Чиновники добавили бухгалтерам дел под конец года

Содержание

Не обнальных дел главбух: какие «хитрости» избавят от УК РФ?

Чиновники добавили бухгалтерам дел под конец года

Марья Ивановна работает главным бухгалтером уже 30 лет. Она главбух от природы: любит четкости и слаженности в работе, иногда «дает втык» за несвоевременно предоставленные документы менеджерам и отделу кадров, сдает отчетность тютелька в тютельку. Она чтит Налоговый кодекс, знает наизусть все бухгалтерские проводки, всегда следует в ногу со временем в своей профессиональной области.

Но есть за Марьей Ивановной один «грешок»: иногда ей приходится проводить странные операции.

Боязно, конечно, но что делать? Она человек поднаемный, а хозяин – барин… Была б ее воля, она бы все делала по закону: и зарплату белую платила, и опасной обнальной ерундой не занималась, и виртуальных остатков бы в помине не было. Но ей приходится безукоризненно выполнять поручения руководства, ведь пенсия уже не за горами.

Марья Ивановна, пыталась донести до руководства, что оптимизировать НДС через обнальные конторы становится сверхопасно: показывала и судебные решения с плачевным исходом, приводила статистику заведенных уголовных дел по ст.

199 УК РФ, цитировала 401-ФЗ… Но все ее старания оказались бесполезными. Руководству по барабану, что происходит с другими бизнесменами, ведь их обнальщики – проверенные, легальные и безопасные. И вообще – «все схвачено».

Марья Ивановна – умная женщина, и не хочет коротать старость на тюремных нарах. Поэтому она решила прибегнуть к законным «хитростям»: «Раз не хотите работать по-честному, огородите меня от всего этого криминала.

А лучше и опытнее меня, вы точно не найдете. Грамотный бухгалтер на такие риски, которыми вы занимаетесь ни за какие деньги не пойдет.

Я вашу «кухню» знаю, но давайте, знать буду в уме, а по бумагам ни сном, ни духом о вашей деятельности?»

Наш главбух решила сравнить работу по ТК РФ и по договору аутсорсинга. Как в нынешних условиях яростной охоты на обнальные связи главным бухгалтерам выйти сухими из воды?

Хитрость №1: служебная записка

Марья Ивановна работает по трудовому договору. Если она будет продолжать сотрудничество с работодателем в соответствии с ТК РФ, то, как минимум, при выявлении сомнительных операций необходимо писать служебные записки на имя руководителя компании.

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то, что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Хитрость №2: частичное снятие обязанностей

Еще один вариант, который рассматривает Марья Ивановна, это внести изменения в свои обязанности. А если быть точнее, то переложить часть трудового бремени на генерального директора. Например, выпустить соответствующий приказ, в котором прописать «Возложить обязанности по ведению бухучета на директора». Таким образом, наш главбух будет простым исполнителем.

Плюс ко всему, все операции, которые ей кажутся подозрительными, Марья Ивановна будет проводить только после письменного согласования с директором (служебная записка + письменное распоряжение на выполнение подозрительной операции от генерального директора).

Однако, насколько такие меры спасут главбуха в реальности? Помогут ли они доказать непричастность бухгалтера в уклонении от уплаты налогов?

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Вышеуказанные действия определенно помогут бухгалтеру доказать свою непричастность к неправомерным махинациям компании, но имейте в виду, если в реальности бухгалтер все-таки осуществляет функции полноценного главбуха, в ходе разбирательства — это может стать очевидным. И тогда, несмотря на то, что по документам главбух у нас директор, под ответственность могут попасть оба. Еще раз напоминаю, что самая безопасная сделка – это реальная сделка.

Хитрость №3: заключить договор аутсорсинга

Марья Ивановна прекрасно понимает, что работать по трудовому договору, даже соблюдая выше перечисленные меры подстраховки, не гарантирует 100% безопасность.

Изучив многочисленные судебные решения, в которых фигурирует ст.199 УК РФ, любознательный главбух не раз натыкалась на следующий вывод судов:

«Согласно п.7 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006г. №64 к субъектам преступления, предусмотренного ст.

199 УК РФ, могут быть отнесены руководитель организации-налогоплательщика, главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера), в обязанности которых входит подписание отчетной документации, представляемой в налоговые органы, обеспечение полной и своевременной уплаты налогов и сборов, а равно иные лица, если они были специально уполномочены органом управления организации на совершение таких действий. К числу субъектов данного преступления могут относиться также лица, фактически выполнявшие обязанности руководителя или главного бухгалтера (бухгалтера)».

Поэтому, взвесив все за и против трудовых отношений, она убедила руководство в выгодах аутсорсинга. Конечно же, нужно все хорошенечко продумать: просто уволиться, подписать договор аутсорсинга и преспокойно работать, не получится.

Во-первых, вывод бухгалтера на аутсорсинг должен сопровождаться определенными деловыми целями. Например:

  • можно указать на разный функционал штатной бухгалтерии и аутсорсинга;
  • штатные бухгалтеры не справляются со своими должностными обязанностями;
  • бухгалтерия на аутсорсинге более выгодна в экономическом плане, т.к. снижает расходы компании (транспортные, различного рода компенсации, предоставляет более дешевые услуги в сравнении со штатными бухгалтерами и т.д.);
  • выведение бухгалтерии на аутсорсинг было предусмотрено планом развития компании;
  • повышение эффективности работы бухгалтерии, упрощение учета, повышение качества обслуживания клиентов (Постановление ФАС Московского округа от 14.02.2007 №КА-А40/467–07, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.03.2012 №А03-8363/2011).

Во-вторых, Марье Ивановне для отвода подозрений налоговиков о несамостоятельности и взаимозависимости желательно вести бухгалтерию еще какой-нибудь сторонней компании.

И желательно, но не обязательно, чтобы, например, эти 2 компании, никак не соприкасались в работе. Желательно, но не обязательно, например, в Постановлении АС Волго-Вятского от 21.08.2014г.

№А29-6059/2013 взаимозависимость аутсорсинговой и основной компаний не может указывать на недобросовестность налогоплательщиков.

В-третьих, исключить возможность признания трудовых отношений. В договоре на аутсорсинг любой неправильно сформулированный или непрописанный пункт может указать на трудовые отношения.

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Главные признаки трудового договора:

    • отсутствие перечня и объема работ или услуг в договоре (Постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2016 №Ф10-469/2016);
    • социальные гарантии исполнителю (Постановление АС Дальневосточного от 26.03.2015 №Ф03-559/2015);
    • прием на работу по личному заявлению, издание соответствующего приказа, включение должности в штатное расписание (Постановление АС Московского округа от 28.01.2015 №Ф05-16264/2014).

При возникновении претензий целесообразно предъявить акты о приемке выполненных работ и платежные документы. Из них должно следовать, что компания рассчиталась с исполнителем только после сдачи работы и в том размере, который стороны оговорили при заключении договора (Постановление АС Северо-Западного от 16.03.2015 № Ф07-697/2015).

В ходе допросов исполнитель может признаться, что он несамостоятелен, выполняет указания руководства или считает себя штатным работником компании. Это один из главных признаков трудовых отношений. При наличии таких показаний суд, скорее всего, встанет на сторону проверяющих (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.07.2012 №А43-14361/2011).

6 пунктов, которые необходимо прописать в договоре аутсорсинга

Договор аутсорсинга на бухгалтерское обслуживание заключается в соответствии с гл.39 ГК РФ.

Как и в любом другом договоре, необходимо четко и подробно прописывать все пункты: сроки, суммы, систему отчетности и контроля, документооборот, каналы коммуникации, ответственность сторон и т.д. Специфические пункты, которые защитят главбуха, должны быть примерно следующего содержания:

  1. Исполнитель (главбух) не отвечает перед заказчиком (компания) за подбор контрагентов и клиентов в интересах заказчика. Заказчик самостоятельно на свой страх и риск осуществляет эту работу;
  2. Исполнитель не занимается проверкой контрагентов заказчика на предмет самостоятельности, добросовестности и выполнения обязанностей налогоплательщиков и плательщиков страховых взносов;
  3. Исполнитель не обязан проявлять в интересах заказчика должную осмотрительность при выборе контрагентов. Заказчик делает это самостоятельно;
  4. Исполнитель по поручению заказчика ведет первичку, регистры и отчетность исключительно на основании данных, поступивших от заказчика, и в строгом соответствии с НК РФ, 402-ФЗ, ПБУ и т.д.;
  5. По поручению заказчика исполнитель может подписью своего сотрудника подтверждать качество ведения документооборота и отчетности, но только на основании данных полученных от заказчика на бумажных носителях или по телекоммуникационным каналам. Тогда заказчик обязан выдать на сотрудника исполнителя доверенность с указанием перечня полномочий;
  6. По поручению заказчика исполнитель может осуществлять платежи и управлять расчетными счетами в интересах заказчика. В этом случае исполнитель обязан выделить из числа своих сотрудников человека, согласовать его кандидатуру с заказчиком и подписать с ним соответствующий договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Так же заказчик обязан выдать данному сотруднику доверенность на право управления счетом и оформить на него право второй подписи в банках.

Безопасность главбуха: снимаем ответственность за «серые связи» компании

На бесплатном вебинаре «Безопасность главбуха: снимаем ответственность за «серые связи» компании», который состоится 28 февраля в 15:00 по МСК, Мария Морозова расскажет обо всех тонкостях вывода бухгалтерии на аутсорсинг.

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    На вебинаре я расскажу:

    1. Как аутсорсинг поможет снизить ответственность руководителя;
    2. Как снять ответственность с главбуха с помощью договора аутсорсинга;
    3. Как правильно внедрить и использовать в компании;
    4. Как обосновать использование бухгалтера на аутсорсинге;
    5. Для чего не стоит использовать договор аутсорсинга.

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://turov.pro/ne-obnalnyih-del-glavbuh-kakie-hitrosti-izbavyat-ot-uk-rf-c/

7 важных дел, которые бухгалтеру необходимо завершить до конца года

Чиновники добавили бухгалтерам дел под конец года

Перед тем, как отправиться на новогодние каникулы, нужно закончить все дела года уходящего и максимально облегчить себе начало следующего.

Для бухгалтера горячая пора начнется уже 12 января. В первом месяце нужно сдать уйму отчетов. Поэтому в последние рабочие дни декабря стоит наметить для себя семь важных дел, которые нужно выполнить непременно.

1. Сверить расчеты с контрагентами, фондами и налоговой инспекцией

В конце декабря стоит сделать сверку с контрагентами. Законодательством не установлено какая из сторон первая формирует документ. Акт составляют в двух экземплярах. Его подписывают руководитель и бухгалтер фирмы. Если выявлены расхождения, они отражаются в документе. По результатам сверки отражается дебиторская или кредиторская задолженность сторон.

Для получения сверки по платежам по налогам и страховым взносам, необходимо направить заявления в контролирующие органы ИФНС представляет акт по форме КНД 1160070. В идеале – погасить всю задолженность, выявленную налоговыми органами и встретить новый год без долгов. То же самое касается сверки с Пенсионным фондом.

2. Провести инвентаризацию ТМЦ и ОС

Проведение инвентаризации в конце года значительно сэкономит время во время годовой отчетности и обеспечивает достоверность при ее составлении.

Тем более, что на этот счет есть обязательные требования, прописанные в Законе о бухгалтерском учете и Методических рекомендациях по учету МПЗ и ОС.

На основе выявленных излишков и недостач формируются внереализационные доходы и расходы, которые учитывается по налогу на прибыль и в расходах по УСН.

3. Выяснить, имеет ли недвижимое имущество фирмы кадастровую стоимость

Этот совет актуален для организаций на УСН, имеющих на балансе недвижимое имущество. В 2015 году эти фирмы впервые будут рассчитывать и платить налог на имущество.

Но так как налогооблагаемая база – кадастровая стоимость объекта – то, возможно, удастся избежать, по крайней мере в новом отчетном периоде, дополнительных затрат.

Не во всех регионах на данный момент выполняются три условия, согласно которым недвижимость облагается налогом:

  1. Определен четкий перечень объектов недвижимости, имеющих кадастровую стоимость на 1 января 2015 года.
  2. Перечень объектов в электронной форме передан в ИФНС по месту их нахождения.
  3. Перечень объектов размещен в сети Интернет на официальном сайте правительства субъекта РФ.

4. Заключить договор с оператором ТКС

Электронная отчетность очень сильно экономит время бухгалтера. Помимо того, что с современным темпом жизни это очень удобно, для некоторых организаций такая система передачи отчетности обязательна.

С 1 января 2015 года декларации по НДС принимаются только в электронном виде, независимо от того, является фирма плательщиком этого налога или нет. Организации, которые выполняют функции налогового агента или спецрежимники, которые ошибочно выставили счет-фактуру с выделенным НДС, также должны отчитаться по ТКС.

Посредники же обязаны представлять электронный журнал учета счетов-фактур. Поэтому стоит заранее определиться с оператором и заключить с ним договор обслуживания.

5. Написать заявление о переходе на УСН

Те организации, которые решили перейти на упрощенную систему налогообложения до 31 декабря должны направить заявление по форме 26.2-1 в налоговую инспекцию по месту регистрации.

Речь идет и о тех фирмах, которые уже вели свою деятельность в 2014 году, и о вновь зарегистрированных. У последних есть 30 дней со дня постановки на учет, чтобы уведомить ФНС о применении спец.

режима, если заявление не было подано с документами на регистрацию.

Фирмы, переходящие на УСН с других режимов, должны проверить, соответствуют ли их показатели по выручке за 9 месяцев и остаточной стоимости основных средств требованиям законодательства. Так, доходы с начала года до окончания третьего квартала не должны превысить сумму 48015000 руб., а ОС – 100000000 руб. Также стоит учесть численность работников: она должна быть не больше 100 человек.

6. Выплатить дивиденды

Если в Уставе организации прописано, что выплата дивидендов может производиться ежеквартально, то распределить прибыль между участниками за 9 месяцев и предыдущих годы лучше в декабре. За счет этого выиграют учредители. С 2015 доход в виде дивидендов будет облагаться по ставке 13%.

7. Проверить трудовые договоры и спецоценку рабочих мест

С 1 января ужесточаются требования к оформлению трудовых отношений с работниками.

В случаях, когда фирма, для экономии на взносах в ФСС, заключает договоры гражданско-правового характера, соглашение может быть переквалифицировано в бессрочный трудовой договор и на организацию наложат штраф до 100000 руб. Поэтому в декабре нужно пересмотреть договоры подряда на присутствие в них признаков, характерных для оформления в штат.

Чтобы в отчетности в ФСС за первый квартал 2015 года отразить результаты спецоценки на 1 января уже сейчас нужно заключить договор с фирмой, которая проведет ревизию условий труда. Но если в течение последних четырех лет проводилась аттестация рабочих мест то спецоценка не понадобится. При отсутствии оценки условий труда в новом отчетном периоде организации грозит штраф до 80000 руб.

От редакции: также рекомендуем бухгалтеру обеспечить себя лицензионным программным обеспечением на 2015 год. В этом вам, например, помогут:

  • программы бухгалтерского и кадрового учета Бухсофт
  • справочные правовые системы Консультант Плюс,
  • программы отправки электронной отчетности.

Источник: Петербургский правовой портал

Источник: https://otchetonline.ru/art/yuristu/43495-7-vazhnyh-del-kotorye-buhgalteru-neobhodimo-zavershit-do-konca-goda.html

Закрываем год: декабрь

Чиновники добавили бухгалтерам дел под конец года

«Конец года» в канцелярии начинается задолго до 31 декабря и продолжается в новом году. Рассмотрим основные «сезонные» мероприятия, которые нужно проводить, готовясь к новому рабочему году. Начнем с декабря.

Чем более развита культура делопроизводства в организации, тем позже можно начинать завершать год. Если в течение года все процессы делопроизводства функционируют бесперебойно, закрытие без труда уместится в одну-две декабрьских недели.

Что нужно сделать в декабре:

  • Подготовить действующую номенклатуру дел к закрытию и проект номенклатуры на следующий год.
  • Внести изменения в локальные нормативные акты и ввести их в действие с 1 января.
  • Провести выверку договоров и при необходимости пролонгировать их.

Чего не нужно делать в декабре:

  • Бросаться немедленно составлять номенклатуру дел с нуля. Все равно не успеете, только собьете работу подразделений, а им в последний месяц года и так непросто. Если «вдруг» обнаружилось, что организации не хватает номенклатуры, лучше заняться ей в новом году. Первую номенклатуру можно утвердить и в течение года, не обязательно строго с 1 января.
  • Писать и срочно утверждать новые ЛНА, чтобы ввести их в действие с 1 января. Как и с номенклатурой – не успеете выдать ничего качественного.
  • Закрывать журналы регистрации. Документ, который нужно срочно зарегистрировать, могут принести 29 декабря в 17:55, и секретарь должен зарегистрировать его в 2017 году, от чего все усилия по закрытию журнала пойдут прахом. Поэтому журналы лучше закрывать в январе.
  • Подводить итоги по исполнению документов. Если по входящему письму, зарегистрированному 29 декабря, поставлен стандартный срок исполнения – 30 календарных дней, то говорить о том, выполнена задача или нет, можно только 29 января.
  • Передавать в архив документы 2017 года. Еще не время: о закрытии дел можно говорить не раньше февраля. Только в феврале (см. предыдущий пункт) станет понятно, закрыто дело или оно превратилось в переходящее. А может быть, дело 2017 года, даже закрытое, еще пригодится подразделению в 2018-м.

Утверждаем номенклатуру дел на следующий год: 3 этапа

Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год. Под уточнением номенклатуры подразумевается:

  • внесение в нее дел, заведенных в уходящем году;
  • удаление дел, закрытых в уходящем году, которые точно не будут вестись в следующем.

Иными словами, мы одновременно дополняем существующую номенклатуру дел и закладываем базу для новой.

ЭТАП 1: ВНОСИМ НОВЫЕ ДЕЛА

Новые дела, заведенные за год, необходимо внести в действующую номенклатуру (на 2017 год) и присвоить индексы. Правки вносятся вручную во все экземпляры номенклатуры (Пример 1).

Для таких правок при создании номенклатуры в конце каждого раздела оставляют запасные строки, как правило, от трех до пяти.

Однако если организация активно развивается и наращивает документооборот, их количество может быть и большим.

Как видно из примера, дела вносятся в номенклатуру в порядке их заведения и получают очередной индекс. Очевидно, что при этом нарушается логика выстраивания заголовков, но ничего страшного: в номенклатуре на следующий год дела встанут туда, куда нужно (Пример 3).

Итак, в Примере 1 представлен «исходный» вариант номенклатуры дел на 2017 год (утвержденной в декабре 2016 года) с пометками о вновь заведенных в течение 2017 года делах.

ЭТАП 2: ИСКЛЮЧАЕМ ЗАКРЫТЫЕ ДЕЛА

Некоторые дела из номенклатуры, наоборот, следует убрать. Это те дела, которые были завершены в течение уходящего года и, скорее всего, не появятся в следующем.

Как правило, это «персональные» дела контрагентов или объектов: работа с клиентом завершена, объект сдан, и делу в номенклатуре делать уже нечего (Пример 2).

Заголовки таких дел могут быть следующими: «Переписка с ООО “Эволюция”», «Документы по взаимодействию с АО “Энергопром”» и т.д.).

Обратите внимание: мы не вычеркиваем эти дела из номенклатуры, не удаляем из электронного файла и вообще никак их не дискриминируем в версии номенклатуры за 2017 год. Заголовки удаляем только в проекте номенклатуры на 2018 год. Номенклатура дел – это актуальный перечень документов организации, поэтому закрытых, несуществующих уже дел в ней быть не должно.

Прежде чем удалить дела из номенклатуры, необходимо собрать информацию. Секретарь переписывается со структурными подразделениями и выясняет, какие дела были заведены в уходящем году и каких не будет в следующем. Если наличие в организации номенклатуры дел не является новостью для коллег из других отделов, то информацию они предоставят быстро.

В Примере 2 представлена номенклатура дел на 2017 год с внесенными на первом этапе правками и новыми пометками (отмечены для удаления закрытые дела, вновь заведенные помещены на свои будущие места, индексы пока не выверены). В рабочей версии можно удалять завершенные дела и ставить пометки, потому что никто, кроме секретаря, ее не увидит.

ЭТАП 3: УТВЕРЖДАЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

После внесения правок проект номенклатуры дел проходит согласование экспертной комиссией (ЭК) организации и представляется на утверждение генеральному директору.

Если ЭК отсутствует, секретарь параллельно согласовывает разделы номенклатуры: каждый руководитель структурного подразделения читает и согласовывает свой раздел.

В Примере 3 представлен фрагмент номенклатуры дел, в которой индексы и заголовки уже приведены в порядок, и это – проект номенклатуры дел секретариата на 2018 год, который будет представлен руководителю для утверждения.

Word в помощь. Составить проект номенклатуры дел в конце года не составит труда, если на протяжении 11 месяцев оперативно дополнять и уточнять документ.

Рекомендуем секретарю вести рабочий файл актуальной номенклатуры дел в MS Word в режиме рецензирования и активно использовать функцию «Примечание» (рис. 1). И неважно, что на дворе, например, июль.

В декабре останется только внести все эти примечания в новый файл номенклатуры.

ТРИ «НЕ» ПРИ УТОЧНЕНИИ СТАРОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И СОЗДАНИИ НОВОЙ

НЕ подгонять дела под индексы. Это индексы подгоняют под дела, а не наоборот. Совершенно нормально, если в 2017 году дело имело индекс 12-04, а в 2018-м получит 12-06.

Это естественно, ведь какие-то дела мы убираем, и индексы освобождаются. Тогда вся нумерация поднимается. Какие-то дела мы вносим, и нумерация сдвигается вниз.

А еще структурное подразделение может реорганизоваться, и тогда индекс изменится полностью, в обеих своих частях.

НЕ сбивать порядок дел в угоду индексам. В продолжение предыдущего пункта: многие секретари боятся менять индексы дел и пишут соответствующие объяснительные записки. Не нужно ни бояться, ни объясняться.

Как не нужно и переставлять заголовки дел, нарушая логику их расположения, лишь бы сохранить индекс. Намного хуже, если в перечень идущих подряд дел с перепиской попадет вдруг дело «Служебные записки», а то и вовсе «График отпусков».

Первично логическое расположение заголовков дел, а не сохранение за ними прошлогодних индексов.

НЕ резервировать индексы. Обратная ситуация: планируется сотрудничество с крупной организацией, явно появится несколько новых дел, и руководство просит секретаря оставить свободными несколько индексов в номенклатуре под эти дела.

Так делать нельзя: в утверждаемой номенклатуре дел свободных индексов быть не должно. Номенклатура отражает актуальный состав документов организации, а не ее планы и чаяния. Если сотрудничество состоится, секретарь внесет вновь заведенные дела в номенклатуру в свободные строки.

Если не состоится, то в перечне дел не будет «зависших» индексов.

Актуализируем локальные нормативные акты

Второе важное дело, которое нужно сделать в декабре, – внести актуальные изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) и ввести их в действие с нового года.

ЛНА не создается ради себя самого, «чтобы был». Это рабочий документ, а значит, должен соответствовать реальному положению вещей и течению бизнес-процессов.

Кстати, ЛНА – это не только такие монументальные сочинения, как правила внутреннего распорядка или инструкция по делопроизводству, но и обычный приказ.

Уследить за такими приказами всегда сложнее, чем за крупным ЛНА. Но делать это нужно. Ведь если один из работников, назначенных ответственным за делопроизводство, уволился, или перешел в другой отдел, или изменил фамилию, то приказ уже неактуален – в нем фигурирует несуществующий сотрудник организации.

За год могли измениться производственные и бизнес-процессы, какие-то из процессов и вовсе отменены. Тогда придется отменять и регулирующие их ЛНА.

Виды изменений ЛНА представлены в Таблице.

Чтобы собрать актуальную информацию, придется изучить все ЛНА. Конечно, одному работнику это сделать не под силу, да и не должен секретарь инициировать изменения в технические или юридические регламенты. Заниматься этим должны соответствующие подразделения, а секретарь будет изучать ЛНА, касающиеся делопроизводства и секретарской деятельности.

Все указанные в Таблице изменения вводятся приказом по основной деятельности.

Обратите внимание: одним приказом можно охватить несколько ЛНА, необязательно издавать по одному приказу на каждый документ.

Поскольку принятые управленческие решения однородны, их можно поместить в один распорядительный документ – приказ по основной деятельности (Пример 4).

Word в помощь. И вновь секретарю будет намного легче закрывать год в декабре, если в течение всего года он будет делать отметки в рабочих файлах ЛНА (рис. 2).

Продлеваем договоры на обслуживание

Еще одно мероприятие декабря – выверка договоров, заключенных подразделением. Многие договоры на постоянное обслуживание заключаются на календарный год – до 31 декабря. Необходимо продлить договор или, может быть, найти нового исполнителя.

Секретарь занимается только теми договорами, которые касаются обслуживания организации в делопроизводственной и административно-хозяйственной сферах (если нет специального отдела).

Например, договоры:

  • на почтовое обслуживание;
  • архивное обслуживание;
  • типографское обслуживание;
  • поставку канцелярских товаров;
  • обслуживание кофе-машины и поставку расходных материалов к ней;
  • поставку в приемную кофе, чая, снеков;
  • оказание клининговых услуг и т.д.

Задача секретаря – поднять базу таких договоров. Если окажется, что некоторые договоры требуют пролонгации, в декабре предстоит заключить новые или подписать дополнительные соглашения о продлении сотрудничества на следующий период.

*

Источник: https://www.profiz.ru/sr/12_2017/zakryvaem_god/

12 этапов для успешного закрытия года: шпаргалка для бухгалтера

Чиновники добавили бухгалтерам дел под конец года

Декабрь, пожалуй, один из самых продуктивных и сложных месяцев в году для бухгалтера. Нужно успеть запросить отчетные документы у поставщиков, провести сверку расчетов, инвентаризировать имущество, свести счета и максимально подготовиться к составлению годовой отчетности. В этой статье расскажем, как закрыть год, чтобы не было претензий у аудиторов и контролирующих органов.

В бухгалтерии дел всегда хватает, но к концу года работы традиционно прибавляется. Чтобы успешно закрыть год и перейти в новый налоговый период, нужно провести ряд обязательных мероприятий.

Выделим наиболее существенные моменты, которые могут повлиять на дальнейшее ведение учета и составление годовой отчетности.

В декабре необходимо:

  • проверить достоверность учета (первичные документы);
  • провести инвентаризацию;
  • составить график отпусков;
  • утвердить штатное расписание;
  • создать резервы;
  • проверить договоры;
  • утвердить лимит кассы, если это необходимо;
  • подать уведомление в ИФНС в случае смены налогового режима;
  • внести изменения в учетную политику;
  • отправить в ИФНС уведомление о порядке уплаты налога на прибыль по обособленным подразделениям;
  • сделать реформацию баланса;
  • заплатить фиксированные страховые взносы (только для ИП).

Достоверность учета

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ бухгалтерская отчетность должна быть достоверна. Достоверность ей может обеспечить своевременное и полное отражение фактов хозяйственной жизни, соответствующих действительности.

В декабре желательно проверить наличие и правильность оформления первичных документов, копии заменить на оригиналы. Все операции должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете.

Если в ходе проверки и анализа будут обнаружены ошибки, их можно исправить текущим годом.

Не забудьте подать уточненные декларации, если найденные ошибки привели к занижению налоговой базы.

Инвентаризация имущества и обязательств

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации должны провести инвентаризацию имущества и обязательств ( п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, п. 38 ПБУ 4/99). Сделать это нужно не ранее 1 октября.

Сверять наличие основных средств разрешается один раз в три года.

Обязательно подтвердите дебиторскую и кредиторскую задолженность. В результате такой проверки комиссия должна сравнить учетные остатки по счетам расчетов с фактическими.

Чтобы сверится с контрагентами, можно оформить и подписать акты сверки взаиморасчетов. Но акты не являются первичными документами и не обязательны к составлению.

Результаты такой инвентаризации нужно отразить в акте по форме ИНВ-17.

Обратите внимание! Инвентаризации подлежат не только счета расчетов с покупателями (62) и поставщиками (60), но и другие счета, в частности, 66, 67, 68, 70, 71 и т. д.

По результатам инвентаризации расчетов выявляется задолженность с истекшим сроком исковой давности. Такую дебиторку и кредиторку нужно списать с учета, оформив соответствующий приказ. Порядок определения сроков исковой давности закреплен в гл. 12 ГК РФ.

Особое внимание следует уделить сверке расчетов с налоговой и фондами. Периодическая сверка поможет организации избежать ненужных штрафов и пеней, так как нередко платежи зависают из-за неверно указанных реквизитов. В идеале сверяться с контролирующими органами ежеквартально после сдачи обязательной отчетности (деклараций, расчетов по взносам).

График отпусков и штатное расписание

Ежегодно работодатель обязан утверждать график отпусков на следующий год. Сделать это необходимо до 17 декабря текущего года ( ст. 123 ТК РФ).

С 01.01.2016 планируется увеличение минимального размера оплаты труда (МРОТ). Напомним, что сейчас он составляет 5 965 рублей. Если на предприятии есть работники, у которых оклад приближен к МРОТ, потребуется пересмотреть штатное расписание. Согласно ст. 133 и 133.1 ТК РФ зарплата работников не может быть ниже федерального и регионального МРОТ.

В случае повышения окладов необходимо составить дополнительные соглашения к трудовому договору.

Резервы

Организации обязаны создавать ряд резервов в бухгалтерском учете (резерв на оплату отпусков, резерв по сомнительным долгам и пр.). Также компании могут формировать резервы и в налоговом учете.

По состоянию на 31 декабря нужно проверить остатки всех сформированных резервов. В зависимости от вида резерва и ситуации неиспользованные суммы включаются в доходы либо переносятся на следующий год.

После проверки резервов текущего года необходимо сформировать резервы на следующий год. Если резерв не является обязательным, организация имеет право отказаться от его создания в новом отчетном году.

Узнайте больше в статье «Резерв на оплату отпусков: создание и использование».

Пролонгация договоров

В конце года проанализируйте все имеющиеся договора с контрагентами и работниками. Цель проверки — выявить те договоры, по которым истекает срок действия. Если договор не содержит условия об автоматическом продлении на следующий год, его нужно перезаключить или составить дополнительное соглашение о пролонгации.

Лимит кассы

Лимит кассы устанавливается юридическим лицом самостоятельно (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Субъектам малого предпринимательства и ИП разрешено работать без кассового лимита.

Законодательство не устанавливает срок действия лимита. Поэтому пересматривать лимит кассы можно в любое время.

Если в организации все-таки лимит кассы действует до конца года, следует рассчитать и утвердить допустимый остаток наличных в кассе на следующий год.

Смена налогового режима

Если организация планирует перейти на УСН, необходимо подать уведомление в налоговую инспекцию до 31 декабря ( ст. 346.13 НК РФ). Такое же требование установлено и для лиц, которые решили изменить объект налогообложения по УСН.

Плательщики ЕНВД и УСН должны удостовериться в том, что не утратили право применять выбранную систему в следующем году. Доход компаний на УСН не должен превышать 68,82 млн рублей за 2015 год (п. 2. ст. 346.

12 НК РФ), а остаточная стоимость основных средств должна быть менее 100 млн рублей. Применять УСН и ЕНВД могут организации и ИП, численность которых не превышает 100 человек (п. 2.2 ст. 346.26, пп. 15 п. 3 ст. 346.

12 НК РФ).

При переходе с УСН на иную систему налогообложения необходимо уведомить ИФНС до 15 января (п. 6 ст. 346.13 НК РФ).

Учетная политика

Порядок ведения бухгалтерского и налогового учета закреплен в учетной политике организации ( ПБУ 1/2008). Учетная политика утверждается при создании юридического лица и действует на протяжении всей деятельности.

Каждый год бухгалтер должен анализировать принятую учетную политику на предмет ее соответствия фактическому ведению учета. Если в организации изменились условия деятельности или способы ведения учета, необходимо пересмотреть учетную политику. Также изменения в данный документ необходимо внести, если появились новые требования в законодательстве.

С 2016 года увеличивается стоимость амортизируемого имущества с 40 до 100 тыс. рублей (изменения внесены в ст. 256 и ст. 257 НК РФ Федеральным законом от 08.06.2015 № 150-ФЗ). Если в учетной политике прописан порядок отнесения к амортизируемому имуществу, следует внести корректировки.

Уведомление ИФНС о порядке уплаты налога на прибыль по обособленным подразделениям

Организации, которые имеют несколько обособленных подразделений в одном субъекте РФ, могут выбрать ответственное подразделение и уплачивать налог на прибыль за все подразделения через него.

О данном решении нужно уведомить налоговый орган до 31 декабря.

Уведомления также представляются в налоговый орган, если у предприятия изменилось количество структурных подразделений на территории субъекта Российской Федерации или произошли другие изменения, влияющие на порядок уплаты налога (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Реформация баланса

В конце года необходимо сделать реформацию баланса. Это будет последняя операция отчетного года. Реформация баланса покажет финансовый результат — прибыль или убыток.

Убыток нужно отразить проводкой:

Дебет 84 Кредит 99

Прибыль по итогам года отражается проводкой:

Дебет 99 Кредит 84

Фиксированные взносы ИП

Индивидуальные предприниматели должны перечислить сумму фиксированных взносов до 31 декабря. В 2015 году сума взносов в ПФР составляет 18610,80 рубля и в ФФОМС — 3650,58 рубля.

Декабрь — довольно трудоемкий период для бухгалтерии. Наши рекомендации помогут не упустить из виду самое важное!

Источник: http://kontur-krm.ru/12-etapov-dlya-uspeshnogo-zakrytiya-goda-shpargalka-dlya-buhgaltera.html

10 Важных дел для кадровика и бухгалтера, которые нужно сделать в декабре · Энциклопедия начинающего предпринимателя

Чиновники добавили бухгалтерам дел под конец года
ТОП-10 важных дел для бухгалтеров и работников кадровой службы, которые стоит сделать в декабре 2016 года!

Дело №1. Составить и утвердить график отпусков на 2017 год

Сделать это нужно не позднее 17 декабря. Об особенностях составления графика отпусков мы пишем каждый год. Как составить график бесконфликтно, нужно ли включать в него декретниц, какие категории работников имеют право взять отпуск в удобное для них время, как утвердить график.

Дело №2. Составить и согласовать план работы по воинскому учету на 2017 год

Этот план составляется ежегодно, и до наступления нового года его нужно еще согласовать с военкоматом. Поэтому не тяните, до 20 декабря отнесите план на согласование. Что еще проверяют военкоматы, какие документы нужно оформлять по воинскому учету, читайте в наших статьях.

Дело №3. Составить приказ о работе в праздничные дни

Многие организации и ИП не могут себе позволить не работать 8 праздничных дней. Максимум 1-2 дня для встречи Нового Года, а потом магазины, кафе, салоны красоты, ателье, аптеки открываются.

Обслуживающие организации (ЖЭК, УК, Энергосбыт, Горгаз) оставляют дежурных. Запомните, что дежурство – это такая же работа в праздничный день. И оформлять ее нужно по обычным правилам: письменное согласие работника + приказ о работе в выходной день.

Дело №4. Начислить и выдать зарплату за декабрь и январские отпускные

Как правило, зарплату за вторую половину месяца компании выдают с 5 по 15 число следующего месяца.

Если в локальных актах у вас указано, что зарплата за вторую половину месяца выдается ранее 9 числа (например, 8-го), значит, зарплату за декабрь в этом году нужно выплатить 30 декабря – в последний рабочий день года.

Потому что следующий рабочий день – только 9 января, а выплата заработной платы в этот день, т.е., позднее установленного срока, может повлечь штраф до 50 тыс. руб. Кроме того, за каждый день просрочки начисляются проценты.

Такая же ситуация и с январскими отпускными. Если по графику отпусков работник идет в отпуск сразу после праздников, то выплатить отпускные нужно заранее, не позднее 30 декабря.

Дело №5. Перечислить декабрьские взносы

Реквизиты для перечисления страховых взносов с 2017 года изменятся, потому что администрировать их теперь будет налоговая. Чтобы в первые дни нового года не сделать ошибок (а потом разбираться с налоговой службой), лучше заплатить взносы сейчас по старым реквизитам. Лучше это сделать до 25 декабря, ведь тогда фонды успеют их разнести и учесть в личной карточке страхователя.

Дело №6. Проверить статус иностранных работников

Если у вас есть работники-иностранцы, нужно проверить их налоговый статус. Резидентом иностранный гражданин становится в случае, если пробыл в РФ 183 дня или больше в течение 12 месяцев подряд. Если сотрудник приобрел статус резидента на конец года, компания должна пересчитать налог по ставке 13%.

НДФЛ за работников из государств ЕАЭС составляет 13% с момента их прибытия в Россию.

Но если по окончании налогового периода такой иностранец не стал резидентом, то его НДФЛ нужно пересчитать «в обратную сторону». Об этом напоминает нам Минфин в своем письме от 10.06.2016. №03-04-06/34256:

«Таким образом, если по итогам налогового периода сотрудники организации не приобрели статус налогового резидента (находились в Российской Федерации менее 183 дней), их доходы, полученные в данном налоговом периоде, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 30 процентов».

Если компания занизит НДФЛ, инспектор ФНС вправе выписать штраф в размере 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).

Дело №7. Внести изменения в локальные акты

В 2016 году многие ключевые законы претерпели изменения. Изменилась статья 136 ТК РФ, и теперь сроки выплаты зарплаты установлены более жестко: не позднее 15 дней после окончания половины месяца, за которую она начислена. Проверьте свои локальные акты, не противоречат ли они теперь Трудовому кодексу.

В полной мере начали действовать статьи ТК РФ о профстандартах. Если у вас есть локальные акты, которые регулируют процесс подбора, аттестации и оценки персонала, а ПС для работников обязательны, то ЛА нужно пересмотреть. И, если нужно, привести в соответствие с новыми требованиями.

Дело №8. Провести аудит трудовых договоров

Если вы еще не пересматривали шаблоны трудовых договоров с работниками, нужно сделать это как можно быстрее. Штраф за отсутствие какого-либо обязательного условия в тексте договора не маленький – от 5 тыс. руб. для ИП и от 50 тыс. руб. для организации. И это штраф за 1 договор!

Если в вашей компании работают 10 человек, и в каждом ТД есть недостатки, то штраф составит уже 50 тыс. руб. для ИП и полмиллиона для организации. А если 100 человек?

Дело №9. Пересмотреть учетную политику и лимит кассы

Ежегодно утверждать учетную политику не обязательно. Но если вы приняли решение изменить порядок учета, то до 31 декабря нужно утвердить новую политику. Помните, что некоторые правила учета нельзя менять ранее чем через два года. Например, перечень прямых расходов и порядок их распределения на  готовую продукцию (абз. 4 п. 1 ст.319 НК РФ).

Дело №10. Подготовить документы, у которых закончился срок хранения, для уничтожения

Каждый год мы отбираем документы для уничтожения (статьи об архивном хранении). Это и приказы о ежегодных отпусках и краткосрочных командировках, которые хранятся всего 5 лет, и графики отпусков, которые можно хранить только 1 год, и табели учета рабочего времени (хранятся 5 лет, кроме учета времени работников с вредными и опасными условиями труда). Пожалуй, это единственное дело, которое может подождать до января, потому что за более длительное хранение документов, чем положено по закону, штрафа нет

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/10-vazhnyx-del-kotorye-nuzhno-sdelat-v-dekabre/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.