Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков

Содержание

Будьте убедительны: инструкция для бухгалтера

Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков

Максим Ильяхов, лингвист, преподаватель МГУ, редактор 

Елена Перова, психотерапевт 

Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор книги «Бухгалтерия без авралов и проблем»

Умение наладить эмоциональный контакт с собеседником, найти необходимые аргументы и правильно сформулировать свои мысли поможет эффективнее решать многие рабочие и личные вопросы.

Для примера назовем только несколько ситуаций. Ваши коллеги не торопятся сдавать авансовые отчеты, но зато часто приходят к вам с просьбой пояснить, почему начислена именно такая сумма. И вы каждый раз рассказываете им примерно одно и то же, а они не понимают и через месяц снова требуют от вас объяснений.

А еще у вас постоянно отнимает массу времени сбор документов от поставщиков и клиентов. Порой приходится звонить и писать по несколько раз, делать дубликаты. Так, объемы работы постоянно растут, при этом директор не одобряет ваше предложение принять в бухгалтерию еще одного сотрудника.

А также он считает, что вы можете вполне обойтись и без обучающего семинара по бухучету, и без специальной программы для расчета заработной платы.

Как сделать так, чтобы контрагенты сами возвращали документы в положенный срок? Как убедить коллег и руководителей в своей правоте? Как наладить с ними эффективные взаимоотношения? Какие доводы привести? Как их лучше сформулировать?

На эти вопросы мы попросили ответить специалистов: эксперта по повышению эффективности работы бухгалтерских служб и автора книги «Бухгалтерия без авралов и проблем» Павла Меньшикова, лингвиста, преподавателя МГУ и редактора Максима Ильяхова и психотерапевта Елену Перову. Пообщавшись с экспертами, мы сформулировали пять основных правил искусства убеждения, которыми с радостью делимся с вами. 

Правило 1

Главное — мотивация 

Максим Ильяхов:
Единственное известное мне безотказное правило убеждения — сосредоточиться на собеседнике. Зачем ему делать то, что вы хотите? Дайте причину.

«Николай Иванович, этот семинар поможет мне сэкономить нашей компании не менее 100 000 руб. на налогах». 

«Евгений, если вы вовремя сдадите авансовый отчет, по правилам компании я смогу выдать вам…» 

Если таких правил нет, их стоит придумать. Если вам приходится просить, значит, в окружающей вас системе не созданы нужные мотивирующие механизмы. Самое время их создать.  Ситуаций, в которых искомое действие нужно только вам, очень немного. Постарайтесь найти в просьбе пользу для собеседника.

Обмен документами с контрагентом — общее дело. Отдохнувший бухгалтер гораздо ценнее для компании, чем измотанный, — чем не повод согласовать отпуск? 

Проблема с просьбами часто начинается с того, что мы толком не думаем о пользе собеседника. Нужно нам, и все. Попробуйте наоборот.

Найдите пользу собеседника, и двери откроются.

Павел Меньшиков:
Подкрепляйте свою позицию цифрами. Если вам нужно выбить у генерального директора увеличение штата, откажитесь от неконкретных фраз типа «как много за последний год прибавилось работы». Замените это статистикой роста объема хозяйственных операций и другими четкими показателями, отражающими существенное увеличение трудоемкости. 

Кто бы ни был вашим оппонентом и каким бы сложным ни был обсуждаемый вопрос, спорить с вами гораздо сложнее, если ваша позиция подкреплена весомыми аргументами. Умение убеждать самым непосредственным образом способствует повышению эффективности работы бухгалтерии, так как помогает не только решать существующие проблемы в принципе, но и делать это гораздо быстрее.

Правило 2

Призывайте собеседника «быть как все»

Наши поступки во многом определяются тем, как ведут себя окружающие. Нередко человек поступает так, а не иначе потому, что так делают все люди в группе, которую он считает «своей» — достаточно привести статистику или доказательства этого. 

Когда британские налоговики рассылали уведомления, угрожая неплательщикам штрафами, почти треть адресатов их просто проигнорировала. Когда же вместо угроз авторы писем стали ссылаться на социальную норму, процент погашения задолженности резко вырос. Причем чем ближе был пример, тем выше результат.
В письме было написано: «Более 93% жителей вашего города своевременно платят налоги».

Вот другой пример. Благодаря желанию людей быть «как все», одной из гостиниц удалось сэкономить на стирке и доставке чистого белья. Объемы уменьшилась на треть после того, как в номерах появились таблички, уведомляющие гостей: «Постояльцы нашего отеля предпочитают использовать полотенце несколько раз». 

Бухгалтер может стать инициатором создания если не социальной, то «корпоративной нормы» в своей компании, например, сообщив контрагентам, что большинство партнеров и поставщиков вовремя сдают подписанные накладные, а сотрудников убедив в том, что вовремя сдавать авансовый отчет — это норма для всех, кто ездит в командировки.  

Но ни в коем случае не выдумывайте данные. Это неэтично, и шанс быть уличенным выше, чем может показаться. В будущем вам просто перестанут доверять. Если нет подтвержденной статистики, можно приводить абсолютные цифры, создающие впечатление, что так действуют все или почти все. 

Попробуйте вместо «Убедительно просим вернуть подписанные документы» сказать: «Большинство наших контрагентов внимательно ведут бухгалтерию и возвращают документы до конца отчетного периода». 

Правило 3

Включайте эмпатию

Максим Ильяхов:
Если чувствуете, что аргумент в мире собеседника недостаточно убедителен, добавляйте эмоций:

«Ты меня спасешь, если…»

«Мне будет очень приятно, если ты…»

Здесь включается альтруизм: человек любит чувствовать, что он делает доброе дело. К тому же никто не отменял принцип взаимного обмена: в обществе нас связывают взаимные обязательства, и, если сегодня я кому-то сделаю хорошо, он будет мне должен. Этот расчет происходит автоматически, почти без нашего участия. 

Эмоциональные аргументы работают, когда люди неплохо знают друг друга и как-то связаны, как минимум работают в одной компании. Убедить так малознакомого контрагента не получится.

Елена Перова
Поставьте себя на место собеседника. Постарайтесь понять, как представляет себе ситуацию другая сторона, как она видит вас. Рассмотрим пример взаимодействия бухгалтера и сотрудников организации.

Рискну предположить, что для многих работников деятельность бухгалтерии не очень понятна, а бухгалтер воспринимается как человек, который «опять от меня требует чего-то и мешает моей работе».

Такая установка не располагает к сотрудничеству. 

Чтобы добиться своего, будьте более открытыми. Сообщите собеседникам, что готовы отвечать на их вопросы и в будущем.

Попросите у них обратной связи: что для них самое неудобное во взаимодействии с бухгалтерией, как это улучшить? Сообщайте при этом и о своих приоритетах.

Размещайте информацию о своих усилиях по упрощению этого взаимодействия на сайте организации, на стендах в коридорах, чтобы сотрудники видели, что вы их действительно слышите.

Правило 4

Будьте последовательны 

Павел Меньшиков
Подготовьтесь заранее к важному разговору. Например, перед тем как приехать в налоговую инспекцию для решения какого-то вопроса, почитайте, что пишут о похожих ситуациях на бухгалтерских форумах.

Может быть, вы узнаете, что нужно на всякий случай взять с собой еще какие-то документы, или найдете полезные ссылки на пункты законодательства, защищающие права налогоплательщиков в данном вопросе.

Продумайте заранее ответы на все возможные возражения налоговых инспекторов.

Будьте кратки в изложении своих мыслей. Например, вы хотите, чтобы контрагент исправил неверно оформленный первичный документ. Просите именно то, что хотите получить.

Начинайте свой разговор сразу с изложения проблемы: «Прошу Вас не позднее такого-то числа представить такие-то документы взамен неправильно оформленных».

При этом обязательно не просто указывайте на ошибку, но и сделайте ссылку на законодательный акт, который устанавливает правила оформления: «В документах необходимо заполнить такую-то графу в соответствии с таким-то нормативным документом (номер, дата)».

Перова Елена:
Станьте понятнее своему собеседнику! Не пожалейте времени на то, чтобы объяснить, зачем нужно то, что вы от них просите, почему это полезно для всей организации.

Пользуйтесь при этом понятным обычному человеку языком, объясняйте причины и следствия, приводите примеры.

В результате такого подхода коллеги станут больше доверять бухгалтерии, начнут воспринимать вас как дружественного человека и, соответственно, будут прислушиваться к вашим пожеланиям и охотнее пойдут навстречу.

Правило 5

Не выясняйте отношения письменно!

Иногда гораздо лучше получается описать проблему или выразить свою просьбу в письменной форме. Это дает возможность последовательно и полно изложить факты, заранее собрать и проверить цифры, дать ссылки на нормативные документы. Но, если в процессе переписки вы зашли в тупик или чувствуете напряжение, переходите к устному общению. 

Максим Ильяхов:
Когда в разговоре появляются эмоции: обида, эмоциональная претензия, нарастающий конфликт — нужно общаться устно. Никогда не выясняйте отношения письменно. Вот почему.

Текст отлично вызывает эмоции, но очень недостоверно их передает. Вы можете заложить в свое письмо весь свой такт, вежливость и доброту, но собеседник в другом эмоциональном состоянии вас просто не поймет. Еще хуже — он прочитает ваше письмо в таком тоне, будто вы на него кричите или издеваетесь над ним. Будет только хуже.

Как только вы чувствуете, что в разговоре назревает конфликт, звоните по телефону. Ваш голос передает эмоции гораздо точнее, и конфликт решается быстрее. 

Даже если вы хорошо знакомы с собеседником, правильно понять ваше настроение ему помешает отсутствие невербальных средств общения: жестов, мимики и интонации. Согласитесь, фраза «даю вам последний срок», сказанная доброжелательно и даже с юмором по телефону, будет воспринята совсем по-другому, нежели написанная в письме.  

Подводя итоги

Конечно, предложенные правила не универсальны. Но мы надеемся, что знание простых приемов убеждения поможет вам отстоять свою точку зрения не только в общении с коллегами, но и в личной жизни. Вероятно, вам придется немного поэкспериментировать, потренироваться, прежде чем вы поймете, как лучше действовать в той или иной ситуации. А со временем искусство убеждать войдет в привычку. 

Источник: https://kontur.ru/articles/2224

10 шагов для вдохновляющего порядка на столе

Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала.

Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом.

Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе — чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике.

То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки.

Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры — хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант — это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину. 

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное — все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов.

Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг — как на фото ниже.

Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы — что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах.

Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере.

Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе — быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать.

А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства.

Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе — они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для мудбордов или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

  • рассортируйте вещи по органайзерам;
  • очистите стол от всего лишнего;
  • протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
  • опустошите мусорную корзину;
  • помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня.

Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом.

Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

https://www.youtube.com/watch?v=UxAejErF2Jc

Другие материалы на эту тему:

Фотографии: themuse.com, levo.com, goodhousekeeping.com, etsystatic.com, homeyohmy.com, marthastewart.com, snupps.com

Источник: https://kvartblog.ru/blog/10-shagov-dlya-vdohnovlyayuschego-poryadka-na-stole/

10 Важных дел для кадровика и бухгалтера, которые нужно сделать в декабре · Энциклопедия начинающего предпринимателя

Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков
ТОП-10 важных дел для бухгалтеров и работников кадровой службы, которые стоит сделать в декабре 2016 года!

Дело №1. Составить и утвердить график отпусков на 2017 год

Сделать это нужно не позднее 17 декабря. Об особенностях составления графика отпусков мы пишем каждый год. Как составить график бесконфликтно, нужно ли включать в него декретниц, какие категории работников имеют право взять отпуск в удобное для них время, как утвердить график.

Дело №2. Составить и согласовать план работы по воинскому учету на 2017 год

Этот план составляется ежегодно, и до наступления нового года его нужно еще согласовать с военкоматом. Поэтому не тяните, до 20 декабря отнесите план на согласование. Что еще проверяют военкоматы, какие документы нужно оформлять по воинскому учету, читайте в наших статьях.

Дело №3. Составить приказ о работе в праздничные дни

Многие организации и ИП не могут себе позволить не работать 8 праздничных дней. Максимум 1-2 дня для встречи Нового Года, а потом магазины, кафе, салоны красоты, ателье, аптеки открываются.

Обслуживающие организации (ЖЭК, УК, Энергосбыт, Горгаз) оставляют дежурных. Запомните, что дежурство – это такая же работа в праздничный день. И оформлять ее нужно по обычным правилам: письменное согласие работника + приказ о работе в выходной день.

Дело №4. Начислить и выдать зарплату за декабрь и январские отпускные

Как правило, зарплату за вторую половину месяца компании выдают с 5 по 15 число следующего месяца.

Если в локальных актах у вас указано, что зарплата за вторую половину месяца выдается ранее 9 числа (например, 8-го), значит, зарплату за декабрь в этом году нужно выплатить 30 декабря – в последний рабочий день года.

Потому что следующий рабочий день – только 9 января, а выплата заработной платы в этот день, т.е., позднее установленного срока, может повлечь штраф до 50 тыс. руб. Кроме того, за каждый день просрочки начисляются проценты.

Такая же ситуация и с январскими отпускными. Если по графику отпусков работник идет в отпуск сразу после праздников, то выплатить отпускные нужно заранее, не позднее 30 декабря.

Дело №5. Перечислить декабрьские взносы

Реквизиты для перечисления страховых взносов с 2017 года изменятся, потому что администрировать их теперь будет налоговая. Чтобы в первые дни нового года не сделать ошибок (а потом разбираться с налоговой службой), лучше заплатить взносы сейчас по старым реквизитам. Лучше это сделать до 25 декабря, ведь тогда фонды успеют их разнести и учесть в личной карточке страхователя.

Дело №6. Проверить статус иностранных работников

Если у вас есть работники-иностранцы, нужно проверить их налоговый статус. Резидентом иностранный гражданин становится в случае, если пробыл в РФ 183 дня или больше в течение 12 месяцев подряд. Если сотрудник приобрел статус резидента на конец года, компания должна пересчитать налог по ставке 13%.

НДФЛ за работников из государств ЕАЭС составляет 13% с момента их прибытия в Россию.

Но если по окончании налогового периода такой иностранец не стал резидентом, то его НДФЛ нужно пересчитать «в обратную сторону». Об этом напоминает нам Минфин в своем письме от 10.06.2016. №03-04-06/34256:

«Таким образом, если по итогам налогового периода сотрудники организации не приобрели статус налогового резидента (находились в Российской Федерации менее 183 дней), их доходы, полученные в данном налоговом периоде, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 30 процентов».

Если компания занизит НДФЛ, инспектор ФНС вправе выписать штраф в размере 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).

Дело №7. Внести изменения в локальные акты

В 2016 году многие ключевые законы претерпели изменения. Изменилась статья 136 ТК РФ, и теперь сроки выплаты зарплаты установлены более жестко: не позднее 15 дней после окончания половины месяца, за которую она начислена. Проверьте свои локальные акты, не противоречат ли они теперь Трудовому кодексу.

В полной мере начали действовать статьи ТК РФ о профстандартах. Если у вас есть локальные акты, которые регулируют процесс подбора, аттестации и оценки персонала, а ПС для работников обязательны, то ЛА нужно пересмотреть. И, если нужно, привести в соответствие с новыми требованиями.

Дело №8. Провести аудит трудовых договоров

Если вы еще не пересматривали шаблоны трудовых договоров с работниками, нужно сделать это как можно быстрее. Штраф за отсутствие какого-либо обязательного условия в тексте договора не маленький – от 5 тыс. руб. для ИП и от 50 тыс. руб. для организации. И это штраф за 1 договор!

Если в вашей компании работают 10 человек, и в каждом ТД есть недостатки, то штраф составит уже 50 тыс. руб. для ИП и полмиллиона для организации. А если 100 человек?

Дело №9. Пересмотреть учетную политику и лимит кассы

Ежегодно утверждать учетную политику не обязательно. Но если вы приняли решение изменить порядок учета, то до 31 декабря нужно утвердить новую политику. Помните, что некоторые правила учета нельзя менять ранее чем через два года. Например, перечень прямых расходов и порядок их распределения на  готовую продукцию (абз. 4 п. 1 ст.319 НК РФ).

Дело №10. Подготовить документы, у которых закончился срок хранения, для уничтожения

Каждый год мы отбираем документы для уничтожения (статьи об архивном хранении). Это и приказы о ежегодных отпусках и краткосрочных командировках, которые хранятся всего 5 лет, и графики отпусков, которые можно хранить только 1 год, и табели учета рабочего времени (хранятся 5 лет, кроме учета времени работников с вредными и опасными условиями труда). Пожалуй, это единственное дело, которое может подождать до января, потому что за более длительное хранение документов, чем положено по закону, штрафа нет

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/10-vazhnyx-del-kotorye-nuzhno-sdelat-v-dekabre/

12 этапов для успешного закрытия года: шпаргалка для бухгалтера

Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков

Декабрь, пожалуй, один из самых продуктивных и сложных месяцев в году для бухгалтера. Нужно успеть запросить отчетные документы у поставщиков, провести сверку расчетов, инвентаризировать имущество, свести счета и максимально подготовиться к составлению годовой отчетности. В этой статье расскажем, как закрыть год, чтобы не было претензий у аудиторов и контролирующих органов.

В бухгалтерии дел всегда хватает, но к концу года работы традиционно прибавляется. Чтобы успешно закрыть год и перейти в новый налоговый период, нужно провести ряд обязательных мероприятий.

Выделим наиболее существенные моменты, которые могут повлиять на дальнейшее ведение учета и составление годовой отчетности.

В декабре необходимо:

  • проверить достоверность учета (первичные документы);
  • провести инвентаризацию;
  • составить график отпусков;
  • утвердить штатное расписание;
  • создать резервы;
  • проверить договоры;
  • утвердить лимит кассы, если это необходимо;
  • подать уведомление в ИФНС в случае смены налогового режима;
  • внести изменения в учетную политику;
  • отправить в ИФНС уведомление о порядке уплаты налога на прибыль по обособленным подразделениям;
  • сделать реформацию баланса;
  • заплатить фиксированные страховые взносы (только для ИП).

Достоверность учета

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ бухгалтерская отчетность должна быть достоверна. Достоверность ей может обеспечить своевременное и полное отражение фактов хозяйственной жизни, соответствующих действительности.

В декабре желательно проверить наличие и правильность оформления первичных документов, копии заменить на оригиналы. Все операции должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете.

Если в ходе проверки и анализа будут обнаружены ошибки, их можно исправить текущим годом.

Не забудьте подать уточненные декларации, если найденные ошибки привели к занижению налоговой базы.

Инвентаризация имущества и обязательств

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации должны провести инвентаризацию имущества и обязательств ( п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, п. 38 ПБУ 4/99). Сделать это нужно не ранее 1 октября.

Сверять наличие основных средств разрешается один раз в три года.

Обязательно подтвердите дебиторскую и кредиторскую задолженность. В результате такой проверки комиссия должна сравнить учетные остатки по счетам расчетов с фактическими.

Чтобы сверится с контрагентами, можно оформить и подписать акты сверки взаиморасчетов. Но акты не являются первичными документами и не обязательны к составлению.

Результаты такой инвентаризации нужно отразить в акте по форме ИНВ-17.

Обратите внимание! Инвентаризации подлежат не только счета расчетов с покупателями (62) и поставщиками (60), но и другие счета, в частности, 66, 67, 68, 70, 71 и т. д.

По результатам инвентаризации расчетов выявляется задолженность с истекшим сроком исковой давности. Такую дебиторку и кредиторку нужно списать с учета, оформив соответствующий приказ. Порядок определения сроков исковой давности закреплен в гл. 12 ГК РФ.

Особое внимание следует уделить сверке расчетов с налоговой и фондами. Периодическая сверка поможет организации избежать ненужных штрафов и пеней, так как нередко платежи зависают из-за неверно указанных реквизитов. В идеале сверяться с контролирующими органами ежеквартально после сдачи обязательной отчетности (деклараций, расчетов по взносам).

График отпусков и штатное расписание

Ежегодно работодатель обязан утверждать график отпусков на следующий год. Сделать это необходимо до 17 декабря текущего года ( ст. 123 ТК РФ).

С 01.01.2016 планируется увеличение минимального размера оплаты труда (МРОТ). Напомним, что сейчас он составляет 5 965 рублей. Если на предприятии есть работники, у которых оклад приближен к МРОТ, потребуется пересмотреть штатное расписание. Согласно ст. 133 и 133.1 ТК РФ зарплата работников не может быть ниже федерального и регионального МРОТ.

В случае повышения окладов необходимо составить дополнительные соглашения к трудовому договору.

Резервы

Организации обязаны создавать ряд резервов в бухгалтерском учете (резерв на оплату отпусков, резерв по сомнительным долгам и пр.). Также компании могут формировать резервы и в налоговом учете.

По состоянию на 31 декабря нужно проверить остатки всех сформированных резервов. В зависимости от вида резерва и ситуации неиспользованные суммы включаются в доходы либо переносятся на следующий год.

После проверки резервов текущего года необходимо сформировать резервы на следующий год. Если резерв не является обязательным, организация имеет право отказаться от его создания в новом отчетном году.

Узнайте больше в статье «Резерв на оплату отпусков: создание и использование».

Пролонгация договоров

В конце года проанализируйте все имеющиеся договора с контрагентами и работниками. Цель проверки — выявить те договоры, по которым истекает срок действия. Если договор не содержит условия об автоматическом продлении на следующий год, его нужно перезаключить или составить дополнительное соглашение о пролонгации.

Лимит кассы

Лимит кассы устанавливается юридическим лицом самостоятельно (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Субъектам малого предпринимательства и ИП разрешено работать без кассового лимита.

Законодательство не устанавливает срок действия лимита. Поэтому пересматривать лимит кассы можно в любое время.

Если в организации все-таки лимит кассы действует до конца года, следует рассчитать и утвердить допустимый остаток наличных в кассе на следующий год.

Смена налогового режима

Если организация планирует перейти на УСН, необходимо подать уведомление в налоговую инспекцию до 31 декабря ( ст. 346.13 НК РФ). Такое же требование установлено и для лиц, которые решили изменить объект налогообложения по УСН.

Плательщики ЕНВД и УСН должны удостовериться в том, что не утратили право применять выбранную систему в следующем году. Доход компаний на УСН не должен превышать 68,82 млн рублей за 2015 год (п. 2. ст. 346.

12 НК РФ), а остаточная стоимость основных средств должна быть менее 100 млн рублей. Применять УСН и ЕНВД могут организации и ИП, численность которых не превышает 100 человек (п. 2.2 ст. 346.26, пп. 15 п. 3 ст. 346.

12 НК РФ).

При переходе с УСН на иную систему налогообложения необходимо уведомить ИФНС до 15 января (п. 6 ст. 346.13 НК РФ).

Учетная политика

Порядок ведения бухгалтерского и налогового учета закреплен в учетной политике организации ( ПБУ 1/2008). Учетная политика утверждается при создании юридического лица и действует на протяжении всей деятельности.

Каждый год бухгалтер должен анализировать принятую учетную политику на предмет ее соответствия фактическому ведению учета. Если в организации изменились условия деятельности или способы ведения учета, необходимо пересмотреть учетную политику. Также изменения в данный документ необходимо внести, если появились новые требования в законодательстве.

С 2016 года увеличивается стоимость амортизируемого имущества с 40 до 100 тыс. рублей (изменения внесены в ст. 256 и ст. 257 НК РФ Федеральным законом от 08.06.2015 № 150-ФЗ). Если в учетной политике прописан порядок отнесения к амортизируемому имуществу, следует внести корректировки.

Уведомление ИФНС о порядке уплаты налога на прибыль по обособленным подразделениям

Организации, которые имеют несколько обособленных подразделений в одном субъекте РФ, могут выбрать ответственное подразделение и уплачивать налог на прибыль за все подразделения через него.

О данном решении нужно уведомить налоговый орган до 31 декабря.

Уведомления также представляются в налоговый орган, если у предприятия изменилось количество структурных подразделений на территории субъекта Российской Федерации или произошли другие изменения, влияющие на порядок уплаты налога (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Реформация баланса

В конце года необходимо сделать реформацию баланса. Это будет последняя операция отчетного года. Реформация баланса покажет финансовый результат — прибыль или убыток.

Убыток нужно отразить проводкой:

Дебет 84 Кредит 99

Прибыль по итогам года отражается проводкой:

Дебет 99 Кредит 84

Фиксированные взносы ИП

Индивидуальные предприниматели должны перечислить сумму фиксированных взносов до 31 декабря. В 2015 году сума взносов в ПФР составляет 18610,80 рубля и в ФФОМС — 3650,58 рубля.

Декабрь — довольно трудоемкий период для бухгалтерии. Наши рекомендации помогут не упустить из виду самое важное!

Источник: http://kontur-krm.ru/12-etapov-dlya-uspeshnogo-zakrytiya-goda-shpargalka-dlya-buhgaltera.html

Типовые требования налоговой – как не встать на чужие грабли

Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков

Как реагировать на требования налоговой

Оговоримся, эта статья – не план ухода от налогов. В ней мы обсудим ошибки, которые без злого умысла, по неопытности или незнанию могут допустить руководители и главные бухгалтеры. Мы собрали основные рекомендации от аудиторов и налоговых юристов по взаимодействию бизнеса и налоговой службы, а также спросили мнения практикующих бизнесменов.

Налоговый инспектор – человек

Налоговый кодекс говорит, что у компании есть 10 рабочих дней, чтобы передать документы на проверку с момента поступления запроса от ФНС.

Но в том же Налоговом кодексе говорится о праве юрлица на отсрочку в предоставлении документов. Об этом говорит п. 3 статьи 93 Налогового Кодекса РФ.

Чтобы получить отсрочку, напишите заявление в течение одного дня с момента получения требования на имя руководителя налоговой инспекции и укажите, зачем эта отсрочка вам нужна.

Предоставить все требуемые документы в 10-дневный срок – это сверхзадача. Это почти всегда невозможно, говорит Дмитрий Ильин, директор рекламно-производственной фирмы. – Только копии для камеральной проверки моей фирмы (оборот 90 млн рублей в год) по объему заняли 15 коробок. Мы копировали их 2 недели! А если речь идет о крупной компании, так у нее документы занимают грузовики! Подготовка документов для налоговой службы.

Так что просить об отсрочке можно и нужно. Несоблюдение сроков предоставления документов грозит наложением штрафа. Но Дмитрий не помнит, чтобы его компанию штрафовали.

«По мелочи в налоговых не торгуются», – иронизирует он.

Мы идем к вам, берегите нервы и документы

К выездной проверке нужно тщательно подготовиться. Весть о том, что вы заинтересовали налоговую настолько, что инспектор едет к вам в гости, сама по себе невероятно стрессовая. Но нужно собрать волю в кулак и максимально подготовить рабочее место налогового инспектора.

Для работы во время проверки вы обязаны предоставить инспектору кабинет по месту фактического пребывания компании. Но присутствие в основном офисе налогового инспектора – стресс не только для руководителя, но и всей организации.

Некоторые налоговые юристы советуют снять офис по месту юридической регистрации, чтобы не нервировать родной коллектив. Да и инспектора там не будет ничего отвлекать от работы. Гузель Валеева с этим не соглашается:

– Снять отдельный офис для налогового инспектора может не каждый предприниматель. Да и несовпадение юридического и фактического адресов может вызвать лишние вопросы. При отсутствии свободного помещения правильнее будет направить письмо в инспекцию с просьбой провести проверку по месту нахождения инспекции. В качестве причин можно сослаться на ремонт, недостаточную площадь офиса, отсутствие свободных столов и т.д. Как правило, проверяющие идут на встречу.

Об ответе на требования налоговых на выездной проверке

По умолчанию ответственное лицо за общение с инспектором во время выездной проверки – руководитель и/или главный бухгалтер.

Перепоручить дело можно только будучи твердо уверенным в том, что сотрудник четко ответит на вопросы, не даст противоречивой, неверной информации.

Кстати, в этом состоит еще одна причина выделять отдельный офис или кабинет для выездной проверки. Так у инспектора не возникнет соблазна задать дополнительные вопросы проходящим мимо сотрудникам.
Выделите для налогового инспектора отдельный кабинет со всем необходимым. Важно соблюдать принцип «узкого горлышка»: все контакты с проверяющими должны замыкаться на одном человеке (привлеченном специалисте либо штатном сотруднике). Это должен быть адекватный, стрессоустойчивый, разбирающийся в налогах человек. Его основная задача – ограничить свободное, внепроцессуальное общение проверяющих с сотрудниками компании.

Давать только обдуманные ответы – хороший совет для любых случаев общения с инспекцией.

Закон ведь не обязывает вас на память воспроизводить подробности всех операций вашей компании, историю взаимоотношений с контрагентами. Сомневаетесь в каком-то факте, скажите: «Я не помню». Возьмите время, чтобы уточнить информацию и предоставить (по письменному требованию) в срок. Если случайно ошибетесь, это будет истолковано как введение в заблуждение, – советует Виталий Игнатьев, руководитель медицинской лаборатории.

Учимся давать ответ на требования налоговой без ошибок

Первичная документация, которую налоговая инспекция признает оформленной ненадлежащим образом, является основанием для привлечения вашей компании к ответственности за нарушение налогового законодательства. При этом ошибки в документах могут быть допущены даже не по вашей вине, а по вине контрагента.

У вас есть право предоставить документы с исправленными ошибками. Но на деле тебе не позвонят из инспекции, не предупредят по-дружески, что возникла проблема с какой-то счет-фактурой. Ты просто получишь постановление по почте, которое придется опротестовывать уже в суде. Поэтому дисциплина в документообороте значит очень много. Ошибок в документах не избежать, но важно исключить их по максимуму, – резюмирует Дмитрий Ильин.

Если дело доходит до суда с налоговой службой, пригодятся и дополнительные документы, которые вы благоразумно сохранили.

Например, доказательством реальности ваших сделок (невовлеченность вас в схему незаконного обналичивания) могут послужить любые документы вплоть до черновиков писем, путевых листов, протоколов совещаний, видеозаписей с камер наблюдения и т.п.

Хотя, оговоримся, статистика выигранных дел с налоговой говорит не в пользу налогоплательщика. Прошли те времена, когда налоговики шли в суд неподготовленные и мало что понимали в том, как выглядят схемы незаконных методов, говорят бизнесмены. Но и чистые операции опротестовать становится все сложнее.

Все шаги записаны

Документы и разъяснения налоговой инспекции нужно давать по официальному запросу и фиксировать их передачу в письменном виде. Это помогает избежать элементарных проблем. – Завозишь документ в инспекцию, твоего исполнителя нет на месте.

Ты по-свойски оставляешь папку «для него» на столе. В итоге выясняется – документ затерялся, где он – никто не знает. И это очень распространенная ошибка, – говорит Виталий Игнатьев.

Важно фиксировать передачу документов с помощью реестра приема-передачи, который составляется в двух экземплярах. Это опись того какие бумаги, в каком количестве и на скольких листах передаются в инспекцию.

По почте бумаги лучше направлять письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. Сколько стоит пренебрежение такими простыми правилами, опытные бизнесмены знают.

– Мой знакомый, только-только зарегистрировавший юридическое лицо, знал, что достаточно уведомить налоговую, чтобы перейти на «упрощенку». Отправил заявление письмом, но без уведомления о вручении. Письмо то ли не дошло, то ли затерялось. В итоге этот человек, сам того не зная, продолжал работать на общей системе налогообложения и оказался должником по НДС. История закончилась плохо, долг по налогам скопился около 1,5 миллионов, ему пришлось закрыть бизнес совсем! – вспоминает случай по теме Дмитрий Ильин.

Если у вас одна фирма-кормилица, вы вряд ли упустите из виду такие тонкости. Чаще всего, говорят наши собеседники-бизнесмены, проблемы возникают, когда в группе компаний много юрлиц. Еще с такой проблемой сталкиваются, доверив регистрацию юрлица недобросовестной компании-посреднику. Контролируйте этот процесс.

Образец ответа на требование налоговой

Налоговая не требует – не давайте лишних документов

Не нужно предоставлять в налоговую информацию и документы, не относящиеся к предмету проверки. Налоговые инспекторы формулируют свои запросы предельно четко.

Но у них часто возникают вопросы из серии: «А почему у вас такая маленькая прибыль?» или «А почему вы купили товар так дорого?».

Искать коррупционные составляющие и делать выводы о рентабельности вашей фирмы – не дело налоговой инспекции, это дело других служб.

Кроме того, налоговая может требовать и дополнительные документы, такие как товарно-транспортные накладные на доставку товара, отчеты-расшифровки к актам оказанных услуг или выполненных работ.

Эти документы инспектор хочет видеть для проверки расходов компании, учтенных при расчете налога на прибыль. Но предоставление дополнительных документов может спровоцировать более глубокую проверку, которая и добросовестному налогоплательщику доставит как минимум много хлопот.

Специалисты советуют давать письменные пояснения о том, что затребование документов неправомерно.

Счет фирмы – не личный счет

Это можно назвать безответственным финансовым поведением, но им грешат не только молодые бизнесмены. «Раскидать» деньги с расчетного счета на пластиковые карты фрилансерам или снять деньги и расплатиться «наличкой», оплатить какие-то личные счета и т.п.

– эта ошибка встречается очень часто, констатируют юристы. Помнить, что если деньги сняты со счета, то они должны быть «закрыты» соответствующими документами, – это золотое правило.

Хотя, добавляет Дмитрий, сейчас политика банков уже не дает поводов для такого легкомысленного поведения.

Не экономьте на бухгалтере

Это последний, но самый важный совет, который дают опытные бизнесмены: нанимайте бухгалтера, причем обязательно оформляйте трудовые отношения с ним.

Тогда он наряду с вами – руководителем – несет ответственность перед законом. Конечно, нет гарантии, что бухгалтер окажется настолько квалифицированным, что отведет любую беду.

Но нависающая над ним ответственность как минимум заставит быть аккуратнее с бухгалтерией.

К сожалению, особенно начинающие бизнесмены экономят на этой статье расходов, в итоге в случае налоговых претензий остаются с инспекцией один на один. В этот момент привлеченный бухгалтер-аутсорсер, оказывающий вам услуги без договора, разведет руками.

А вот как широко распространять бухгалтерский контроль в бизнес-процесс, решайте сами. Например, эксперты советуют не доверять выставление счетов менеджерам. Предполагается, что менеджеры допускают ошибки при оформлении документов.

К примеру, фирма перешла с общей системы налогообложения на «упрощенку», а менеджеры пользуются старым бланком счета, подставляя свою компанию под уплату НДС. Но этот совет сродни совету не совать руки в огонь, считает Дмитрий Ильин.

Менеджеры могут нарушить очередность договоров и счетов (особенно, если учет ведется по старинке, в «экселе»). Однако контроль над процессом выставления счетов, переданный главному бухгалтеру, возможно, и сведет к минимуму проблемы с налогами, но приведет к проблемам с продажами, – смеется Дмитрий Ильин.
Делегируйте бухгалтерию квалифицированному специалисту.

И напоследок делимся с вами чек-листом, который поможет подготовиться к налоговой проверке и позволит не упустить важных деталей*

  1. Проверьте наличие папок и документов в них по следующим блокам:
  2. – банковские документы; – кассовые документы; – договоры; – кадровые документы; – документы общего характера (учредительные документы, аренда, коммуналка, прочие); – документы на основные средства и нематериальные активы; книги и журналы.

  3. Возьмите все имеющиеся выписки по счету в банке.
  4. Возьмите любую выписку по счету за любой день.
  5. Возьмите любую операцию, отраженную в банковской выписке.
  6. Потребуйте у своих подчиненных все документы по данной операции.

    Пройдитесь по всей цепочке движения документов и денег, имеющих отношение к данной операции: договор, счет, счет-фактура, накладные, товарные чеки и так далее – смотрите абсолютно все первичные документы по данной цепочке.

  7. Если это была операция на покупку оргтехники, проверьте физическое наличие оргтехники, паспорта на нее, накладные или товарные чеки, счета, счета-фактуры, акты ввода в эксплуатацию, проводки по бухгалтерии, амортизацию и так далее.
  8. Затем проверьте отчетность. Отчетность перед государством рекомендую проверить за последние три года.

  9. Убедитесь в физическом наличии отчетности, ее стыковке между собой, с документами, подтверждающими обязательные платежи.

  10. Проверьте прочие документы: передвигайтесь по офису от одного рабочего места к другому, берите первый попавшийся документ на столе, спрашивайте: «что это?», «где это должно лежать?», и пусть сотрудник назовет это, положит это на место или выбросит в мусорную корзину, если это не нужно.
  11. Записывайте все недостатки, чтобы потом составить программу по их устранению. Дополнительно пригласите опытного бухгалтера (не аудитора, для этого есть свои причины) и пусть он проверит отчетность и ведение регистров.

И совсем напоследок

Помимо проверки наличия документов, правильности ведения регистров и составления отчетности, не лишним будет провести аудит налоговой безопасности (собственными силами либо с привлечением сторонних специалистов).

Это аналог выездной налоговой проверки – с такими же осмотрами, опросами сотрудников, анализом документов и общедоступной информации о компании (на сайте компании, в социальных сетях и т.д.), – рассказывает Гузель Валеева. – По итогам аудита руководитель получает информацию о возможных доначислениях, а главное – возможность исправить нарушения и подготовиться к реальной проверке. Итог

  1. В конце 2015 года началась борьба с недобросовестными налогоплательщиками, а в 2016 году она развернулась вовсю, и нет предпосылок к тому, чтобы контролирующие органы в ближайшее время ослабили хватку. Поэтому так важно не допускать глупых ошибок, которые могут поставить под угрозу ваш бизнес.
  2. Опытные бизнесмены говорят, что основное правило общения с налоговыми органами сводится к исключению человеческого фактора: фиксируйте факты передачи документов, не делайте необдуманных заявлений в устных разговорах.
  3. Будьте аккуратны с документами, кассой и финансовым поведением в целом. Еще недавно проступки могли остаться незамеченными. Но налоговые инспекторы стали подкованными в деле обнаружения даже самых сложных схем, что уж говорить о детских ошибках.
  4. Пользуйтесь чек-листом при подготовке к выездной проверке, это позволит привести в порядок бумаги, а также мысли и чувства. Желаем успехов.

Источник: https://club.timerbank.ru/buh-taxes/tipovye-trebovaniya-nalogovikov-kak-ne-vstat-na-chuzhie-grabli/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.