

Самое свежее, блог. Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

“Российский налоговый курьер”, 2006, № 13-14

Что должен сделать главный бухгалтер, приступая к работе в организации, у которой уже есть своя история учета и отчетности? Во-первых, принять дела у увольняющегося главного бухгалтера.

Во-вторых, познакомиться со спецификой деятельности и учета в организации.

Желательно также оценить представленную в налоговую инспекцию отчетность и регистры учета, выявить допущенные ошибки, внести исправления.

Самый оптимальный вариант для передачи дел – это аудиторская проверка в фирме перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа. Однако такой вариант приемлем не для всех фирм, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому.

Как принять дела

Порядок передачи дел законодательно не определен. Обычно составляется специальный акт, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.

Составляем акт о передаче документации

Первый вопрос, который возникает: какие документы нужно передавать? Очевидно, те, за которые отвечает главный бухгалтер.

Обратимся к п. 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 129-ФЗ).

В нем сказано, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

В Налоговом кодексе об обязанностях главного бухгалтера не упоминается. Понятно, что ведением налогового учета и сдачей налоговой отчетности должен заниматься также главный бухгалтер.

Конечно, если фирма небольшая и создана сравнительно недавно, бывший главный бухгалтер может передать новому все документы, перечислив их в акте.

Передавать все документы придется и в том случае, когда в фирме только один бухгалтер – главный.

Если фирма крупная и в ее штате помимо главного числятся другие бухгалтеры, передаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха.

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы.

Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер.

Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Значит, за этот период и нужно передавать документы.

Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ).

Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов.

Если документов немного, можно перечислить каждый из них, если много – целесообразно указать папки документов, например “Налоговая отчетность за 2006 год”. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов.

Акт подписывают прежний и новый главный бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.

Обратите внимание: новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать в акте имеющиеся недочеты и несоответствия, а также недостающие документы. Иначе впоследствии доказать, что, например, документ утерян при работе бывшего главного бухгалтера, будет сложно.

Пример 1. Новый главный бухгалтер Е.В. Зайцева пришла на работу в ООО “Весторг” 5 июня 2006 г. и принимает дела у бывшего главного бухгалтера Н.К. Васильевой.

Штат бухгалтерии в организации насчитывает четыре человека: главный бухгалтер, бухгалтер по начислению заработной платы, бухгалтер по товарному учету и бухгалтер по кассовым и банковским операциям.

Главбух непосредственно контролирует составление бухгалтерской и налоговой отчетности, книги продаж и книги покупок, журналы регистрации счетов-фактур, а также документы по основным средствам, материалам и услугам.

Новый главный бухгалтер сверила показатели, отраженные в документах, с показателями отчетности и обнаружила следующее. По балансу (форма № 1) первоначальная стоимость основных средств на 1 апреля 2006 г. составляет 10 550 740 руб. Однако в папке по основным средствам есть документы только на 8 950 200 руб. Не хватает документов на сумму 1 600 540 руб. (10 550 740 руб. – 8 950 200 руб.).

Образец акта приемки-передачи документов, который нужно составить в рассматриваемой ситуации, приведен далее.

г. Москва 5 июня 2006 г

Источник: https://yuriste.ru/the-freshest-the-blog-chief-accountant-in-a-new-place-where-to-start/

Как принять дела новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Российский налоговый курьер», 2006, № 13-14 Что должен сделать главный бухгалтер, приступая к работе в организации, у которой уже есть своя история учета и отчетности? Во-первых, принять дела у увольняющегося главного бухгалтера.

Во-вторых, познакомиться со спецификой деятельности и учета в организации. Желательно также оценить представленную в налоговую инспекцию отчетность и регистры учета, выявить допущенные ошибки, внести исправления.

Самый оптимальный вариант для передачи дел — это аудиторская проверка в фирме перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа.

Однако такой вариант приемлем не для всех фирм, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому. Как принять дела Порядок передачи дел законодательно не определен.

Достаточно проверить, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость всех основных средств и рассчитан сам налог. Налог на прибыль. Как правило, именно с этим налогом связано большинство ошибок.

Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами. Ведь при отсутствии хотя бы одного необходимого документа будет считаться, что налоговая база неправомерно занижена.
После проверки могут последовать налоговые санкции.

Рекомендуем обратить внимание на хозяйственные операции, связанные с применением ПБУ 18/02.

Как принять дела у главного бухгалтера

Если кампания большая и имеет целый штат бухгалтеров, нецелесообразно передавать абсолютно все документы, например, если существует бухгалтер, который занимается лишь заработной платой, то и документацию по оплате не стоит передавать. 8 Обязанности главного бухгалтера – вести управленческий, налоговый и бухгалтерский учеты, сдавать отчетности. Из этого следует, что и передавать необходимо лишь те документы, которые являются обязанностью главного бухгалтера.

Важно

Конечно, вы можете ознакомиться и с другими документами, так сказать, для собственного спокойствия. 9 Также обязательно следует ознакомиться с ведением денежной базы, а то есть проверить данные, убедиться в наличии и посмотреть состояние чековой книжки, расчетного счета. Помимо бухгалтеров акт по приему-передаче документов по денежным операциям должен подписать кассир.

10 Принимать нужно все документы за последние 5 лет.

Как главному бухгалтеру принять дела на новой работе

Желательно проверить книги покупок и счета-фактуры, полученные от поставщиков с начала года. ЕСН. В ст. 240 НК РФ указан налоговый период — календарный год.

Что это означает? Если новый главный бухгалтер пришел в середине года, ему придется подавать налоговую декларацию по ЕСН и за свой период, и за период, когда он еще не работал. Следовательно, проверить операции, связанные с начислением и уплатой этого налога, нужно не только за последний месяц, но и с начала года.


К тому же начисленный ЕСН — это один из видов расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Поэтому ошибки в начислении ЕСН будут двойными, то есть приведут к искажению налоговой базы по налогу на прибыль.
Налог на имущество. Налоговый период по этому налогу — календарный год (ст. 379 НК РФ). Проверять, как он начислен, новому главбуху придется с начала года.

Правда, это не так сложно, как с предыдущими налогами.

Как главному бухгалтеру принять дела на новом месте работы

Новый главбух пришел в середине года Рассмотрим основные налоги, которые уплачивает организация, применяющая общий режим налогообложения. НДС. В соответствии со ст. 163 НК РФ налоговым периодом по НДС является месяц (для организаций с ежемесячной выручкой без НДС не более 2 млн руб.

— квартал). Таким образом, если у фирмы налоговый период месяц, нужно обязательно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете и касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний месяц.

Кроме того, необходимо проверить наличие, а также правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и продаж. Если налоговый период — квартал, механизм проверки тот же, но период больше.

Однако, если у фирмы сравнительно небольшая выручка (менее 2 млн руб.

Передача дел при смене бухгалтера

Z-отчеты; Документы по учету труда и заработной платы

  • Трудовые договоры;
  • Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
  • Штатное расписание;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов контрагентами

  • Договоры с поставщиками и покупателями;
  • акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  • товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

  • Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
  • Бухгалтерские справки;
  • Путевые листы;
  • Бланки строгой отчетности;
  • Доверенности;
  • другие документы;

Шаг 6.

Как принять дела у уходящего бухгалтера

Внимание

Передавать все документы придется и в том случае, когда в фирме только один бухгалтер — главный. Если фирма крупная и в ее штате помимо главного числятся другие бухгалтеры, передаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха.

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы.

Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет.

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Иногда случается такое, что в компьютерной базе имеются одни данные, а на бумажном носителе совсем другие. Баланс вовсе составлен с «потолка». В таком случае все это надо обговорить с руководителем, ведь восстановление базы очень трудоемкий и дорогой процесс.

Может ваш руководитель согласится выплатить вам за это премию? Во всяком случае, о возможных проблемах с налоговой предупредить необходимо, в противном случае все «шишки» могут полететь на вас.

5 Отличным решением было бы, если перед тем как главный бухгалтер уволился – прошла аудиторская проверка, но, как правило, руководители не спешат ее проводить. 6 Документ, который применяется при передаче дел – это акт прием-передачи.

В нем записываются все наименования документов, количество папок, регистров, журналов, состояние базы в компьютере и прочие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально.

Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр. После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств.

Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту. Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Как принять дела новому главному бухгалтеру в 2017 году

Акт должен быть подписан новым главным бухгалтером и завизирован руководителем. Проверка учета при приеме дел Акт подписан, все документы имеются в наличии.

Что еще должен сделать новый главбух? Конечно, он отвечает только за свою работу. Но, чтобы избежать неприятностей в случае налоговой проверки, лучше подстраховаться и проверить, как велся учет раньше.

Новый главбух может сам это сделать либо попросить нанять аудиторскую фирму.

Если на аудиторскую проверку у фирмы нет денег, а у бухгалтера не хватает времени проверить все самому, осуществляется выборочная проверка.

В первую очередь следует обратить внимание на начисление налогов. Особенно на налоги, налоговым периодом по которым является календарный год.

Дело в том, что ошибки, допущенные бывшим бухгалтером, повлекут за собой искажение налоговой базы уже в период, когда будет работать новый главный бухгалтер.

Источник: http://11-2.ru/kak-prinyat-dela-novomu-glavnomu-buhgalteru/

Как стать «главным бухгалтером». Инструкция

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Можно “оттрубить” простым бухгалтером в разных фирмах лет этак десять, чтобы наконец стать ГЛАВНЫМ бухгалтером. Можно терпеливо ждать, когда директор вас оценит и предложит должность главбуха – ожидание наверняка займет не более десятка лет. На самом деле получить заветную должность и соответствующую ей оплату можно в пять раз быстрее.

Фундаментальные основы

Если вы с рождения знали, что цифры – это ваше все, и получили бухгалтерское образование, то успешную карьеру вам сделать будет проще, чем остальным. Однако расслабляться рано – выпускников со специальностью “бухгалтерский учет” множество, приготовьтесь к серьезной конкуренции. Начните с составления плана боевых действий.

Он будет долгосрочным – на два года. Именно такой срок потребуется вам для того, чтобы получить заветную должность. И обратите внимание – слово “заветная” – ключевое слово в предыдущем предложении. Потому что даже самый талантливый человек без желания и увлечения своей работой не сможет добиться отличных результатов.

А ведь вам нужны именно они?

Подготовительные работы

Не теряйте время – на выпускных курсах ищите работу. Если Ваша цель – стать главным бухгалтером, то не гонитесь за популярными у студентов “высокооплачиваемыми” должностями “менеджера по продажам”, администратора в салоне красоты и т. д.

Ищите место помощника бухгалтера, бухгалтера на участок учета или даже место специалиста по дебиторской задолженности.

Не беда, что эти должности низко оплачиваются, ваша задача – проникнуть в “святая святых” – бухгалтерию и приобрести практический опыт.

Конечно, идеальным первым этапом вашей головокружительной карьеры должно быть место помощника главного бухгалтера в небольшой фирме. Ведь не секрет, что именно на долю помощников выпадает львиная часть всей “черновой” работы на фирме.

Главбух здесь, как правило, сводит отчетность, составляет баланс и подписывает бумаги. А почетные обязанности выбивать из контрагентов документы, следить за входящей и исходящей первичкой и выполнять другие “мелочи” достаются его помощнику.

 

Если у вас получилось, и вас взяли в помощники, – радуйтесь и начинайте крутиться на работе как белка в колесе. Хороший главбух тем и отличается от главбуха плохого, что все тонкости учета на фирме он знает не из книжек, а из собственного опыта.

Если такой возможности нет, устраивайтесь бухгалтером на любой участок – расчет зарплаты, сверка с контрагентами, учет материалов. Но при одном условии: у вас должна быть возможность ротации, то есть перехода – временного – на другие участки бухгалтерии. Если директор или главбух отказывается вам ее предоставлять, поищите другую работу. Помните: вам нельзя сидеть на месте.

Параллельно с поиском работы, трудоустройством и освоением азов бухгалтерской премудрости, найдите время и пройдите обучение работе с современным программным обеспечением – “1С: Предприятие 8”.

Помните, только Центры Сертифицированного Обучения проводят учебные курсы по единым для всех регионов РФ методикам, разработанным в фирме “1С”. Преподаватели в таких центрах прошли специальное обучение и сдали экзамены на право преподавания курсов.

Вы получите комплект лицензионных методических материалов, который может стать серьезным подспорьем в Вашей работе, так как содержит большой набор практических примеров из ежедневной практики бухгалтера.

Важным документом в построении карьеры бухгалтера станет свидетельство ЦСО “1С”. В глазах работодателя свидетельство ЦСО 1С будет означать, что:

  • вы действительно умеете работать в программе;
  • не придется тратить время и деньги на ваше обучение 1С;
  • период адаптации на новой работе будет коротким – вы сможете быстрее освоить особенности учета и организационной структуры компании;
  • вы целеустремленный, ориентированный на результат соискатель и, следовательно, сможете стать ценным сотрудником.

Найдите силы и время, чтобы освоить не только “1С: Бухгалтерию”, но и другие конфигурации. Ведь вы еще не знаете, с чем вам придется столкнуться в дальнейшем, а обучение по сертифицированным методикам повысит Ваши шансы быть трудоустроенным и расширит область поиска работы для Вас.

На этом этапе не жалейте средств, помните – это не затраты, это инвестиции в самое ценное, в свою карьеру.

Первый этап должен завершиться примерно через полгода – этого времени вполне достаточно, чтобы использовать полученные теоретические знания бухучета на практике.

Второй этап непосредственно связан с первым. Его длительность в два раза дольше – около года. И проходить он должен в другой компании – в отличие от первого места работы сюда вы придете не “молодым специалистом”, а бухгалтером с опытом работы. А это уже совершенно другой статус.

Кроме того, новая работа должна предоставлять возможности карьерного роста – обсудите это с будущим работодателем. Помните, что вы пришли не только для того, чтобы получать деньги, а чтобы учиться и развиваться. Главное на новом месте – активность.

Вызывайтесь ездить в налоговые инспекции и различные фонды, не ленитесь замещать сотрудников с других участков, уходящих в отпуск или на больничный, предложите свою помощь главному бухгалтеру – если он адекватный человек, то обязательно оценит это. Если не оценит, уходите.

Попробуйте начать второй этап на новом месте.

Главное же, что вы должны уметь делать после преодоления второй ступени на пути к вашей карьере, это составлять балансы. Потому что дальше начинается уже серьезная и самостоятельная работа.

Основные работы

Через полтора года после начала вашего крестового похода на карьеру главного бухгалтера нужно попробовать взять на себя смелость вести небольшую фирму самостоятельно, продолжая при этом трудиться на своей основной работе. Это трудно. Но никто и не говорил, что карьера – это легкое дело.

Просмотрите объявления в газетах – сейчас очень часто требуется так называемый “приходящий бухгалтер”, то есть со свободным графиком работы. Там и предложите свои услуги.

На этом – третьем – этапе вы научитесь самостоятельно, без подсказки “взрослых”, принимать решения, следить за сроками сдачи отчетности, составлять баланс и на себе почувствуете всю прелесть общения с государственными налоговыми инспекциями и пенсионными, страховыми и иже с ними фондами. Потому что тут вас уже некому прикрывать – главный бухгалтер, хоть и приходящий – вы. И вы за все отвечаете.

Не забывайте отслеживать все изменения, происходящие в бухгалтерском учете и налогообложении. Не обязательно штудировать от корки до корки все профильные интернет-сайты и форумы. Достаточно регулярно их просматривать – так вы будете иметь общее представление о том, что происходит в бухгалтерской сфере, а о чем-то вас заинтересовавшем всегда можно найти дополнительную информацию.

В это же время желательно посещать семинары – платные, проводимые аудиторскими и консалтинговыми компаниями и бесплатные мероприятия.

Вы удивитесь, когда узнаете, как много бесплатных семинаров для бухгалтеров вы сможете посетить. Бесплатные семинары проводят налоговые инспекции, фирма “1С” (г. Москва) и ее партнеры в регионах (в г. Архангельске, ЗАО “АРБИС: Прикладные решения”).

Посещая семинары, Вы будете в курсе последних изменений законодательства, в курсе новинок ИТ-индустрии, необходимых для работы современного бухгалтера. Немаловажный фактор: вы сможете разобраться с логикой налоговых работников – ведь от логики бухгалтеров она отличается как день от ночи; познакомитесь с ведущими ИТ-специалистами Вашего города – они смогут облегчить Вашу работу в дальнейшем.

В общем, за полгода, пока продолжается третий этап, вы должны стать самостоятельным, уверенным и образованным в бухгалтерских вопросах человеком.

Заключительные работы

Можете смело начинать искать работу ГЛАВНОГО бухгалтера, если, конечно, ваш нынешний директор до сих пор не предложил ее вам. Сейчас вы уже стоите хороших денег и можете рассчитывать на эту должность в престижной компании.

Радости и лишения

На два года вам придется о многом забыть – о посиделках с друзьями, о 12-часовом сне, о выходных, проведенных перед телевизором. На все это у вас просто не останется времени. Но так же, как студент первые два года обучения работает на зачетку, так и вы работаете на свою карьеру. И только потом она начнет работать на вас.

Удачи Вам!

Трескина Анна

С использованием материалов сайта http://www.ubo.ru/

Источник: https://arbis29.ru/news/kak-stat-glavnym-bukhgalterom-instruktsiya/

/ Хозяйственное право / Как принять дела новому главному бухгалтеру

Если не хватает времени на проверку всей документации, то можно проверить последний акт инвентаризации. Также производится инвентаризация всех имеющихся финансов в организации. Составляем акт приемки-передачи дел Вот и закончилась проверка всей документации, теперь нужно все результаты перенести на бумагу.

В этом случае составляется акт, в котором указана дата, когда осуществлена передача дел. Для этого существует обычная форма, которая подразумевает опись дел. В этом документе указывается остаток по счетам со специальной расшифровкой.

Данный акт содержит целый перечень вопросов, количество которых, может быть увеличено или сокращено.

Нужна ли инвентаризация при смене главного бухгалтера На основании статьи 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ и 27 статьи приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, инвентаризация производится в обязательном порядке в следующих случаях:

  • Если имущество передано в аренду, куплено или продано.
  • Перед процедурой составления годовой бухгалтерской отчетности.
  • Если сменились материально ответственные лица.
  • Если обнаружены факты хищения, или была замечена порча имущества.
  • При возникновении следующих обстоятельств, это может быть пожар или другие бедствия связанные с экстремальными условиями.
  • Другие случаи, которые описаны в законодательстве Российской Федерации.

Процедура инвентаризации также обязательна, если бухгалтер совмещал работу кассира и бухгалтера.

Как принять дела новому главному бухгалтеру

Ведь, как уже отмечалось, ошибки прежнего бухгалтера повлекут за собой неправильный расчет налога уже после его ухода. Ошибку в бухгалтерском учете тоже лучше исправить сразу, так как она может привести к искажению показателей в отчетности.

К тому же исправление ошибок в бухгалтерском учете занимает не так много времени, как в налоговом. Напомним правила исправления ошибок в бухгалтерском учете. Возможны три варианта развития событий. Первый. Ошибка выявлена до окончания текущего отчетного года.

Тогда исправления вносятся в проводки того месяца, к которому ошибка относится.

Второй. Ошибку заметили после окончания отчетного года, но до утверждения годовой отчетности. В такой ситуации исправительные записи вносятся декабрем года, в котором ошибки были допущены. Третий.

Ошибка обнаружена после сдачи отчетности. Исправления нужно внести в проводки текущего года.

Значит, за этот период и нужно передавать документы. Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ). Акт составляется в произвольной форме.

В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, можно перечислить каждый из них, если много — целесообразно указать папки документов, например «Налоговая отчетность за 2006 год». Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов.

Акт подписывают прежний и новый главный бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.

Как начать работу на новом месте — памятка бухгалтеру

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Что только не достается «в наследство» новому главному бухгалтеру от предшественника! Иногда половина хозяйственных операций и вовсе не отражена в учете. Мы подготовили памятку о том, в каком порядке следует действовать новому сотруднику.

Исходные данные

Рассмотрим ситуацию на примере небольшой производственно-торговой фирмы, в штате которой числятся четыре человека. Новый главный бухгалтер вступает в должность с 1 марта 2010 года.

В качестве «исходных данных» для подготовки отчетности у него лишь бумажные «первичные» документы (банковские выписки, счета-фактуры выставленные и полученные, накладные), хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерской программе за I и IV кварталы 2009 года, а также бухгалтерская и налоговая отчетность.

Рассмотрим, какие основные этапы следует преодолеть новому сотруднику, чтобы срочно восстановить сведения для подготовки отчета за прошлый год и первый квартал года текущего.

Итак, бухгалтер в первую очередь должен проверить наличие следующих отчетов с отметками об их получении соответствующими органами:

  • Отчет по фонду социального страхования (срок подачи – 15 января 2010 г.)
  • НДС за IV квартал прошедшего года (срок подачи – 20 января 2010 г.)
  • Персонифицированный учет (срок подачи – 1 марта 2010 г.)

Если таковых нет, то в первую очередь следует заняться составлением отчетов, связанных с расчетами по оплате труда.

За кадром

К счастью, в рассматриваемой ситуации штат фирмы небольшой – всего четыре человека.

Для того чтобы ускорить процесс и не возвращаться к проделанной работе, стоит сразу начать работать с новой бухгалтерской базой в той компьютерной программе, к которой бухгалтер привык и которую он хорошо знает.

На данном этапе пока не нужно вводить остатки по счетам по состоянию на 31 декабря года, предшествующего отчетному.

Необходимо поднять табели учета рабочего времени и все приказы за 2009 год, касающиеся кадров (утверждение и изменение штатного расписания, предоставление отпусков, отправку в командировки).

Помимо этих документов, следует также проверить, были ли больничные листы у сотрудников. Полезно сразу сделать ксерокопии этих документов и подшить их в папку, куда затем бухгалтер будет собирать первичную документацию по расчетам с персоналом.

После этого в бухгалтерской базе нужно провести расчет заработной платы за каждый месяц года с учетом отпусков, больничных и командировок. По окончании расчета за месяц нужно сверять суммы к выплате с ведомостями выдачи аванса и заработной платы, которые должны быть подшиты в кассовых документах.

Перед началом работы в базе по счету 50 «Касса» необходимо ввести остаток на 31 декабря, воспользовавшись данными кассовой книги.

Так как предыдущий бухгалтер уже сдавал отчетность за I, II и III кварталы 2009 года, обнаружив огрехи в расчетах по какому-то сотруднику (к примеру, если недоначислена или излишне начислена сумма дохода), не нужно вносить в базу новые правильные данные.

Следует восстановить неверный расчет, а ошибку откорректировать в текущем периоде (например, в марте или апреле). Правильным было бы сразу при обнаружении ошибки составить бухгалтерскую справку, подшить ее в отдельную папку и сделать запись в программе на текущеую дату.

Перед тем как приступать к подготовке отчетов в ФСС и ПФР, следует восстановить участок «Банк».

Подшиваем банковские документы и одновременно работаем с базой – вводим остатки по счету 51 «Расчетный счет», воспользовавшись данными по выписке банка, и последовательно отражаем бухгалтерские записи.

Как правило, число корреспондирующих счетов на участке «Банк» ограниченное (особенно у небольшой фирмы) – обычно это счета расчетов с контрагентами и с бюджетом.

Очевидно, что после восстановления кадрового учета и отражения в программе банковских операций мы уже можем констатировать, что бухгалтерская база содержит сведения по счетам 50 «Касса»; 51 «Расчетный счет»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и частично – по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 20 «Основное производство»; 26 «Общехозяйственные расходы». Таким образом, мы получили информацию, необходимую для составления отчетов за прошлый год. Например, уже можно сформировать отчет по НДФЛ, срок сдачи которого до 1 апреля.

По следам сделок

У небольшой фирмы сальдовые остатки по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» могут остаться фактически в одном случае: если отсутствует или с нарушениями составлен счет-фактура от поставщика.

По счетам 60, 76, 62 пока в бухгалтерской базе отражены лишь сведения о расчетах. Бухгалтеру необходимо ввести информацию по покупке и реализации МПЗ и ТМЦ. Для этого подбираем первичные документы по операциям с поставщиками и подрядчиками: накладные, акты, счета-фактуры и, если есть, акты сверки расчетов.

Последовательно вводим информацию по этим документам в базу. Здесь могут возникнуть определенные трудности – остатки по расчетам на 31 декабря 2008 года нам могут быть неизвестны.

Если это так, логично пойти на такой шаг: ввести остатки по счетам 60 и 76 общей суммой, на виртуального контрагента, воспользовавшись данными бухгалтерского баланса на 1 января отчетного года. Мы понимаем, что в этом документе данные отражены в «тысячах рублей», однако другой информации может под рукой не оказаться.

Когда отчеты будут сформированы, нужно будет сделать сверку с каждым контрагентом и распределить по ним эти суммы. Например, в бухгалтерском балансе на 1 января 2009 года по строке «Расчеты с подрядчиками» числится задолженность 218 тыс. рублей.

В бухгалтерской программе на 31 декабря предшествующего отчетному года сделаем запись: Дт 00 (промежуточный счет) Кт 60 (аналитика) «Общий» – 218 000 рублей. За 2009 год информация соберется по каждому контрагенту на основании первичных документов.

Сальдо по каждому контрагенту на 31 декабря 2009 года будет неправильным, но синтетический счет удастся сформировать с очень незначительными отклонениями (из-за округления в тыс. рублей). На достоверность данных бухгалтерского баланса округление не повлияет (или почти не повлияет). Как только появится возможность (оптимально – в процессе подготовки годового баланса) проведем сверку и выясним, что задолженность составляла:

  • поставщик А – 208 753 рубля;
  • поставщик В – 5764 рубля;
  • поставщик С – 3809 рублей.

Итого 218 326 рублей. Заменим проводку в корреспонденции со счетом 60 «Общий» на конкретных поставщиков. Сальдо на 31 декабря 2009 года подтвердим актом сверки расчетов. Аналогичную процедуру проведем по счетам 62, 71 и другим счетам расчетов.

Неуловимое имущество

Следующий шаг – начисление амортизации по основным средствам (ОС) и нематериальным активам. Сделать это нетрудно, если есть достоверная информация о составе основных средств на начало года. В противном случае задача усложняется. Следует провести инвентаризацию ОС и составить перечень имеющегося имущества на текущую дату.

Затем нужно рассортировать его на приобретенные в текущем году активы и активы, купленные до начала отчетного года. Первую категорию основных средств можно выявить по счету 60 «Расчеты с поставщиками». Тогда все прочие следует отнести к приобретенным до 1 января 2009 года.

Затем нужно установить по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов) срок полезного использования для групп ОС, при необходимости опросить менеджеров, чтобы определить дату ввода в эксплуатацию, и рассчитать амортизацию на 30 декабря года, предшествующего отчетному. Сверять полученный результат можно с данными декларации по налогу на имущество.

Кстати, это, пожалуй, первый шаг, при прохождении которого понадобится учетная политика компании в части способа начисления амортизации.

Далее сравниваем полученные результаты с данными бухгалтерского баланса за прошлый год. Если цифры сошлись, то задача выполнена. В противном случае нужно попытаться найти ошибку (свою или прежнего бухгалтера). Если таковую обнаружить не удается, то важно подобрать данные так, чтобы они сходились с балансом за прошлый год, а более детально разобраться в ситуации можно будет позже.

Не исключено, что основных средств окажется много и провести описанную процедуру не удастся. Тогда можно воспользоваться ориентировочными данными.

Например, уточнить амортизацию за I, II, III кварталы (из данных декларации по налогу на имущество) и в IV квартале 2009 года начислить амортизацию по данным III квартала с учетом вновь введенных основных средств.

Необходимо помнить, что амортизация по данным бухгалтерского учета может отличаться от данных налогового учета.

Производственный вопрос

Далее следует проверить и при необходимости восстановить учет запасов. Счета 10 «Материалы» и 41 «Товары» уже были сформированы по дебету в программе в тот момент, когда мы работали со счетами расчетов. Теперь нужно отразить операции по кредиту этих счетов на основании имеющихся первичных документов.

С остатками по счетам запасов придется поступить так же, как со счетами расчетов, то есть ввести сальдо на некий общий счет по данным бухгалтерской отчетности на 31 декабря 2008 года. При этом нужно помнить, что делать кредитовые записи по этим счетам следует с учетом положений учетной политики компании.

Далее необходимо «закрыть» счет 20 «Основное производство». Если по данным бухгалтерской отчетности на 31 марта, 30 июня и 30 сентября 2009 года есть остатки по незавершенному производству, то стоит оставить на счете 20 эти суммы, не пересчитывая за предыдущим главным бухгалтером.

А вот остаток на 31 декабря надо подтвердить результатами инвентаризации. Затем в соответствии с учетной политикой рассчитать его величину, а оставшуюся сумму списать в дебет счета 90 «Продажи».

Обратите внимание, предварительно в соответствии с учетной политикой нужно разобраться со счетом 26 «Общехозяйственные расходы»: либо списать его в дебет счета 90, либо распределить на счет 20.

Налоговые муки

После восстановления хозяйственных операций новому главбуху предстоит перепроверить налоговые обязательства компании. В первую очередь стоит разобраться с налогом на добавленную стоимость. Начислим в бухгалтерской программе НДС по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Одновременно подберем счета-фактуры выданные и сверим их с отраженными в учете проводками. Книга продаж должна сформироваться автоматически. Затем обратимся к счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Дебет этого счета уже был сформирован при регистрации банковских операций.

Так как предприятие небольшое, сальдовые остатки по этому счету могут остаться фактически в одном случае: если отсутствует (или с нарушениями составлена) счет-фактура от поставщика. Если такой факт бухгалтером обнаружен, нужно оставить сальдо на счете 19, а остальные суммы налога предъявить к вычету.

Теперь следует сформировать отчет за IV квартал по НДС и сверить данные в программе и в бумажном отчете с отметкой налогового органа. Затем заполним декларацию по налогу на имущество и отразим начисление в программе.

Приступая к расчету налога на прибыль, необходимо внимательно ознакомиться с учетной политикой для целей налогообложения, выявить все различия в бухгалтерском и налоговом учете.

На первое время будет достаточно бухгалтерской справки-расчета, отражающей разницы в финансовом результате для целей бухучета и налогообложения.

На основании этого документа рассчитаем отложенные налоговые активы или обязательства и заполним декларацию по налогу на прибыль.

Таким образом, мы рассмотрели ключевые шаги, которые следует предпринять новому главбуху, чтобы своевременно подготовить отчеты при минимуме исходных данных. Впрочем, расслабляться бухгалтеру рано, ведь надо привести в порядок все документы текущего года и работать в программе с сальдовыми остатками, которые были введены на основании только данных баланса.

Источник: http://bukhuchet.ru/2011/12/15/kak-nachat-rabotu-na-novom-meste-pamyatka-buhgalteru/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.